Ce que l'assistant IA écrit pour vous : le conserver ou l'annuler

Ce que l'assistant écrit à votre place

L'assistant IA ne se contente pas de consulter vos données : sur votre demande, il écrit dans votre dossier, directement, sans vous demander de confirmer.

En contrepartie, il ne fait seul que ce que vous pourriez défaire vous-même. Le reste, il ne le fait pas : il vous le propose, et une personne habilitée de votre dossier l'applique ou le refuse — voyez ses propositions. Tout ce qu'il écrit reste signalé tant que personne ne l'a revu, avec de quoi le conserver ou l'annuler.

Ce qu'il sait écrire

Sans vous demander de confirmer, l'assistant :

• crée des fiches clients et fournisseurs — « crée le client Bâti Pacific, c'est une entreprise » — et leur ajoute un contact ou un établissement ;
• crée des comptes comptables, des articles et des fiches info vente — le tarif négocié d'un article pour un client ;
• prépare des devis et des factures de vente, toujours en brouillon, et clôture ou rouvre un devis accepté ;
• prépare un avoir en brouillon sur une facture de vente validée — c'est l'avoir qui porte la mention, la facture d'origine n'est pas touchée ;
• lettre une facture avec son règlement, à condition que la ligne bancaire porte déjà son client ou son fournisseur — sinon il vous demande de la qualifier d'abord ;
• valide ou dévalide une facture d'achat ;
• saisit un chèque reçu, prépare une remise de chèques, la dépose ou annule son dépôt, saisit une opération de caisse ;
• crée une règle d'affectation bancaire, l'active ou la désactive ;
• crée un salarié et une rémunération en brouillon.

Avant une création, il vous demande ce qui lui manque — voyez ce qu'il vous demande.

Le reste, il le propose, et une personne habilitée l'applique : modifier ce qui existe — imputer une transaction bancaire, par exemple —, valider un devis, une facture de vente ou une rémunération, dupliquer ou corriger un document, supprimer — voyez Les propositions de l'assistant IA. Il ne passe jamais d'écriture comptable à la main.

Pour le reste, il consulte vos données et vous explique comment faire, mais n'écrit rien.

Avant de créer, il vous demande ce qui lui manque

Avant de créer une fiche, un compte, un article, un devis ou une facture de vente, l'assistant reprend ce qu'il sait déjà : la pièce dont il est question dans la conversation, ce que sa lecture automatique y a trouvé, et ce que vous lui avez dit. S'il lui manque des informations utiles, il vous les demande en un seul message, et vous prévient de ce qui sera complété automatiquement si vous ne les donnez pas.

Vous venez de lui parler d'une facture d'achat dont le fournisseur est inconnu, par exemple, et vous lui écrivez « crée le fournisseur de cette facture » : l'assistant reprend le nom et le pays lus sur la facture, vous demande l'adresse ou l'identifiant de l'entreprise, et précise que la devise sera celle de son pays. Un fournisseur dont personne ne donne le pays est placé dans le pays de votre dossier, avec la devise de ce pays.

Ensuite, à vous de voir :

• vous répondez : il crée avec vos réponses, sans vous demander de confirmer ;
• vous n'avez pas l'information, ou peu importe : dites-le, il crée avec ce qu'il a ;
• vous donnez tout dès la demande : il crée directement, sans question.

Un fournisseur installé dans votre pays qui vous facture dans une autre devise, en dollars par exemple : dites-le dans la demande, la devise que vous indiquez l'emporte sur celle du pays.

Tant qu'il pose sa question, rien n'est écrit : aucune carte sous sa réponse. La carte apparaît sous la réponse suivante, celle où il crée.

Ses autres écritures — un lettrage, une validation — ne demandent rien : tout vient des pièces. Il ne vous interroge que si la demande est ambiguë, quand deux clients portent le même nom par exemple.

La carte dans la conversation

Sous la réponse de l'assistant, une carte récapitule chaque chose qu'il a écrite :

• le récapitulatif : ce qu'il a fait ou propose de faire, et sur quoi ;
• son état — voyez ce qu'il dit ;
• Consulter, pour ouvrir l'élément concerné dans un nouvel onglet, tant qu'il existe : la conversation reste ouverte dans le premier. Un lettrage s'ouvre sur la facture qu'il solde ;
• Annuler et Conserver, tant que personne n'a revu ce qu'il a écrit ;
• Appliquer et Refuser, pour une proposition.

Sous les cartes, Annuler cet échange défait d'un coup tout ce que l'assistant a fait pendant cet échange — voyez Annuler tout un échange.

La carte fait partie de la conversation : en la rouvrant plus tard depuis les conversations récentes, vous retrouvez ce que l'assistant a fait, et les boutons s'il reste une décision à prendre.

Ce que dit l'état de la carte

L'état dit ce qu'une personne de votre dossier a fait de ce qu'a écrit ou proposé l'assistant. Il ne se tranche qu'une fois :

• Appliquée, en violet : l'assistant a écrit, personne n'a encore tranché ;
• Proposée, en orange : l'assistant n'a rien écrit, il attend qu'une personne habilitée applique ou refuse sa proposition ;
• Conservée, en vert : quelqu'un a cliqué sur Conserver ;
• Adoptée, en vert : quelqu'un a revu l'élément sans passer par Conserver — il l'a modifié, ou s'en est servi ailleurs ;
• Appliquée, en vert : quelqu'un a appliqué la proposition ;
• Annulée, en gris : quelqu'un a cliqué sur Annuler ou sur Annuler cet échange, ou a supprimé l'élément à la main ;
• Refusée, en gris : quelqu'un a refusé la proposition, ou son auteur l'a retirée — en annulant l'échange, ou en supprimant la conversation.

Une fois l'état tranché, une ligne sous le récapitulatif dit qui l'a tranché et quand : « Conservée par Marie Tavaearai le 16/10/2026 à 10:12 ». C'est la personne qui a tranché qui est nommée, pas forcément celle qui avait fait la demande à l'assistant.

La mention « Écrit par l'assistant »

Ce que l'assistant a écrit porte une étincelle violette, seule. Sur la page d'une fiche client ou fournisseur, d'une facture de vente ou d'achat, d'un devis ou d'une règle d'affectation, elle est en haut de l'écran, entre le livre de la documentation et le bouton Messagerie. Dans la fenêtre d'un article, d'un compte comptable, d'un chèque, d'une remise de chèques, d'une opération de caisse, d'un contact, d'un établissement, d'une fiche info vente, d'un salarié ou d'une rémunération, ouverte depuis sa liste ou sa fiche, elle est en bas à gauche, face aux boutons d'enregistrement.

Un clic sur l'étincelle ouvre un encadré : « Créé par l'assistant » — ou « Écrit par l'assistant » pour ce qu'il a modifié sans le créer : une facture d'achat validée ou dévalidée, un devis clôturé ou rouvert, une remise déposée ou dont il a annulé le dépôt, une règle activée ou désactivée —, à droite la personne à la demande de qui il a agi et la date, puis les boutons Conserver et Annuler.

Dans la liste correspondante, une étincelle violette accolée au nom, au numéro ou à la référence signale ces éléments. Pour n'afficher qu'eux, ajoutez le filtre Écrits par l'assistant depuis « Ajouter un filtre ». Sur une fiche client ou fournisseur, les contacts et les établissements qu'il a ajoutés portent la même étincelle, accolée à leur nom, sans filtre.

Un lettrage n'a pas de page à lui : il se conserve ou s'annule depuis la carte de la conversation.

Ce qu'écrit un assistant IA externe branché sur votre dossier porte la même étincelle : vous le conservez ou l'annulez de la même façon, depuis sa page ou sa fenêtre.

Garder ce qu'il a fait : Conserver

Conserver retire la mention : ce qu'a écrit l'assistant reste tel quel, et devient un élément comme un autre. Le bouton n'apparaît que si votre rôle vous permet de faire vous-même ce qu'a fait l'assistant — créer un client, quand il a créé une fiche client.

Vous n'êtes pas obligé de passer par ce bouton. La mention disparaît d'elle-même dès qu'une personne de votre dossier revoit l'élément : le modifie, change son statut ou l'une de ses lignes, ou — quand l'assistant l'a créé — s'en sert ailleurs, comme un devis établi au nom d'un client qu'il a créé. La carte passe alors à « Adoptée ». Les traitements automatiques de Biifor, eux, n'effacent pas la mention. Elle n'expire jamais : ce que personne n'a touché reste signalé.

Défaire ce qu'il a fait : Annuler

Annuler remet l'élément dans l'état où il était avant l'assistant, après confirmation : ce qu'il a créé est supprimé, et ce qu'il a modifié revient à son état d'avant — une facture d'achat qu'il a validée redevient un brouillon, un devis qu'il a clôturé redevient facturable, une remise qu'il a déposée redevient ouverte, une règle qu'il a désactivée est de nouveau active, et inversement. Un élément supprimé vous ramène à sa liste, ou ferme sa fenêtre ; un élément revenu à son état d'avant reste affiché, relu. Dans la conversation, la carte passe à « Annulée ». Le bouton n'apparaît que si votre rôle vous permet de défaire vous-même ce qu'a fait l'assistant — supprimer un client, quand il a créé une fiche client ; annuler un dépôt, quand il a déposé une remise.

Supprimer à la main un élément créé par l'assistant revient au même : la carte passe à « Annulée ».

Annuler suit les règles habituelles : ce que vous ne pourriez pas supprimer à la main — un élément déjà repris ailleurs, par une lecture automatique par exemple, une remise déjà déposée, l'établissement siège d'une fiche — ne peut pas être annulé, et le message dit pourquoi. Il vous reste alors à le conserver, ou à le corriger.

Ce qu'il propose sans le faire

Quand l'assistant ne peut pas agir seul — une modification, un geste qui ne se défait pas, une suppression, ou ce que vous ne pourriez pas défaire vous-même —, il n'écrit rien : il enregistre une proposition, et une carte « Proposée » apparaît sous sa réponse. Une personne habilitée de votre dossier l'applique ou la refuse dans les sept jours ; d'ici là, rien ne change. Voyez Les propositions de l'assistant IA.

Annuler tout un échange avec l'assistant

Sous la réponse de l'assistant, Annuler cet échange défait, après confirmation, tout ce qu'il a fait pendant cet échange : ce qu'il a créé est supprimé, ses propositions encore en attente sont retirées. Les cartes passent à « Annulée » ou « Refusée ».

Le bouton apparaît une fois la réponse terminée, et tant qu'il reste quelque chose à défaire dans cet échange. Il ne touche pas aux échanges précédents : un élément que l'assistant avait déjà écrit plus tôt dans la conversation reste tel quel, et s'annule depuis sa page. Il n'existe pas d'annulation de toute une conversation : on ne défait qu'un échange à la fois, pour ne pas défaire ce que les échanges suivants ont pu bâtir dessus.

Ce qui ne peut pas être défait — une fiche déjà reprise sur une facture, par exemple — est listé sous les cartes, dans le message « Ce qui n'a pas pu être annulé », avec la raison pour chaque élément. Le reste de l'échange est bien annulé.

Quand l'assistant n'a pas pu terminer

Il arrive que l'assistant s'arrête avant d'avoir fini : la demande réclame plus d'étapes qu'il n'en a le droit pour un seul message, ou un incident technique l'a interrompu. Il le dit dans sa réponse — « Je n'ai pas pu terminer cette demande : … » — puis liste ce qu'il a réellement fait pendant l'échange, « Création d'un partenaire : OpenAI » par exemple, ou précise qu'aucune écriture n'a été faite. Une proposition encore en attente est signalée comme telle.

Fiez-vous à cette liste et aux cartes qui l'accompagnent, pas à ce que l'assistant annonçait en cours de route : ce qui n'y figure pas n'a pas été fait. Ce qui y figure est bien écrit, avec sa carte, et se conserve ou s'annule comme le reste — Annuler cet échange le défait d'un coup.

Ce texte reste dans la conversation quand vous la rouvrez, et l'assistant s'en souvient au message suivant : il ne repart pas en croyant avoir réussi. Pour reprendre, découpez la demande — la fiche à créer, puis le lettrage — plutôt que tout confier à un seul message.

Pourquoi les boutons ont disparu

Quand la carte ou l'encadré de l'étincelle n'affiche plus aucun bouton, la décision est déjà prise : ce qu'a fait l'assistant a été conservé, annulé, ou revu par une personne de votre dossier, ou sa proposition a été appliquée ou refusée. L'état de la carte dit lequel, par qui et quand. Si deux personnes agissent en même temps, la seconde voit simplement la carte ou la page se mettre à jour.

Un seul des deux boutons affiché, c'est votre rôle : Annuler demande le droit de défaire ce qu'a fait l'assistant, Conserver celui de le faire. Sur une proposition, Appliquer demande le droit de faire l'action ; Refuser reste possible à son auteur.