Client, fournisseur, financeur : une seule fiche partenaire
Biifor ne tient pas un fichier clients et un fichier fournisseurs, mais un seul répertoire de partenaires dont les volets s'ouvrent selon la relation commerciale.
À qui s'adresse cet article ? À qui cherche « son » fichier clients et « son » fichier fournisseurs, s'étonne de retrouver la même entreprise des deux côtés, ou hésite à créer une deuxième fiche pour un fournisseur devenu client.
Où l'observer ? Sur la fiche d'un partenaire, crayon de modification : le bloc Relation et les onglets qui s'ouvrent en dessous.
Un seul répertoire, deux portes
Biifor ne tient pas un fichier clients d'un côté et un fichier fournisseurs de l'autre. Il tient un seul répertoire de partenaires. Ce que vous appelez « mes clients » et « mes fournisseurs », ce sont deux filtres posés sur ce répertoire unique : la liste Ventes → Clients montre les partenaires marqués client, la liste Achats → Fournisseurs ceux marqués fournisseur.
Conséquence directe : la fiche ouverte depuis l'une et la fiche ouverte depuis l'autre sont la même fiche, pas deux jumelles à tenir à jour en parallèle. Une adresse corrigée, un contact ajouté, un établissement créé le sont pour les deux relations d'un coup. C'est aussi ce qui rend inutile — et nuisible — la création d'une seconde fiche pour un fournisseur qui vous achète quelque chose.
La relation tient à trois cases
Ce qui distingue un client d'un fournisseur tient à trois cases indépendantes, dans le bloc Relation de la fiche : Client, Fournisseur, Financeur. Elles se cumulent librement — Sable Vert SARL, chez qui vous achetez et à qui vous facturez des prestations, porte les deux premières.
Ce ne sont pas de simples étiquettes de classement : chaque case ouvre un volet de la fiche.
Ventes s'ouvre si la case Client est cochée, Achats si la case Fournisseur l'est, Automatisations si l'une des deux l'est. Comptabilité est toujours là — ce sont ses blocs de comptes qui suivent les cases. Contexte métier demande Fournisseur ou Financeur.
- Ventes apparaît si la case Client est cochée : numéro client, condition de paiement, devise de facturation.
- Achats apparaît si la case Fournisseur est cochée : numéro fournisseur, condition de paiement et devise côté achats.
- Automatisations apparaît dès que l'une des deux l'est.
- Comptabilité est toujours présent — mais ses blocs de comptes suivent les cases : le compte client n'apparaît que pour un client, le compte fournisseur que pour un fournisseur, le compte financeur que pour un financeur.
- Contexte métier demande la case Fournisseur ou la case Financeur.
Ces cases n'apparaissent que sur la fiche d'une organisation déjà enregistrée : pas pendant la création, et jamais pour un particulier — un particulier est toujours client, jamais fournisseur.
Le plus souvent, Biifor coche pour vous
Vous n'aurez pas souvent à toucher ces cases, parce que Biifor élargit la fiche tout seul quand la relation s'élargit :
- à la création, la case posée est celle de la liste d'où vous partez : créer depuis Achats → Fournisseurs donne un fournisseur, créer depuis Ventes → Clients donne un client (créer une fiche fournisseur, créer une fiche client) ;
- à la lecture d'un document, la case manquante se coche : une facture d'achat reconnue rend le partenaire fournisseur, une facture de vente ou un email entrant le rend client ; l'import d'un répertoire fait de même ;
- si l'entreprise existe déjà, Biifor élargit la fiche existante au lieu d'en créer une seconde — c'est sa façon de ne pas fabriquer de doublon.
En revanche, saisir une facture à la main ne coche rien : là, c'est à vous d'ajouter la case. Et si le doublon est déjà là, il se répare avec la fusion de deux fiches.
Une seule fiche, mais pas un seul solde
Les volets ne sont pas cosmétiques. Comptablement, chaque relation a ses propres comptes : un jeu côté client, un jeu côté fournisseur — d'où deux comptes auxiliaires pour un même tiers.
Un partenaire mixte a donc deux soldes distincts et deux relevés de compte : ce qu'il vous doit ne se compense pas tout seul avec ce que vous lui devez. C'est pourquoi la fiche affiche deux pastilles Client et Fournisseur qui font basculer d'une vue à l'autre — ce que dit la fiche et le relevé de compte sont toujours ceux d'un seul volet à la fois.
Le financeur, un volet à part
La troisième case sert aux subventions : seul un partenaire marqué financeur peut être désigné comme organisme subventionneur. Elle se distingue des deux autres sur deux points — Biifor ne la coche jamais tout seul, et il n'existe pas de liste « Financeurs ». On ouvre donc la fiche par la porte Clients ou Fournisseurs, et on coche la case à la main.