Rattacher un client à ses comptes comptables
Les trois comptes de la fiche client — compte client, compte créditeur pour les paiements d'avance, compte de produit par défaut — et à quoi chacun sert.
À qui s'adresse cet article ? À la personne qui tient la comptabilité — ou qui veut comprendre pourquoi la fiche d'un client porte des numéros de comptes.
Où trouver l'écran ? Menu Ventes → Clients, la fiche du client, crayon de modification, onglet Comptabilité.
Les trois comptes de la fiche
| Champ | Compte type | À quoi il sert |
|---|---|---|
| Compte client | 411… | Reçoit la créance à chaque facture validée, et son encaissement |
| Compte client créditeur | 419… | Reçoit les acomptes et paiements reçus d'avance de ce client |
| Compte de produit par défaut | 7… | Prérempli comme imputation des factures de vente importées |
Les trois sont facultatifs : Biifor fonctionne sans, avec ses comptes d'attente. Les renseigner, c'est ce qui rend les écritures justes du premier coup.
Le compte client
C'est l'identité comptable du tiers : chaque facture validée y inscrit ce que le client vous doit, chaque encaissement l'éteint. Pourquoi ce compte n'est pas la fiche elle-même — et ce que ça change — est expliqué dans Un partenaire n'est pas un compte auxiliaire.
Le compte client créditeur
Quand un client vous verse un acompte, il ne vous doit rien — c'est vous qui lui devez une prestation. Ce paiement d'avance ne va donc pas au débit du compte client : il se loge au crédit d'un compte dédié, de type 419. Sans lui, les avances se mélangent aux créances et le solde du tiers devient illisible.
Le compte de produit par défaut
Il préremplit l'imputation des factures de vente importées de ce client. Pertinent si ce client achète toujours la même famille de prestations ; inutile si ses factures se ventilent sur plusieurs comptes. Pour les factures émises dans Biifor, l'imputation vient plutôt des articles facturés et de leurs groupes.
Vous n'avez pas à les inventer
Si vous avez chargé l'historique comptable de l'entreprise, Biifor a déjà rempli ces champs quand vos écritures passées le permettaient — c'est l'une des vraies raisons de charger votre FEC.
Un compte existant est retrouvé à la création de la fiche
Quand vous créez un client, Biifor cherche d'abord dans votre plan comptable un compte client libre — porté par aucune fiche — qui porte déjà ce nom, et le rattache à la fiche au lieu d'en créer un second. La comparaison ignore majuscules, accents, ponctuation, forme juridique, civilités, ordre du nom et du prénom et écriture des sigles. Le compte n'est rattaché que s'il est le seul à correspondre et qu'aucune autre fiche ne le porte ; sinon la fiche reçoit un compte neuf et les comptes approchants sont proposés en tête du sélecteur du champ Compte client, en violet avec l'étincelle. Dans l'assistant de création, le compte dont le libellé est exactement le nom saisi est présélectionné, à vous de le garder ou de le remplacer.
La règle est la même que pour un fournisseur, détaillée dans Un compte existant est retrouvé à la création de la fiche ; elle se coupe dans Paramètres → Comptabilité.
Et côté fournisseurs ?
La même logique existe en miroir sur la fiche fournisseur : un compte pour les factures (401), un compte débiteur pour les acomptes versés (409), un compte de charge par défaut — voyez Rattacher un fournisseur à ses comptes. Un même tiers peut être client et fournisseur, et porter les deux jeux de comptes.