Les réglages à faire avant de commencer

Pourquoi cet article existe

La plupart des réglages de Biifor se changent quand vous voulez. Six ne se rattrapent pas, ou mal. Non pas parce qu'ils sont verrouillés, mais parce que le travail déjà fait avec l'ancien réglage ne se refait pas tout seul : des comptes à fusionner, des documents à reprendre un par un, une numérotation qu'on ne peut plus toucher.

Cet article dit seulement dans quel ordre les prendre et pourquoi elles pressent. Chacune est traitée en détail ailleurs, et le lien est donné.

1. Charger le FEC ou le plan comptable d'origine

À faire en tout premier, avant toute autre chose. Le fichier des écritures comptables de votre ancien exercice ne sert pas seulement à reconstituer votre plan comptable : il préremplit les contreparties de tous vos fournisseurs et crée vos journaux. C'est ce qui vous évite de renseigner un compte fournisseur par fournisseur.

Le coût de sauter cette étape est concret : Biifor crée ses propres comptes au fil de l'eau, différents de ceux de votre cabinet, et chaque nouveau fournisseur arrive sans compte de charge — donc en compte d'attente. La remise en ordre consiste ensuite à réaffecter ou à fusionner les comptes, un par un.

→ Pourquoi Biifor demande le FEC et Importer son plan comptable ou un FEC.

2. Fixer le nombre de caractères des comptes

Ce réglage ne peut qu'augmenter : de 6 à 10 caractères, jamais l'inverse. Quand vous l'augmentez, vos comptes généraux et collectifs s'adaptent tout seuls — mais pas les comptes auxiliaires de vos clients et de vos fournisseurs, qui gardent la longueur qu'ils avaient à leur création. L'allonger tard, c'est donc se retrouver avec des comptes de tiers à deux formats, ce qui se voit sur vos états et complique les rapprochements avec le cabinet.

Décidez-le avant de créer votre première fiche client ou fournisseur — donc juste après le chargement du FEC, qui vous donne déjà la bonne longueur, et élargit même le réglage tout seul s'il le faut.

→ Réglages généraux de comptabilité.

3. Choisir la date de reprise de chaque compte bancaire

Chaque compte bancaire connecté remonte l'historique depuis une date que vous choisissez. Trop ancienne, elle vous inonde de lignes qu'aucune facture ne pourra jamais justifier — donc du travail sans résultat. Trop récente, il vous manque les premiers encaissements.

La règle est simple : alignez la date de reprise sur le premier mois de factures que vous faites entrer dans Biifor.

Ce choix se fait compte par compte, au moment du branchement. Le revoir plus tard suppose de repasser par un relevé bancaire.

→ Quelle date de reprise choisir ? et Paramétrer un compte bancaire.

4. Choisir son identifiant de collecte email

Biifor vous attribue des adresses email sur lesquelles vos fournisseurs peuvent envoyer leurs factures directement. Ces adresses sont construites sur un identifiant que vous choisissez une fois, et qui est définitif.

Il presse parce que vous allez le communiquer à vos fournisseurs, l'inscrire dans vos coordonnées, le mettre en copie de vos commandes. Le changer plus tard supposerait de refaire toute cette diffusion. Prenez un identifiant court, lié au nom de l'entreprise, que vous serez encore content d'épeler au téléphone dans trois ans.

→ Activer la collecte par email.

Ce qui n'est pas dans cette liste

La reprise des soldes antérieurs de vos clients et fournisseurs n'est pas irréversible, mais elle est indispensable dès que vous branchez la banque : elle a son propre article, Reprendre les soldes antérieurs.

Tout le reste — libellés, modèles de documents, catégories, règles d'affectation, rôles — se change quand vous voulez, sans dégât.