Les formats de fichiers acceptés, écran par écran
Ce que vous pouvez déposer dans Biifor : tout en pièce jointe, un format précis partout où le fichier est lu.
À qui s'adresse cet article ? À qui s'apprête à déposer un fichier et veut savoir, avant d'essayer, s'il sera accepté.
Où trouver l'écran ? Partout où Biifor vous demande un fichier : une section Pièces jointes, un bouton Importer, une fenêtre d'import.
La règle qui explique toutes les autres
Biifor fait deux choses très différentes avec un fichier, et c'est ce qui décide de ce qu'il accepte :
- il le range — c'est le cas des pièces jointes. Le fichier est conservé tel quel et vous est rendu à la demande. Aucun format n'est refusé ;
- il le lit — c'est le cas d'une facture à faire entrer, d'un relevé bancaire, d'un import CSV. Le contenu est analysé, alors le format doit être exactement celui attendu.
Retenez cette distinction et vous n'aurez plus à consulter le tableau : là où Biifor range, tout passe ; là où il lit, un seul format passe.
Les pièces jointes acceptent tout
La section Pièces jointes d'une facture, d'un devis, d'un emprunt, d'un
e-mail ou d'un message de discussion est un espace de rangement. Un PDF, une
photo, une archive .zip, un document de traitement de texte, un tableur, un
fichier signé électroniquement : tout se joint, et se retrouve sous son nom
d'origine.
Seul l'affichage dépend du format :
- un PDF ou une image s'ouvrent dans un onglet, par le bouton en forme d'œil ;
- tout autre fichier se récupère par le bouton de téléchargement, qui le rend tel qu'il a été déposé.
Une archive jointe n'est pas ouverte par Biifor : elle est conservée entière, à vous de la décompresser après l'avoir téléchargée. Si vous tenez à ce que chaque justificatif reste consultable depuis Biifor, déposez les documents un par un plutôt que l'archive — le sélecteur en accepte plusieurs à la fois.
Le tableau, écran par écran
| Ce que vous déposez | Depuis quel écran | Formats acceptés |
|---|---|---|
| Une pièce jointe | le détail d'un document, d'un e-mail ou d'un message | tous, sans restriction |
| Une facture à faire entrer | la liste des factures d'achat ou de vente | PDF uniquement |
| Une facture envoyée par un fournisseur | l'adresse de collecte par e-mail | PDF ; les archives reçues sont ouvertes, les autres formats signalés |
| Un relevé bancaire | la liste des relevés bancaires | PDF, 10 Mo au maximum par fichier |
| Des transactions bancaires | l'import CSV d'un compte | le fichier CSV téléchargé chez votre banque, sans retouche |
| Des clients ou des fournisseurs | l'import en masse | CSV |
| Un plan comptable ou un FEC | l'import comptable | CSV, et aussi tableur pour le plan comptable |
| Un logo, un avatar, une image d'article | les paramètres, la fiche d'un article | PNG, JPG |
Le cas de l'archive, qui n'a pas le même sens partout
Une archive .zip se comporte de trois façons selon l'endroit, et c'est la
source de confusion la plus fréquente :
| Où | Ce qui se passe |
|---|---|
| En pièce jointe d'un document | elle est conservée telle quelle, sans être ouverte |
| Reçue sur l'adresse de collecte par e-mail | elle est ouverte, et chaque facture qu'elle contient devient une facture d'achat |
| Sur un écran d'import (facture, relevé, CSV) | elle est refusée : le sélecteur ne la propose pas |
Dans le sens inverse, Biifor produit des archives : le téléchargement de
plusieurs pièces jointes, ou des PDF cochés dans une liste, vous rend toujours
un fichier .zip — voyez
Exporter une liste et télécharger.
Ce que le format ne décide pas
Deux refus qui n'ont rien à voir avec le format, et qu'on lui attribue à tort :
- la taille — un relevé bancaire au-delà de 10 Mo est écarté même en PDF ;
- le droit — ajouter une pièce à un document relève d'une autorisation distincte de celle de le modifier, et les pièces d'un e-mail déjà envoyé ne se retouchent plus. C'est détaillé dans Pièces jointes, notes internes et historique.