J'ai des transactions en doublon

Biifor détecte les doublons probables et pose le statut « Doublon » sur la ligne surnuméraire. Ce statut est une mise en attente : la transaction n'est ni traitée, ni supprimée, elle attend votre arbitrage.

Trancher

Le menu « … » de la ligne propose deux issues, et la fenêtre de la transaction pose la même question avec ses deux boutons, « Ce n'est pas un doublon » et « C'est un doublon » :

• « Pas un doublon » — la ligne est légitime, le statut est levé et elle entre dans le dossier comme une transaction qui vient d'arriver : vos règles et la mémoire du dossier la catégorisent, puis elle suit le parcours ordinaire. C'est fréquent : deux prélèvements identiques le même jour, deux règlements du même montant au même fournisseur, deux retraits successifs. Votre décision est retenue définitivement : la question ne vous sera plus reposée sur cette ligne.
• supprimer la transaction — la ligne est bien en trop.

En cas de doute, la colonne « Source » tranche. Elle n'est pas affichée au départ : ouvrez Gérer les colonnes dans l'en-tête de la liste et cochez-la — elle vient se placer à droite, et vos réglages sont conservés. Deux lignes de même montant et même date, l'une en « Synchronisation bancaire » et l'autre en « Import relevé bancaire », sont un vrai doublon : gardez celle qui vient de la synchronisation, elle sera tenue à jour. Deux lignes de même origine, en revanche, correspondent le plus souvent à deux vraies opérations. Les origines sont listées dans Les statuts et les origines d'une transaction bancaire.

Une ligne signalée attend votre décision, et rien d'autre

Tant que le statut « Doublon » est posé, la transaction reste exactement dans l'état où elle est arrivée :

• elle n'a ni catégorie ni partenaire, même quand une de vos règles ou la mémoire du dossier l'aurait reconnue ;
• elle n'est jamais rapprochée d'une facture, ni automatiquement ni parmi les règlements proposés au lettrage, et elle ne compte pas dans le solde du partenaire ;
• rien n'y est modifiable : ni note, ni catégorie, ni signalement de problème. Sa fenêtre ne montre que la question « doublon ou non ».

C'est ce qui empêche une ligne en trop de solder une facture avec un paiement qui n'existe pas. Si vous tentez malgré tout une modification, Biifor la refuse et vous invite à trancher d'abord.

Quand le statut tombe tout seul

Supprimer la jumelle d'une ligne signalée lève son statut : restée seule, elle n'a plus rien en double. Elle est alors catégorisée par vos règles et la mémoire du dossier, exactement comme après « Pas un doublon », et la liste se met à jour dès la suppression.

Quand la même opération est arrivée trois fois, le statut reste sur les deux copies tant que vous n'avez pas tranché entre elles : il ne tombe que sur la dernière.

D'où ils viennent

• Un relevé bancaire importé sur un compte déjà synchronisé. C'est la cause numéro un. Sur un compte synchronisé, le relevé bancaire se pointe, il ne s'importe pas — voir Choisir le traitement automatique de ses relevés bancaires.
• Le même relevé bancaire déposé deux fois, ou deux PDF qui se chevauchent sur une période commune.
• Un fichier CSV importé deux fois, ou un export qui recouvre une période déjà chargée.
• Deux comptes bancaires pour une même réalité dans Biifor, chacun alimenté de son côté. Ce cas-là ne se règle pas ligne à ligne : voir J'ai un doublon de compte bancaire.

Les doublons que Biifor n'a pas vus

La détection compare, sur un même compte, le montant, la date d'opération, la date de valeur et le libellé de l'opération. Elle ignore la casse, les accents et les espaces en trop, ce qui lui permet de rapprocher la même opération arrivée par deux canaux différents — un import CSV et la synchronisation bancaire, par exemple. En revanche, un doublon dont la date diffère de quelques jours, ou dont la banque a rédigé le libellé autrement, passe au travers. Trois réflexes pour les débusquer :

• trier la liste par montant, les paires se voient immédiatement ;
• contrôler les soldes : un solde Biifor supérieur à celui de la banque d'un montant rond correspond souvent exactement à la ligne en trop ;
• déposer le relevé bancaire de la période et le pointer : le pointage compare ligne à ligne le document de la banque et le contenu de Biifor, et fait apparaître d'un coup tout ce qui est en trop d'un côté (pointer un relevé bancaire). C'est le plus sûr des trois, et le seul qui trouve les doublons dont les dates diffèrent.

Ne plus en fabriquer

Une seule règle, qui couvre l'essentiel des cas : une source par compte. Un compte synchronisé n'est pas alimenté par import ; un compte alimenté par relevés bancaires n'est pas alimenté par CSV en plus. Le relevé bancaire garde son rôle sur un compte synchronisé — le pointage, qui vérifie sans rien créer.

Quand vous ne pouvez pas faire autrement — une coupure de connexion à dépanner, un historique à rattraper —, une seconde règle limite les dégâts, et Biifor l'applique pour vous :

La synchronisation ne repasse jamais sous votre dernier import. Sur un compte alimenté aussi par une autre voie — fichier CSV, import d'un relevé bancaire, transaction créée au pointage —, elle n'intègre que les opérations postérieures à la plus récente de ces lignes. Le jour de cet import est réputé couvert par vos soins, et tout ce qui le précède également.

C'est ce qui évite de dupliquer la dernière journée de chaque import : la même opération y figure déjà, sous le libellé de votre fichier plutôt que sous celui de la banque, et rien ne permet de les reconnaître l'une dans l'autre. Le revers de cette protection est expliqué dans Mélanger la synchronisation et les imports manuels.