Suivre ses chèques reçus et composer ses remises

Le chèque a une vie plus longue que les autres moyens de paiement : reçu un jour, déposé un autre, encaissé un troisième — et parfois rejeté. Biifor suit cette vie en deux écrans complémentaires : les chèques, un par règlement reçu, et les remises, qui les regroupent tels que vous les portez à la banque. La raison d'être de ce découpage est expliquée dans Quand une ligne bancaire cache plusieurs opérations.

Étape 1 — Enregistrer un chèque reçu

Le bouton « Nouveau », la ligne d'ajout en pied de tableau ou le clic sur une ligne existante ouvrent la fenêtre « Chèque ». Les informations attendues :

• Montant du chèque et Date du chèque — obligatoires ;
• N° du chèque et Banque émettrice — facultatifs, mais ce sont eux qui vous permettront de retrouver un chèque précis dans six mois ;
• Date d'encaissement prévue — utile pour un chèque que le client vous demande de ne pas déposer tout de suite ; elle nourrit vos prévisions de trésorerie ;
• Type de chèque et Catégorie — ils déterminent la nature de l'opération, comme la catégorie d'une transaction bancaire ;
• Client — c'est l'information décisive : elle permet à Biifor de ne vous proposer, au moment du rapprochement, que les factures de ce client.

Enregistrez le chèque à sa réception, pas au moment de la remise. C'est ce qui rend l'écran utile : il vous dit ce qui dort dans le tiroir.

L'assistant IA peut saisir un chèque reçu à votre demande — « enregistre le chèque reçu de Bâti Pacific ». Le chèque porte alors une étincelle violette en bas à gauche de sa fenêtre, à côté de Signaler un problème : un clic dessus propose Conserver, qui retire la mention, et Annuler, qui supprime le chèque. Dans la liste, une étincelle violette signale ces chèques, et le filtre Écrits par l'assistant n'affiche qu'eux. Le détail est dans Ce que l'assistant IA écrit pour vous.

Modifier ou supprimer un chèque reçu, enregistrer son trop-perçu ou passer son écart en perte, l'assistant ne fait que le proposer — voyez Les propositions de l'assistant IA.

Étape 2 — Rapprocher le chèque de sa facture

La fenêtre du chèque porte les mêmes panneaux d'associations que n'importe quelle pièce : « Associations potentielles » propose les factures du client, « Associations existantes » montre ce qui est déjà lié. Le geste est le même que celui décrit dans Rapprocher un paiement de sa facture, et il peut se faire dès la réception du chèque, sans attendre la remise.

Le chèque ne correspond à aucune facture, ou il la dépasse ? Le menu « … » du panneau Associations potentielles propose « Trop perçu », et le panneau est affiché même quand il ne propose aucune facture. Le traitement de l'excédent est décrit dans Quand le règlement dépasse la facture.

Étape 3 — Composer une remise

Une remise, c'est le bordereau que vous portez à la banque : plusieurs chèques, un seul dépôt, une seule ligne sur le relevé bancaire.

1. « Nouveau » depuis la liste des remises ouvre la fenêtre « Remise de chèque ».
2. Renseignez le compte bancaire de dépôt, la devise des chèques et la date de la remise. Tant qu'aucune devise n'est choisie, la sélection des chèques reste inactive : c'est elle qui détermine quels chèques sont éligibles.
3. Glissez les chèques de la colonne « Chèques disponibles » vers « Chèques sélectionnés ». Seuls les chèques encore au statut « Nouveau » apparaissent — un chèque déjà déposé ne peut pas l'être deux fois.
4. « Sauvegarder » garde la remise ouverte et modifiable, et la fenêtre reste affichée : vous pouvez poursuivre, ou la fermer et y revenir plus tard pour la compléter jusqu'au dépôt effectif. Une remise sans aucun chèque se sauvegarde aussi : elle attend d'être remplie.

Si un chèque sélectionné a changé de statut entre-temps — encaissé, refusé définitivement ou en attente de régularisation —, « Sauvegarder » est refusé avec un message : retirez ce chèque de la sélection, puis sauvegardez.

Étape 4 — Finaliser la remise

Quand la remise part à la banque, « Finaliser la remise ». La confirmation est nette : « Une fois finalisée, cette remise de chèque ne pourra plus être modifiée. » La remise passe au statut « Déposée », ses chèques passent de « Nouveau » à « Déposé », l'écriture comptable de dépôt est générée et la fenêtre se ferme.

« Finaliser la remise » dépose la remise telle qu'elle est sauvegardée. Le bouton est grisé tant que la remise ne contient aucun chèque, et dès que la sélection à l'écran diffère de ce qui est sauvegardé — chèque ajouté, remplacé ou retiré sans avoir cliqué sur « Sauvegarder ». Sauvegardez d'abord — la fenêtre reste ouverte : le bouton redevient actif. Dans la liste des remises, l'entrée « Finaliser la remise » du menu « … » est grisée pour une remise de montant nul.

Si vous vous êtes trompé, « Annuler le dépôt » revient en arrière : l'écriture de dépôt est supprimée, la remise redevient « Ouverte » et modifiable, et ses chèques repassent en « Nouveau ».

L'assistant IA peut aussi préparer une remise, la déposer, ou annuler son dépôt. La remise porte alors l'étincelle violette en bas à gauche de sa fenêtre, à côté de la messagerie. Pour une remise qu'il a préparée, Annuler la supprime et rend ses chèques au tiroir ; pour un dépôt ou une annulation de dépôt, Annuler fait le geste inverse — la remise qu'il a déposée redevient ouverte — et la fenêtre se met à jour. Annuler est refusé, avec son motif, sur une remise déjà déposée : annulez d'abord le dépôt.

Modifier ou supprimer une remise, l'assistant ne fait que le proposer — voyez Les propositions de l'assistant IA.

Un chèque déposé ne se modifie plus

Dès qu'un chèque est « Déposé », sa fenêtre s'ouvre en lecture seule : montant, dates, numéro, banque, type, catégorie et client sont grisés, et le bouton « Sauvegarder » n'apparaît plus. Il en va de même pour un chèque « Encaissé », « Rejeté » ou « Annulé ». La raison est comptable : la remise porte le dépôt, l'encaissement a produit ses écritures, et requalifier le chèque reviendrait à changer une écriture passée sans la contre-passer.

Ce qui reste possible sur un chèque déposé ou encaissé : le rapprocher de sa facture (Étape 2), les panneaux d'associations restant actifs, et consulter ses écritures.

Pour corriger un chèque déposé, annulez le dépôt de sa remise : le chèque repasse en « Nouveau » et redevient modifiable. Pour un chèque encaissé, la correction se fait en comptabilité.

Quand la ligne de remise apparaît enfin sur le relevé bancaire, il ne reste qu'à la rapprocher de la remise : les montants coïncident exactement, puisque c'est vous qui avez composé le bordereau.

Quand un chèque est rejeté

Un chèque sans provision revient. Depuis le menu « … » de la liste des chèques, « Rejeté par la banque » ouvre la fenêtre « Refus de chèque », où vous choisissez la raison du refus — chaque raison s'accompagne d'une explication et d'une action à envisager. La confirmation prévient : « Cette action est irréversible. »

Le chèque passe alors au statut « Rejeté », et la facture liée redevient non payée : elle réapparaît dans vos créances, ce qui est le comportement voulu. Côté banque, le rejet se traduit par un débit à identifier ; Biifor le rappelle au moment du refus : « Vous devrez associer ce chèque au débit bancaire correspondant en sélectionnant le type de transaction : 'Autre > Chèque rejeté' ».

Le détail de tous les statuts et de leurs enchaînements est dans Les statuts d'un chèque et d'une remise.