Organiser ses articles en groupes
Chaque groupe d'articles porte un compte de produit et un taux de taxe — le réglage qui garantit un chiffre d'affaires propre, compte par compte.
À qui s'adresse cet article ? À qui prépare sa facturation — de préférence avec l'avis de son comptable, car c'est ici que se joue la propreté du chiffre d'affaires.
Où trouver l'écran ? Menu Paramètres, bloc Articles → Groupes d'articles.
À quoi sert un groupe
Chaque article appartient à un groupe d'articles, et c'est le groupe qui porte les deux informations comptables de la vente : le compte de produit et le taux de taxe.
L'intérêt est là : la personne qui crée un article — vous, ou un collaborateur qui n'a jamais ouvert un plan comptable — choisit simplement « Prestations de services » ou « Ventes de marchandises », et l'article tombe d'office sur le bon compte, avec le bon taux. La décision comptable est prise une fois, au niveau du groupe, plus jamais article par article.
Les articles eux-mêmes n'ont pas besoin d'être préparés à l'avance : ils se créent à la volée, au fil des factures — Créer et gérer ses articles. Les groupes, si.
Vous ne partez pas de zéro. À la création de votre société, Biifor installe un jeu de groupes par défaut — prestations de service taxables et non taxables, ventes de biens aux différents taux — chacun déjà relié à un compte de produit et à un taux. Ouvrez cette liste avant toute chose : le travail décrit ci-dessous consiste le plus souvent à ajuster ces groupes à votre activité, pas à tout créer.
La règle d'or : un compte de produit par taux de taxe
Si des articles taxés à des taux différents partagent le même compte de produit, votre chiffre d'affaires devient un mélange : les comptes 706 et 707 agrègent des ventes à des taux disparates, et il devient impossible de recouper vos bases imposables — le chiffre d'affaires déclaré à chaque taux — avec votre comptabilité.
Avec un compte de produit par taux de taxe, le contrôle devient une lecture : le solde de chaque compte doit correspondre à la base déclarée du taux associé. Votre comptable le vérifie en un coup d'œil au moment de la déclaration.
Concrètement : si vous vendez des prestations au taux normal et des prestations exonérées, créez deux groupes — chacun son compte, chacun son taux. Découpez d'abord par taux ; ensuite seulement, si besoin, par nature d'activité.
Un groupe réglé sur le taux de 0 % rend ses articles non taxables. Toute ligne de vente portant un de ces articles est exonérée d'office, même vendue à un client local : la case « Exonéré ? » y est cochée et verrouillée. Pour vendre le même bien avec de la taxe, il faut créer un autre article dans un groupe taxé — décocher la case sur la facture ne suffit pas.
Le motif d'exonération du groupe
Dès que le taux vaut 0 %, un champ « Motif d'exonération » apparaît sous lui. Renseignez-le : c'est ce motif qui sera proposé sur chaque ligne de vente portant un article du groupe, et imprimé sur la facture.
La liste ne propose que les cas tenant à la nature du bien — biens de première nécessité, carburants, opérations immobilières. Les cas qui tiennent au client se posent sur sa fiche, et ceux qui tiennent au territoire sont déduits tout seuls : voyez Pourquoi Biifor exige un motif d'exonération.
Sans motif ici, rien n'est bloqué à l'enregistrement — mais chaque facture réclamera le sien avant d'être validée.
Créer ou ajuster un groupe
Le geste est le même dans les deux cas : un clic sur une ligne existante rouvre la fenêtre pour la corriger, le bouton Nouveau en ouvre une vierge.
- Ouvrez Paramètres → Articles → Groupes d'articles, puis cliquez sur Nouveau — ou utilisez le « + » du champ « Groupe d'articles » de la fiche article, qui ouvre la même fenêtre.
- Renseignez le Nom du groupe — parlant pour un non-comptable, c'est lui qu'on choisira dans la fiche article.
- Choisissez le Compte de produit — avec votre comptable si vous hésitez.
- Choisissez la Taxe — le taux appliqué par défaut aux articles du groupe.
- Sauvegardez.
La liste des groupes récapitule, pour chacun, le compte et le taux associés — un clic sur une ligne rouvre la fenêtre pour ajuster.
Peu de groupes, bien nommés. Trois à six groupes suffisent à la plupart des entreprises. Trop de groupes, et le choix redevient une question comptable — exactement ce que le mécanisme cherche à éviter.