Gérer ses exercices comptables

Ce qu'un exercice fait, et ne fait pas

Dans Biifor, l'exercice sert avant tout à découper le temps pour les filtres et les indicateurs : « cet exercice », « exercice précédent ». C'est ce qui permet à un tableau de bord de comparer deux périodes comparables et à une liste de se restreindre à l'année en cours.

Ce n'est pas un processus de clôture au sens comptable complet. Clôturer un exercice dans Biifor n'empêche pas de produire des écritures sur cette période : la vraie clôture se fait dans le logiciel de production de votre cabinet, sur la base de ce que vous lui exportez.

La liste

Chaque ligne est un exercice, avec sa date de début, sa date de fin et son état, Ouvert ou Clôturé. Un clic sur une ligne l'ouvre en modification.

Créer un exercice

Bouton Nouveau. Le formulaire arrive pré-rempli : la date de début est le lendemain de la fin du dernier exercice, la date de fin un an moins un jour plus tard. Dans le cas courant, il n'y a rien à changer — Sauvegarder suffit.

Les exercices se suivent sans trou : c'est pour cette raison que la date de début est toujours verrouillée. Le message le dit :

Pour modifier la date de début, modifiez la date de fin de l'exercice précédent.

⚠️ Modifier des dates peut supprimer des exercices

C'est le vrai danger de cet écran, et il n'est pas évident.

Puisque les exercices se suivent, allonger la date de fin de l'un déplace le suivant. Si vous l'allongez assez pour englober un ou plusieurs exercices suivants, ceux-ci sont supprimés, et leurs écritures sont rattachées à l'exercice étendu.

Biifor vous prévient, par un message et un bouton de confirmation rouge :

Cette modification va supprimer les exercices : {liste} Les écritures qu'ils contiennent seront rattachées à l'exercice étendu. Confirmer ?

Lisez la liste des exercices cités avant de confirmer. Vos écritures ne sont pas perdues — elles changent d'exercice — mais tous vos indicateurs comparatifs et tous vos filtres par exercice s'en trouvent redessinés, et il n'y a pas de retour en arrière automatique.

Clôturer, rouvrir, supprimer

Trois boutons apparaissent selon l'état de l'exercice ouvert dans la fenêtre :

• Clôturer, sur un exercice non clôturé. La confirmation prévient : « Une fois clôturé, il ne pourra plus être modifié. » Ce sont bien les dates de l'exercice qui sont gelées, pas les écritures.
• Réouvrir, sur un exercice clôturé. La clôture n'a donc rien de définitif.
• Supprimer, uniquement sur le dernier exercice de la liste, et seulement s'il n'est pas clôturé. Un exercice qui porte des écritures ne se supprime pas.

Les exercices se clôturent dans l'ordre : on ne clôture pas un exercice tant que le précédent ne l'est pas, et on ne rouvre pas un exercice si le suivant est clôturé.

En pratique

1. À l'installation, créez l'exercice en cours — ou vérifiez celui que Biifor a créé.
2. À chaque fin d'exercice, créez le suivant : deux clics, tout est pré-rempli.
3. Clôturez l'exercice écoulé une fois la comptabilité transmise, pour ne plus toucher à ses dates par mégarde.

Les contrôles à passer avant de considérer une période comme terminée sont listés dans Boucler une période : les contrôles avant export.