Le lettrage vu depuis l'écriture
L'écriture affiche son lettrage mais ne permet pas de le faire : voici les dix écrans depuis lesquels le lettrage se fait réellement.
À qui s'adresse cet article ? Au comptable qui cherche « Lettrage » dans le menu Comptabilité, ne le trouve pas, et en conclut que la fonction manque. Elle ne manque pas : elle est ailleurs.
Où voir le résultat ? Menu Comptabilité → Journaux, colonnes Lettrage et Date de lettrage.
L'écriture enregistre le lettrage, elle ne le fait pas
Chaque ligne d'écriture porte deux colonnes : Lettrage, qui affiche le code du groupe lettré, et Date de lettrage. Toutes deux sont en lecture seule. Vous ne pouvez ni saisir un code, ni délettrer depuis cette liste : ce sont des témoins, pas des champs.
La raison tient à la façon dont Biifor produit sa comptabilité : on ne travaille pas sur l'écriture, on travaille sur la pièce — et l'écriture suit. Lettrer, ici, c'est associer deux pièces entre elles : une facture et son règlement, une transaction bancaire et la facture qu'elle solde.
Les dix chemins vers le lettrage
Huit écrans embarquent les deux panneaux Associations existantes et Associations potentielles. C'est là que le lettrage se fait.
| Depuis quel écran | Ce qu'on y solde | Lettrage groupé |
|---|---|---|
| Facture d'achat | Le règlement d'une facture fournisseur | non |
| Facture de vente | L'encaissement d'une facture client | non |
| Subvention | Le versement d'une subvention accordée | non |
| Transaction bancaire | La ligne bancaire face aux factures qu'elle règle | oui |
| Chèque (non rejeté) | Le chèque face à sa facture | oui |
| Transaction de caisse | Un encaissement ou une dépense en espèces | oui |
| Carte à débit différé | Un débit différé face à ses achats | oui |
| Encaissement carte | Une recette carte face à ses factures | oui |
Deux chemins supplémentaires, hors de cette liste :
- la déclaration de TVA, qui se lettre comme une facture — son paiement vient la solder ;
- le tableau de bord : un clic sur une tranche de créances ouvre la liste des factures concernées, un clic sur une ligne ouvre la facture, où le lettrage se fait.
Le chemin le plus efficace passe par la banque
Le lettrage groupé — solder plusieurs pièces d'un coup avec un seul mouvement — n'existe que sur les écrans bancaires au sens large : transactions bancaires, chèques, caisse, carte à débit différé, encaissements carte. Depuis une facture, vous ne pouvez associer qu'une ligne à la fois.
Le bouton de groupe reste grisé tant que la balance du groupe n'est pas exactement à zéro, avec l'infobulle « Le groupe n'est pas équilibré ».
C'est une raison de fond de travailler depuis la banque plutôt que depuis les factures : un virement qui règle trois factures se traite en une fois d'un côté, en trois fois de l'autre.
Le geste, et la stratégie
Cet article dit où. Il ne redit pas le reste :
- le geste — cocher, saisir un montant à solder, valider — est décrit dans Rapprocher une transaction bancaire et, pour les cas partiels et groupés, dans Lettrage partiel et lettrage groupé ;
- la stratégie — ce qui rend un lettrage faux, et comment l'éviter — est dans Les pièges du lettrage.
Pourquoi ça compte au-delà de la comptabilité
Un règlement non lettré ne fausse pas vos écritures : le compte du tiers est bien mouvementé. En revanche, la facture reste marquée impayée dans tous les écrans de gestion. Votre comptable peut donc affirmer que le compte fournisseur est à jour pendant que le tableau de bord affiche des dizaines d'impayés — et les deux ont raison. C'est le sujet de Pourquoi vos créances et vos dettes ne sont pas à jour.