Collecter ses factures d'achat par email

Vos adresses de collecte

Une fois la collecte activée, Biifor génère des adresses email dédiées à partir de l'identifiant choisi pour votre organisation. Deux concernent les achats :

(Ici, sablevert est un identifiant d'exemple — le vôtre est celui choisi à l'activation.)

À qui donner l'adresse

Tout PDF reçu sur l'adresse de collecte devient une facture d'achat dans votre liste. Trois usages :

• Vos fournisseurs l'enregistrent comme adresse de facturation : leurs factures arrivent directement, sans passer par vous.
• Vous-même transférez les factures reçues dans votre boîte professionnelle — un simple transfert suffit.
• Vos abonnements et portails (télécom, énergie…) l'acceptent souvent comme adresse de contact de facturation.

Ce que Biifor fait d'un email reçu

La règle qui commande : un document envoyé ne disparaît jamais en silence. Ce que Biifor ne sait pas traiter, il le signale plutôt que de l'ignorer.

• Chaque PDF joint devient une facture d'achat. Un email avec plusieurs PDF crée plusieurs factures.
• Les archives .zip sont ouvertes : les factures qu'elles contiennent entrent une par une, comme si votre fournisseur les avait envoyées séparément.
• Un PDF qui n'est pas une facture (devis, relevé, courrier) crée quand même une entrée, que Biifor signale à la lecture.
• Un document dans un format que Biifor ne sait pas lire — un .rtf, un .docx, une photo, une archive sans facture — crée lui aussi une entrée, visible dans la liste avec l'état PJ invalide. Le message indique qui vous l'a envoyé, quand, et sous quel nom de fichier : de quoi savoir quel fournisseur relancer. Vous pouvez ensuite remplacer la pièce par un PDF ou abandonner l'entrée — voir La lecture automatique n'a pas abouti.
• Restent ignorés sans trace, volontairement : les logos et signatures (toute image de moins de 100 Ko) et les fichiers exécutables — pas de fausses factures créées à partir d'une signature d'email.
• Un email sans aucune pièce jointe ne crée rien.
• Un document déjà présent est détecté comme doublon — utile quand un fournisseur envoie par email une facture que vous aviez déjà importée. Un email portant deux factures dont une seule est déjà connue crée bien la nouvelle : un doublon n'annule jamais ce qui l'accompagne.

Les notes de frais par email

L'adresse dédiée aux notes de frais fonctionne de la même façon, avec un raffinement : Biifor compare l'adresse de l'expéditeur aux fiches de vos associés. Adresse reconnue → la note de frais est rattachée à la bonne personne ; adresse inconnue → la facture est créée quand même, avec une note interne indiquant l'expéditeur, et vous désignerez l'associé à la main. D'où l'intérêt de renseigner l'email de chaque associé sur sa fiche — sur la notion elle-même, voir Qu'est-ce qu'une note de frais dans Biifor ?

La bonne pratique : le fil de l'eau

La collecte par email donne le meilleur d'elle-même en continu : une facture transférée dès réception arrive lue, reconnue et prête à valider avant même que vous y pensiez — quand un carton de factures traité en fin de mois concentre tout le travail au pire moment. C'est l'un des gestes qui font que Biifor automatise vraiment votre gestion.

Où l'activer

L'activation — choix de l'identifiant, définitif — se fait dans Paramètres → Interfaces, et fait l'objet du guide Activer la collecte par email.