Réglages généraux de comptabilité
Type de comptabilité, longueur des numéros de comptes et comptes par défaut — l'écran qui décide de ce que Biifor fait quand rien de plus précis n'est renseigné.
À qui s'adresse cet article ? À la personne qui installe le dossier. C'est un écran qu'on remplit une fois et qu'on rouvre rarement.
Où trouver l'écran ? Menu Paramètres → Comptabilité → Paramètres généraux.
⚠️ La longueur des comptes : elle s'allonge, jamais l'inverse
Commençons par le seul réglage difficile à défaire.
Le champ Nombre de caractères des comptes (de 6 à 10) fixe la longueur de vos numéros de comptes. Il ne se règle que vers le haut : le champ n'accepte pas de valeur inférieure à celle déjà enregistrée. On peut allonger, jamais raccourcir.
Quand vous l'allongez, Biifor reprend les comptes qui existent déjà : vos comptes généraux et vos comptes collectifs sont complétés par des zéros jusqu'à la nouvelle longueur, sans que vous ayez rien à faire.
Une exception, et c'est elle qui compte : les comptes auxiliaires — le compte propre à chaque client et à chaque fournisseur — ne sont pas repris. Ceux qui existent gardent la longueur qu'ils avaient à leur création ; seuls les suivants prendront la nouvelle. Un dossier où l'on allonge tard se retrouve donc avec des comptes de tiers à deux formats, ce qui se voit sur les états et complique les rapprochements avec le cabinet. La distinction entre ces trois familles de comptes est expliquée dans Comptes généraux, auxiliaires et collectifs.
C'est donc un réglage de démarrage, à décider avant de créer ses premières fiches clients et fournisseurs, aux côtés de la numérotation des factures et de l'identifiant de collecte email. Ces décisions sont réunies dans Les réglages à faire avant de commencer.
En pratique : prenez la longueur de votre cabinet. Si vous chargez son fichier des écritures comptables et que ses numéros sont plus longs, le réglage s'élargit tout seul — et vos comptes généraux suivent. Raison de plus pour importer avant de paramétrer.
Le type de comptabilité
Le champ Type de comptabilité propose « Comptabilité d'engagement » et « Comptabilité de trésorerie ». Votre choix est enregistré, mais il n'a pas encore d'effet : Biifor ne produit aujourd'hui que de l'engagement. Le sujet, et le contournement possible, sont traités dans Biifor et la comptabilité de trésorerie.
Les comptes par défaut
Tout le reste de l'écran est fait de comptes, regroupés en quatre blocs repliables. Ce sont les comptes que Biifor emploie quand rien de plus précis n'est renseigné sur la pièce ou sur la fiche du partenaire. Ils sont déjà remplis à l'ouverture du dossier : le détail des affectations posées d'office est dans Le plan comptable livré avec votre dossier.
| Bloc | Ce qu'on y règle |
|---|---|
| Comptes de tiers par défaut | Les comptes généraux fournisseur, client et employé ; les acomptes ; la subvention à recevoir ; les comptes de TVA collectée, déductible et à décaisser ; l'organisme social |
| Comptes financiers par défaut | Caisse, chèques en portefeuille, remise de chèque, remise CB, virements internes |
| Comptes de charge par défaut | La charge non affectée, c'est-à-dire le compte d'attente ; les notes de frais, les charges sociales, les impôts, les pertes et les pertes de change, le salaire brut, la rémunération de gérance et les cotisations sociales du gérant |
| Comptes de produit par défaut | Le revenu non affecté ; les subventions, les profits, les intérêts perçus, les gains de change |
Deux comptes de charge méritent un mot : Rémunération de gérance et Cotisations sociales du gérant. Un dirigeant n'est pas un salarié, et sa rémunération ne relève pas des comptes de salaires — ce sont ces deux comptes-là qui sont employés quand le bénéficiaire d'une rémunération est un associé. Sur un dossier ouvert avant leur arrivée, ils pointent sur la charge non affectée : la rémunération part alors en compte d'attente, d'où elle reste visible et reclassable, mais il vaut mieux désigner les bons comptes une bonne fois.
Les deux comptes d'attente — Charge non affectée et Revenu non affecté — méritent une attention particulière : ce sont eux qui recueillent tout ce que Biifor n'a pas su imputer. Mettez-les sous surveillance pour les voir sur votre tableau de bord (Créer, surveiller et fusionner ses comptes) et videz-les régulièrement.
Une option à connaître
La case Activer les comptes créditeurs/débiteurs fait apparaître deux champs de plus : un compte général fournisseurs débiteurs et un compte général clients créditeurs. Ils servent à isoler les situations inversées — un fournisseur qui vous doit de l'argent, un client qui a payé d'avance — au lieu de les laisser en solde négatif sur le compte habituel. Activez-la si votre cabinet le demande.
Enregistrer
Le bouton Sauvegarder reste inactif tant que l'écran n'est pas complet : tous les comptes marqués d'une étoile sont obligatoires, et le message « Veuillez renseigner tous les paramètres » s'affiche tant qu'il en manque un. Un compte absent de la liste se crée au passage, par le bouton + du sélecteur.
Où va la suite
Ces comptes par défaut sont le dernier étage de la chaîne d'imputation : ils n'entrent en jeu que si la pièce et la fiche du partenaire n'ont rien dit. Les étages précédents sont décrits dans D'où viennent vos comptes d'imputation.