Suivre ses encaissements et ses créances

Depuis la liste des factures

Dans Ventes → Factures, la colonne Montant dû dit ce qu'il reste à encaisser sur chaque facture. Ajoutez un filtre Montant dû supérieur à zéro : la liste ne montre plus que ce qui n'est pas soldé, triable par échéance.

Deux indicateurs de ligne complètent la lecture :

• une cloche rouge signale une facture échue — son infobulle donne le retard ;
• un avion en papier jaune signale que des relances ont été envoyées — son infobulle en donne le détail.

Les statuts Envoyée, Part. payée et Payée racontent le reste de l'histoire — leur signification exacte est dans Les statuts d'une facture de vente et d'un devis.

L'écran « Factures en retard »

Les widgets de créances du tableau de bord — et ceux de la fiche d'un client — mènent à l'écran Factures en retard, qui rassemble tous les postes non soldés : les factures, mais aussi les soldes antérieurs repris sur les fiches clients. Il s'ouvre sur deux onglets.

« Par client » : qui vous doit, et quoi

L'onglet Par client répond à la question « qui me doit de l'argent ? ». Une ligne par client, du plus gros encours au plus faible, et deux colonnes qui séparent ce qui est déjà exigible de ce qui ne l'est pas encore : En retard en jaune, À venir en bleu, puis le Total dû.

Sous chaque montant, une barre en donne la mesure. Toutes les barres sont à la même échelle, celle du plus gros encours du tableau : les gros débiteurs se repèrent d'un coup d'œil, sans lire les chiffres.

• Le nom du client est un lien vers sa fiche, onglet relevé de compte.
• Passer la souris sur un montant En retard en donne le détail par ancienneté : moins de 15 jours, 15 à 30, 30 à 45, plus de 45 jours. Ce sont les tranches du widget de créances du tableau de bord — les chiffres se recoupent d'un écran à l'autre. Ces tranches peuvent aussi devenir des colonnes à part entière, par la roue dentée à droite de l'entête.
• Un clic sur n'importe quel montant déplie sous la ligne le détail des pièces de ce client ; un second clic la replie.
• Le pied de tableau donne les totaux de chaque colonne.

« Détail des pièces » : la liste complète

L'onglet Détail des pièces montre chaque poste non soldé sur sa propre ligne, avec la nature, l'échéance, le montant TTC et le montant dû ; le pied de tableau en donne les totaux.

• Un clic sur une ligne ouvre la facture d'origine — ou la fiche du client pour un solde initial.
• Le nom du client est un lien vers sa fiche, onglet relevé de compte.
• L'interrupteur « Afficher les montants en devise de la société » convertit les colonnes des factures en devise étrangère.

Arriver ici depuis une tranche d'ancienneté du widget de créances ouvre directement cet onglet, déjà restreint aux factures de la tranche cliquée. Dans ce cas, l'onglet Par client ne ventile que ces mêmes factures — un bandeau le rappelle.

Si ces chiffres vous semblent faux — le tableau de bord affiche des impayés alors que « tout est réglé » —, la lecture est expliquée dans Pourquoi vos créances et vos dettes ne sont pas à jour.

Client par client

Pour la position d'un seul client, sa fiche fait mieux : son relevé de compte s'affiche au choix avec toutes les transactions ou seulement les non soldées, et s'exporte en PDF ou en Excel.

Le geste qui fait baisser les chiffres

Une facture ne devient Payée que lorsqu'un encaissement lui est rapproché — un virement reçu ne suffit pas, il faut que Biifor sache à quelle facture il correspond. Ce geste se fait depuis le module Banque : Rapprocher un paiement de sa facture. Sur la fiche du client, vous pouvez aussi activer l'association automatique de ses encaissements — voyez sa fiche.

Et pour les clients qui tardent, ne restez pas spectateur : relancez vos factures impayées.