Devis, acompte, situation, solde, facture, avoir : quel document quand ?
Les six documents de vente de Biifor, ce que chacun engage, et l'ordre dans lequel ils s'enchaînent.
À qui s'adresse cet article ? À qui hésite entre les documents que Biifor propose d'émettre — avant de se lancer, plutôt qu'après avoir émis le mauvais.
Où trouver l'écran ? Menu Ventes → Devis et Ventes → Factures.
Deux familles : proposer, puis facturer
Les documents de vente se rangent en deux familles. Le devis propose : il n'engage votre client que s'il l'accepte, et il ne crée aucune créance. Les factures — acompte, situation, solde, facture, avoir — réclament ou rendent de l'argent : chacune, une fois validée, entre en comptabilité et devient définitive.
| Document | Quand l'émettre | Ce qu'il engage |
|---|---|---|
| Devis | Avant la prestation, pour proposer un prix | Rien tant qu'il n'est pas accepté ; il devient la référence du chantier ensuite |
| Acompte | À la commande, pour encaisser une avance | Une créance sur le client, déduite de la facturation finale |
| Situation | En cours de chantier, pour facturer l'avancement | Une créance sur la part des travaux réalisée |
| Solde | En fin de chantier | La créance restante, déduction faite des acomptes et situations |
| Facture | Pour une vente simple, sans étapes | La créance complète, en une fois |
| Avoir | Pour corriger ou annuler une facture validée | Une dette envers le client, qui vient en déduction |
Le cas simple : la facture directe
Pour une vente sans devis ni étapes — une prestation ponctuelle, une vente au comptoir — émettez directement une facture : Créer une facture de vente. Le devis n'est jamais obligatoire dans Biifor ; il est simplement recommandé dès que le client attend un prix ferme avant de s'engager.
Le cas jalonné : devis, puis acompte, situations, solde
Pour un chantier ou une mission longue, le parcours complet part du devis. Une fois accepté, il devient la base de facturation, et Biifor vous propose trois boutons — Acompte, Avancement, Facture :
- l'acompte encaisse une avance à la commande ;
- chaque situation facture l'avancement réel des lignes du devis ;
- le solde clôt le chantier en facturant ce qui reste.
Biifor suit pour vous ce qui a déjà été facturé sur le devis, ligne par ligne : impossible de facturer deux fois le même avancement. Le détail du parcours est dans Transformer un devis : acompte, situation, solde.
Le document qui corrige : l'avoir
Une facture validée ne se modifie plus et ne se supprime plus. Pour la corriger ou l'annuler, on émet un avoir — une facture en négatif, qui porte son propre numéro et vient s'imputer sur la facture d'origine. C'est le seul chemin de correction après validation : Émettre un avoir ou annuler une facture.
Pas de facture proforma dans Biifor. Tant qu'une facture n'est pas validée, elle reste un brouillon librement modifiable — c'est lui qui joue le rôle de document de travail. Si votre client veut un document sans engagement, envoyez-lui un devis.