Les réglages à faire avant de commencer

Pourquoi cet article existe

La plupart des réglages de Biifor se changent quand vous voulez. Six ne se rattrapent pas, ou mal. Non pas parce qu'ils sont verrouillés, mais parce que le travail déjà fait avec l'ancien réglage ne se refait pas tout seul : des comptes à fusionner, des documents à reprendre un par un, une numérotation qu'on ne peut plus toucher.

Cet article dit seulement dans quel ordre les prendre et pourquoi elles pressent. Chacune est traitée en détail ailleurs, et le lien est donné.

1. Charger le FEC ou le plan comptable d'origine

À faire en tout premier, avant toute autre chose. Le fichier des écritures comptables de votre ancien exercice ne sert pas seulement à reconstituer votre plan comptable : il préremplit les contreparties de tous vos fournisseurs et crée vos journaux. C'est ce qui vous évite de renseigner un compte fournisseur par fournisseur.

Le coût de sauter cette étape est concret : Biifor crée ses propres comptes au fil de l'eau, différents de ceux de votre cabinet, et chaque nouveau fournisseur arrive sans compte de charge — donc en compte d'attente. La remise en ordre consiste ensuite à réaffecter ou à fusionner les comptes, un par un.

→ Pourquoi Biifor demande le FEC et Importer son plan comptable ou un FEC.

2. Fixer le nombre de caractères des comptes

Ce réglage ne peut qu'augmenter : de 6 à 10 caractères, jamais l'inverse. Quand vous l'augmentez, vos comptes généraux et collectifs s'adaptent tout seuls — mais pas les comptes auxiliaires de vos clients et de vos fournisseurs, qui gardent la longueur qu'ils avaient à leur création. L'allonger tard, c'est donc se retrouver avec des comptes de tiers à deux formats, ce qui se voit sur vos états et complique les rapprochements avec le cabinet.

Décidez-le avant de créer votre première fiche client ou fournisseur — donc juste après le chargement du FEC, qui vous donne déjà la bonne longueur, et élargit même le réglage tout seul s'il le faut.

→ Réglages généraux de comptabilité.

3. Choisir la date de reprise de chaque compte bancaire

Chaque compte bancaire connecté remonte l'historique depuis une date que vous choisissez. Trop ancienne, elle vous inonde de lignes qu'aucune facture ne pourra jamais justifier — donc du travail sans résultat. Trop récente, il vous manque les premiers encaissements.

La règle est simple : alignez la date de reprise sur le premier mois de factures que vous faites entrer dans Biifor.

Ce choix se fait compte par compte, au moment du branchement. Le revoir plus tard suppose de repasser par un relevé bancaire.

→ Quelle date de reprise choisir ? et Paramétrer un compte bancaire.

4. Choisir son identifiant de collecte email

Biifor vous attribue des adresses email sur lesquelles vos fournisseurs peuvent envoyer leurs factures directement. Ces adresses sont construites sur un identifiant que vous choisissez une fois, et qui est définitif.

Il presse parce que vous allez le communiquer à vos fournisseurs, l'inscrire dans vos coordonnées, le mettre en copie de vos commandes. Le changer plus tard supposerait de refaire toute cette diffusion. Prenez un identifiant court, lié au nom de l'entreprise, que vous serez encore content d'épeler au téléphone dans trois ans.

→ Activer la collecte par email.

5. Arrêter la séquence de numérotation de vos factures

C'est la décision la plus définitive de la liste. La numérotation de vos factures de vente est encadrée par la réglementation : elle doit être continue, chronologique et sans trou. Aussi, une fois votre première facture validée, le numéro de départ de la séquence ne se reprend plus — l'écran vous le dit : « Vous avez déjà validé une facture, vous ne pouvez plus modifier la séquence de numérotation ».

Ce qui entoure la séquence, en revanche, reste modifiable quand vous voulez : le préfixe et son séparateur, la présence de l'année et du mois, la longueur du compteur. Vous n'êtes donc pas enfermé dans une présentation — seul le point de départ du compteur est gravé.

Réglez ce point de départ avant d'émettre la première facture, en tenant compte de ce que vous avez déjà émis dans votre ancien système cette année-là.

→ Pourquoi votre numérotation est définitive et Paramétrer la numérotation de ses documents.

6. Adapter ses groupes d'articles

Un groupe d'articles porte le compte de produit sur lequel vos ventes seront enregistrées. Sans groupes, tout tombe dans le même compte : vos comptes de produit se mélangent, et vous ne pouvez plus distinguer une nature de vente d'une autre sans reprendre les factures.

Bonne nouvelle, vous ne partez pas de zéro : Biifor installe un jeu de groupes dès la création de votre société, couvrant les prestations de service et les ventes de biens aux différents taux. Votre travail consiste donc à les adapter à votre activité — les renommer, en ajouter, corriger un compte de produit — et non à tout créer.

À faire avant de créer vos premiers articles, donc avant la première facture.

→ Organiser ses articles en groupes.

Ce qui n'est pas dans cette liste

La reprise des soldes antérieurs de vos clients et fournisseurs n'est pas irréversible, mais elle est indispensable dès que vous branchez la banque : elle a son propre article, Reprendre les soldes antérieurs.

Tout le reste — libellés, modèles de documents, catégories, règles d'affectation, rôles — se change quand vous voulez, sans dégât.