Faut-il activer la validation automatique par fournisseur ?
Ce que fait l'interrupteur « Validation automatique des factures » d'une fiche fournisseur, sa condition de déclenchement et les cas où l'activer.
À qui s'adresse cet article ? À qui reçoit chaque mois les mêmes factures des mêmes fournisseurs, et se demande s'il peut s'épargner la validation manuelle.
Où trouver le réglage ? Sur la fiche du fournisseur (Achats → Fournisseurs), onglet Automatisations.
Ce que fait l'interrupteur
Chaque fiche fournisseur porte un interrupteur « Validation automatique des factures ». Activé, il demande à Biifor de valider — donc de comptabiliser — les factures reçues de ce fournisseur dès la fin de la lecture automatique, sans votre intervention. C'est un réglage fournisseur par fournisseur : rien ne s'active globalement, chaque cas se décide sur sa fiche.
Si la validation automatique des factures est activée, Biifor tentera de valider automatiquement les factures reçues de ce fournisseur.
Vous pourrez toujours les modifier ou les supprimer par la suite.
Vous pouvez activer ou désactiver cette fonctionnalité à tout moment.
La condition : une lecture complète
La validation automatique ne se déclenche que si la lecture automatique a rempli l'intégralité du formulaire. Un seul champ obligatoire manquant — un numéro de pièce absent de la facture, par exemple — suffit à l'empêcher : la facture reste alors « À traiter » et attend votre passage, comme n'importe quelle autre.
C'est le garde-fou du dispositif : Biifor ne valide jamais une facture qu'il n'a pas entièrement comprise.
Pour quels fournisseurs l'activer
Le bon candidat cumule trois traits :
- des factures récurrentes et sans surprise — abonnements, loyers, charges fixes ;
- des documents bien lus par la lecture automatique (mêmes modèles de facture d'un mois sur l'autre) ;
- un compte de charge par défaut renseigné sur sa fiche. Valider, c'est comptabiliser : si le fournisseur est encore sur un compte d'attente, la validation automatique y entassera des écritures à reprendre. Réglez d'abord ses comptes — ou laissez la chaîne d'imputation apprendre le bon compte sur quelques factures validées à la main.
À l'inverse, gardez la validation manuelle pour les fournisseurs à factures variables, ventilées sur plusieurs comptes, ou stratégiques — tout ce qui mérite un contrôle avant validation.
Vous gardez la main
Une facture validée automatiquement se repère dans la liste à son icône d'engrenage (infobulle « Facture validée automatiquement »). Elle reste modifiable et supprimable comme les autres — l'automatisme vous épargne un clic, il ne verrouille rien. Et l'interrupteur se désactive à tout moment, sans effet sur les factures déjà validées.