Créer ou compléter une fiche client

Un client se crée à la main

Contrairement à un fournisseur, qui naît le plus souvent tout seul à la lecture d'une facture, un client s'enregistre en général à la main, avant de lui adresser un premier document. Si vous importez vos factures de vente, Biifor tente bien de retrouver le client — mais uniquement par correspondance exacte du nom : comment vos clients sont reconnus. D'où la règle d'or de cette fiche : sa dénomination doit être exactement le nom qui figure sur vos factures.

Créer la fiche : l'assistant pas-à-pas

Le bouton Nouveau ouvre un assistant qui déroule les étapes :

1. Type. Organisation ou Particulier — ce choix n'existe que pour les clients.
2. Pays et identification (organisations). Choisissez le pays du client, puis cherchez l'entreprise dans le référentiel — le champ s'adapte : « Rechercher par RID/RIDET, nom ou raison sociale » en Nouvelle-Calédonie, « Rechercher par n° TAHITI… » en Polynésie, « Rechercher par SIRET/SIREN… » en France. Sélectionnez-la : raison sociale, identifiant et sigle se remplissent tout seuls. Seule la Dénomination est obligatoire.
3. Contact principal. Nom, email, téléphone de votre interlocuteur — c'est lui qui recevra vos factures par email. Pour un particulier, l'étape s'intitule Informations et compose la dénomination de la fiche — voir ci-dessous.
4. Adresse. Ne la bâclez pas : une facture doit porter l'adresse du client. L'assistant vous prévient — « L'adresse est incomplète. Elle doit être complétée pour pouvoir valider une facture ou un devis. »
5. Informations de vente. Numéro client, condition de paiement, devise de facturation, et le cas échéant l'exonération de TVA — cocher « Client exonéré de taxes » fait apparaître son motif d'exonération, qui sera imprimé sur toutes ses factures. Condition et devise peuvent rester vides : le champ affiche alors en grisé la valeur de vos paramètres de vente, et c'est elle qui s'applique à ce client.
6. Comptabilité. Les comptes du client et son solde initial — le détail est dans Rattacher un client à ses comptes comptables.

Terminez par Créer le client.

La dénomination d'un particulier : nom et prénom, dans quel ordre ?

Pour un client particulier, le nom de famille est obligatoire et la Dénomination de la fiche se compose sous vos yeux à partir du nom et du prénom, pendant la saisie : Nom Prénom par défaut, ou Prénom Nom si vous avez choisi cet ordre dans les paramètres de vente. Corrigez-la si besoin avant d'enregistrer : votre saisie l'emporte, et elle n'est plus recomposée ensuite. Changer le réglage ne modifie pas les fiches déjà créées.

Les six étapes, écran par écran

Le solde initial

À la création, le champ Solde initial client enregistre ce que ce client vous devait déjà avant Biifor — antériorité seulement. Le mode d'emploi complet est dans Reprendre les soldes antérieurs.

Compléter la fiche ensuite

Une fois la fiche créée, le crayon de la fiche — ou l'action Modifier de la liste — rouvre le formulaire, organisé en onglets :

• Ventes — numéro client, condition de paiement, devise de facturation, client exonéré de taxes et, quand la case est cochée, son motif d'exonération ; puis les réglages de vente propres à ce client, détaillés ci-dessous ;
• Automatisations — l'interrupteur « Association automatique des transactions bancaires avec la/les factures correspondantes » : Biifor tente de rapprocher chaque encaissement de ce client de ses factures non soldées ; et le tableau des identifiants OCR, où figurent les libellés retenus pour ce client à l'import de vos factures de vente ;
• Comptabilité — les trois comptes du client.

Des réglages de vente propres à ce client

Vos paramètres de vente valent pour tous vos clients. Quand l'un d'eux attend autre chose — un modèle de devis à ses couleurs, des conditions négociées, un e-mail qui le tutoie —, réglez-le sur sa fiche, onglet Ventes, bloc Réglages propres à ce client.

Une seule règle : ce qui est laissé vide reprend le paramètre du dossier, que le champ affiche en grisé. Chaque réglage se décide séparément : un client peut avoir son modèle de devis et hériter de tous les textes.

Ce qui se règle par client

Cinq blocs, repliés par défaut :

• Modèles de documents — le modèle PDF des devis, des factures et des avoirs de ce client, parmi vos modèles de documents ;
• Textes des documents — moyens de paiement, coordonnées bancaires, libellé des chèques, communs à tous ses documents. Les coordonnées bancaires s'insèrent depuis un compte du dossier par la liste Insérer…, comme au niveau du dossier ;
• Devis — durée de validité, conditions d'acceptation, acceptation automatique des avenants, sujet et corps de l'e-mail d'envoi et de rappel, pièces jointes d'envoi ;
• Factures — conditions générales, e-mails d'envoi et de relance, pièces jointes d'envoi ;
• Avoirs — conditions générales, e-mail d'envoi, pièces jointes d'envoi. Il n'existe pas de relance d'avoir : elle reprend celle des factures.

Les e-mails acceptent les mêmes variables insérables que vos paramètres de vente, proposées quand vous cliquez dans le champ.

Les pièces jointes d'envoi ne s'additionnent pas

Une pièce déposée sur la fiche remplace celles du dossier pour ce client ; sans pièce propre, celles du dossier sont jointes. Le bandeau au-dessus de chaque tableau dit lequel des deux cas s'applique, et Biifor demande confirmation au premier dépôt : si ce client doit aussi recevoir les pièces du dossier, déposez-les sur sa fiche. Déposer ou retirer une pièce demande deux droits : modifier les partenaires et gérer leurs pièces jointes.

Quand le réglage s'applique

Un réglage vaut pour les prochains documents de ce client : repris à la création du document, il reste modifiable dessus. Les documents déjà créés, brouillons ou émis, ne bougent pas, et ce que vous corrigez sur un document ne remonte jamais dans la fiche. Les e-mails sont composés à l'envoi, avec le réglage en vigueur.

Pour le reste, la fiche vit sa vie

Lire la fiche — solde, revenus, délai de paiement — est décrit dans Lire la fiche d'un client ou d'un fournisseur ; le détail des mouvements dans le relevé de compte ; et si le même client existe deux fois, fusionnez les deux fiches.