Rattacher un fournisseur à ses comptes comptables

Les trois comptes de la fiche

Champ	Compte type	À quoi il sert
Compte fournisseur	401…	Reçoit la dette à chaque facture validée, et son règlement
Compte fournisseur débiteur	409…	Reçoit les acomptes et paiements d'avance versés à ce fournisseur
Compte de charge par défaut	6…, ou 471 en attente	Prérempli comme imputation de chaque nouvelle facture

Les trois sont facultatifs : Biifor fonctionne sans, avec ses comptes d'attente. Les renseigner, c'est ce qui rend les écritures justes du premier coup.

Le compte fournisseur

C'est l'identité comptable du tiers : chaque facture validée y inscrit la dette, chaque règlement l'éteint. Pourquoi ce compte n'est pas la fiche elle-même — et ce que ça change — est expliqué dans Un partenaire n'est pas un compte auxiliaire.

Le compte fournisseur débiteur

Quand vous versez un acompte, vous ne devez rien au fournisseur — c'est lui qui vous doit une livraison. Cette avance ne va donc pas au crédit du compte fournisseur : elle se loge au débit d'un compte dédié, de type 409. Sans lui, les avances se mélangent aux dettes et le solde du tiers devient illisible.

Le compte de charge par défaut

C'est lui qui préremplit l'imputation des factures de ce fournisseur. S'il vaut encore un compte d'attente (471), Biifor vous proposera de le remplacer à la première imputation mono-compte — toute la mécanique est décrite dans D'où vient le compte d'imputation d'une facture. Pertinent si le fournisseur tombe toujours sur le même compte ; inutile si ses factures se ventilent.

Vous n'avez pas à les inventer

Si vous avez chargé l'historique comptable de l'entreprise, Biifor a déjà rempli ces champs : quand un compte fournisseur est toujours associé au même compte de charge dans vos écritures passées, les deux sont reportés sur la fiche — c'est l'une des vraies raisons de charger votre FEC.

Un compte existant est retrouvé à la création de la fiche

Quand vous créez un fournisseur, Biifor cherche d'abord dans votre plan comptable un compte fournisseur libre — porté par aucune fiche — qui porte déjà ce nom, et le rattache à la fiche au lieu d'en créer un second. C'est le cas typique du plan comptable chargé depuis le fichier de votre cabinet : les comptes de tiers y sont, les fiches non.

La comparaison se fait sur le nom, et elle est tolérante : un compte écrit en majuscules sans accents est reconnu pour une fiche saisie en minuscules accentuées, et inversement. Majuscules, accents, ponctuation, forme juridique (SARL, SAS…), civilités, ordre du nom et du prénom et écriture des sigles ne comptent pas : « SOCIETE GENERALE » retrouve « Société Générale SA », « E.E.C. » retrouve « EEC », « Alice DUBOIS » retrouve « DUBOIS Alice ». Elle est immédiate — la fiche s'enregistre sans attente.

Le compte n'est rattaché que s'il est le seul à correspondre et qu'aucune autre fiche ne le porte déjà. Dans tous les autres cas, Biifor préfère s'abstenir : la fiche reçoit un compte neuf, et les comptes approchants vous sont proposés en tête du sélecteur du champ Compte fournisseur, en violet avec l'étincelle, à vous de trancher. C'est le cas quand deux comptes libres portent le même nom, quand le compte de même nom appartient déjà à une autre fiche — deux fournisseurs homonymes ne sont pas mis dans le même compte —, ou quand la ressemblance n'est que partielle (« IMPEC NC » et « IMPEC »). Un rattachement manqué se répare par une fusion de comptes ; un rattachement faux mélangerait deux tiers dans un même compte, sans bruit, et ne se démêle pas.

Cette détection se coupe dans Paramètres → Comptabilité ; coupée, seul un libellé strictement identique rattache.

Dans l'assistant de création, le compte est parfois déjà rempli

Si, à l'étape Comptabilité de l'assistant, le champ Compte fournisseur est déjà rempli avant que vous n'ayez rien choisi, c'est qu'un compte de votre plan comptable porte exactement le nom que vous venez de saisir, majuscules et minuscules confondues. Le sélecteur l'a présélectionné — même s'il est déjà porté par une autre fiche. Ce que vous enregistrez est votre choix : laissez-le, ou remplacez-le avant d'enregistrer. Une fiche créée sans passer par l'assistant — depuis une facture lue automatiquement, par exemple — suit la règle de détection ci-dessus.

Et côté clients ?

La même logique existe en miroir sur la fiche client : un compte pour les factures (411), un compte pour les paiements reçus d'avance (419), un compte de produit par défaut — voyez Rattacher un client à ses comptes. Un même tiers peut être client et fournisseur, et porter les deux jeux de comptes.