Créer, surveiller et fusionner ses comptes
Tenir son plan comptable au quotidien — créer un compte, le désactiver plutôt que le supprimer, le mettre sous surveillance, et fusionner deux comptes en doublon.
À qui s'adresse cet article ? À la personne qui tient le plan comptable — au démarrage, puis quelques minutes par mois.
Où trouver l'écran ? Menu Paramètres → Comptabilité → Plan comptable. Un compte se crée aussi depuis le bouton + de n'importe quel sélecteur de compte, partout dans l'application.
La liste des comptes
| # de compte | Libellé | Compte collectif | Solde | Solde d'ouverture | Actif | Surveillé | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 401000 | Fournisseurs | — | -312 400 XPF | 0 XPF | ✔ | — | ⋯ |
| 401SAB | Sable Vert SARL | 401000 | -125 000 XPF | 0 XPF | ✔ | — | ⋯ |
| 411BAT | Bâti Pacific | 411000 | 86 500 XPF | 150 000 XPF | ✔ | — | ⋯ |
| 471000 | Charge non affectée | — | 64 200 XPF | 0 XPF | ✔ | ✔ | ⋯ |
| 606400 | Fournitures de bureau | — | 112 613 XPF | 0 XPF | ✔ | — | ⋯ |
| 627100 | Frais bancaires (ancien) | — | 0 XPF | 0 XPF | — | — | ⋯ |
Les colonnes donnent le numéro, le libellé, le compte collectif de rattachement pour un auxiliaire, le solde, le solde d'ouverture et le solde d'ouverture restant, puis deux témoins : Actif et Surveillé.
Deux filtres sont toujours visibles — État et Surveillance. Le bouton Ajouter un filtre en propose d'autres : Numéro de compte, Libellé, Compte collectif, Solde.
Créer un compte
Bouton Nouveau — il n'apparaît que si vous avez l'autorisation de créer des comptes. Son voisin Importer des comptes en demande une de plus, la modification : voyez Importer son plan comptable ou un FEC.
Le formulaire commence par le choix du type — Compte général, Compte auxiliaire, Compte collectif — qui commande la suite. Si vous hésitez, la différence est expliquée dans Comptes généraux, auxiliaires et collectifs.
Ensuite :
Numéro de compte et Libellé sont obligatoires ;
le numéro compte dix caractères au plus, quel que soit le type — le champ s'arrête de lui-même, et la mention « 10 caractères au plus » sous le champ le rappelle. Le Nombre de caractères des comptes des réglages de comptabilité ne borne pas ce que vous saisissez ici : il ne sert qu'aux numéros que Biifor fabrique lui-même ;
le numéro d'un compte général ou collectif est unique dans le dossier. Un numéro déjà pris est refusé, à la création comme quand vous renumérotez un compte existant, et le message dit quoi faire :
Ce numéro est déjà porté par un autre compte du plan comptable. Choisissez un autre numéro, ou fusionnez ce compte dans celui qui existe déjà.
un compte auxiliaire réclame son Compte collectif, dont le préfixe remplit le Numéro de compte tant qu'il est vide — les dix caractères se comptent préfixe compris, il en reste sept après un
401; son code n'a besoin d'être unique que sous ce collectif — le même code peut désigner un client sous 411 et un fournisseur sous 401. Un code déjà pris sous le même collectif est refusé : « Ce code auxiliaire est déjà porté par un autre compte rattaché au même compte collectif. Choisissez un autre code. » ;un compte collectif peut porter un Préfixe pour compte auxiliaire, qui servira à fabriquer les numéros de ses tiers — trois caractères au plus, le champ n'en accepte pas davantage, et seulement pour les comptes créés ensuite : Le préfixe des comptes auxiliaires ;
un Solde initial se saisit sur les comptes généraux et collectifs — c'est ce qui permet de démarrer avec les soldes de votre ancien système.
Un compte « Écrit par l'assistant »
L'assistant IA peut créer un compte comptable à votre demande. Sa fenêtre, ouverte depuis le plan comptable, porte en bas à gauche, face à Sauvegarder, une étincelle violette : un clic dessus propose Conserver, qui retire la mention, et Annuler, qui supprime le compte et ferme la fenêtre. Dans le plan comptable, une étincelle violette accolée au numéro signale ces comptes, et le filtre Écrits par l'assistant n'affiche qu'eux.
Modifier ou supprimer un compte, l'assistant ne fait que le proposer — voyez Les propositions de l'assistant IA. Le détail est dans Ce que l'assistant IA écrit pour vous.
Désactiver plutôt que supprimer
L'interrupteur Compte actif est le bon outil pour retirer un compte de la circulation : « Si désactivé, ce compte n'apparaîtra pas dans les listes de sélection ». Il garde ses écritures et son solde, il cesse simplement d'être proposé.
La suppression, elle, est bien plus contrainte. L'action n'apparaît dans le menu ... d'une ligne que si le compte ne porte aucune écriture et n'a pas de partenaire rattaché — c'est volontaire, un compte mouvementé ne s'efface pas. Quand aucune action n'est possible sur une ligne, son menu affiche « Aucune action disponible ».
Mais ces deux conditions ne suffisent pas. Un compte peut être utilisé ailleurs sans porter la moindre écriture : comme compte par défaut dans les réglages de comptabilité, sur un groupe de marchandises, sur une taxe, sur un compte bancaire, sur un emprunt, sur une fiche de rémunération… Dans ce cas l'action Supprimer est bien proposée, mais Biifor refuse au moment de la suppression, avec un message qui nomme l'usage :
Le compte 411000 est utilisé comme « Compte général client par défaut » sur un objet de type « Paramètre »
Un compte utilisé à trois endroits affiche trois messages, un par usage : la liste est complète, vous n'avez pas à réessayer pour découvrir le suivant. Débranchez le compte des endroits nommés, puis relancez la suppression. Si vous ne comptez pas le débrancher, désactivez-le plutôt : le résultat visible est le même, sans rien casser.
⚠️ Un objet supprimé continue de retenir son compte. Un compte bancaire effacé, par exemple, garde sa trace et son compte comptable associé reste donc protégé — le message le dira.
Quand vous supprimez plusieurs comptes d'un coup, un compte refusé n'interrompt pas les autres : Biifor traite toute la sélection en une seule fois, affiche une synthèse du type « 4 comptes supprimés, 2 comptes refusés », et ouvre une fenêtre qui nomme chaque compte refusé avec son motif — voyez Supprimer plusieurs lignes d'un coup.
Mettre un compte sous surveillance
L'interrupteur Sous surveillance : « Si activé, ce compte apparaîtra dans le widget "Liste de surveillance" du tableau de bord ». C'est le geste à faire sur vos comptes d'attente 471 et 473, et sur tout compte dont vous voulez suivre le solde sans aller le chercher. La lecture du widget est décrite dans Surveiller des comptes clés.
Fusionner deux comptes
C'est l'outil de rattrapage : deux comptes existent pour la même chose — l'un créé par Biifor au fil de l'eau, l'autre venu de votre cabinet — et vous voulez n'en garder qu'un.
Menu ... de la ligne du compte à faire disparaître, action Fusionner. L'action n'apparaît que si le compte porte des écritures et si vous avez l'autorisation correspondante. Choisissez le compte cible, celui qui survit, puis Fusionner.
La fenêtre vous prévient, et le message dit exactement ce qui se passe :
Vous êtes sur le point de transférer toutes les données d'un compte vers un autre. Les écritures comptables existantes seront transférées dans ce nouveau compte. Tous les paramétrages impliquant ce compte seront aussi modifiés et utiliseront le compte cible. Cette action est irréversible !
Trois conséquences à avoir en tête :
- les écritures passées changent de compte, y compris celles déjà exportées ;
- les paramétrages qui pointaient vers le compte source — fiches partenaires, comptes par défaut, comptes de taxe — sont repointés vers la cible ;
- il n'y a pas de retour en arrière, et pas de seconde confirmation après le bouton.
Vérifiez donc le sens de la fusion avant de valider : c'est le compte source qui disparaît.
Un cas particulier : le compte rattaché à un compte bancaire — le 512 de votre banque — ne peut pas être la source d'une fusion. Biifor refuse, en nommant le compte bancaire et en donnant la marche à suivre :
Impossible de fusionner le compte 51200000 : il est rattaché au compte bancaire Compte courant et ce rattachement ne se modifie pas. Pour lui donner un autre numéro, fusionnez l'autre compte dans celui-ci, puis renumérotez-le.
Il peut en revanche être la cible : c'est précisément ainsi qu'on lui donne le numéro d'un autre compte — Changer le compte comptable ou le journal d'un compte bancaire.
Le compte à faire disparaître porte des comptes de tiers déjà présents sous la cible
Un compte collectif, ou un compte rattaché à un collectif, peut porter des comptes auxiliaires — ceux de vos fournisseurs ou de vos clients. En fusionnant, ces auxiliaires passent sous le compte cible. Or un même code ne peut exister qu'une seule fois sous un compte collectif : si un auxiliaire du compte source porte un code que la cible utilise déjà, Biifor refuse la fusion et ne déplace rien. Un message Fusion impossible nomme les codes en cause :
Impossible de fusionner le compte 401002 Fournisseurs divers dans le compte 401000 Fournisseurs : il porte des comptes auxiliaires dont le code est déjà utilisé sous le compte cible (ALIZES, SABLEVERT). Fusionnez d'abord ces comptes deux à deux, ou changez leur code, puis relancez la fusion.
Quand il y a plus de dix codes, le message en cite dix, puis « et N autre(s) ». Le compte source et ses auxiliaires sont intacts : vous pouvez corriger et recommencer.
Pour aboutir :
- Pour chaque code cité, vérifiez que les deux comptes de tiers désignent bien le même tiers — les libellés peuvent différer.
- Fusionnez le compte de tiers du compte source dans celui de la cible, par la même action Fusionner. Si ce n'est pas le même tiers, ou si le compte de tiers ne porte aucune écriture — l'action n'apparaît pas —, changez plutôt son code.
- Relancez la fusion des deux comptes : les auxiliaires restants passent sous la cible et le compte source disparaît.
Les deux gestes du quotidien
Une fois le plan en place, il n'y a plus grand-chose à faire :
- Vider les comptes d'attente, régulièrement — Résorber les comptes d'attente 471 et 473.
- Justifier un solde quand il surprend : cliquez sur le numéro de compte, ou passez par l'action Grand livre du menu ... de la ligne.