Créer, surveiller et fusionner ses comptes
Tenir son plan comptable au quotidien — créer un compte, le désactiver plutôt que le supprimer, le mettre sous surveillance, et fusionner deux comptes en doublon.
À qui s'adresse cet article ? À la personne qui tient le plan comptable — au démarrage, puis quelques minutes par mois.
Où trouver l'écran ? Menu Paramètres → Comptabilité → Plan comptable. Un compte se crée aussi depuis le bouton + de n'importe quel sélecteur de compte, partout dans l'application.
La liste des comptes
| # de compte | Libellé | Compte collectif | Solde | Solde d'ouverture | Actif | Surveillé | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 401000 | Fournisseurs | — | -312 400 XPF | 0 XPF | ✔ | — | ⋯ |
| 401SAB | Sable Vert SARL | 401000 | -125 000 XPF | 0 XPF | ✔ | — | ⋯ |
| 411BAT | Bâti Pacific | 411000 | 86 500 XPF | 150 000 XPF | ✔ | — | ⋯ |
| 471000 | Charge non affectée | — | 64 200 XPF | 0 XPF | ✔ | ✔ | ⋯ |
| 606400 | Fournitures de bureau | — | 112 613 XPF | 0 XPF | ✔ | — | ⋯ |
| 627100 | Frais bancaires (ancien) | — | 0 XPF | 0 XPF | — | — | ⋯ |
Les colonnes donnent le numéro, le libellé, le compte collectif de rattachement pour un auxiliaire, le solde, le solde d'ouverture et le solde d'ouverture restant, puis deux témoins : Actif et Surveillé.
Deux filtres sont toujours visibles — État et Surveillance. Le bouton Ajouter un filtre en propose d'autres : Numéro de compte, Libellé, Compte collectif, Solde.
Créer un compte
Bouton Nouveau — il n'apparaît que si vous avez l'autorisation de créer des comptes. Son voisin Importer des comptes en demande une de plus, la modification : voyez Importer son plan comptable ou un FEC.
Le formulaire commence par le choix du type — Compte général, Compte auxiliaire, Compte collectif — qui commande la suite. Si vous hésitez, la différence est expliquée dans Comptes généraux, auxiliaires et collectifs.
Ensuite :
- Numéro de compte et Libellé sont obligatoires ;
- un compte auxiliaire réclame son Compte collectif ;
- un compte collectif peut porter un Préfixe pour compte auxiliaire, qui servira à fabriquer les numéros de ses tiers ;
- un Solde initial se saisit sur les comptes généraux et collectifs — c'est ce qui permet de démarrer avec les soldes de votre ancien système.
Désactiver plutôt que supprimer
L'interrupteur Compte actif est le bon outil pour retirer un compte de la circulation : « Si désactivé, ce compte n'apparaîtra pas dans les listes de sélection ». Il garde ses écritures et son solde, il cesse simplement d'être proposé.
La suppression, elle, est bien plus contrainte. L'action n'apparaît dans le menu ... d'une ligne que si le compte ne porte aucune écriture et n'a pas de partenaire rattaché — c'est volontaire, un compte mouvementé ne s'efface pas. Quand aucune action n'est possible sur une ligne, son menu affiche « Aucune action disponible ».
Mais ces deux conditions ne suffisent pas. Un compte peut être utilisé ailleurs sans porter la moindre écriture : comme compte par défaut dans les réglages de comptabilité, sur un groupe de marchandises, sur une taxe, sur un compte bancaire, sur un emprunt, sur une fiche de rémunération… Dans ce cas l'action Supprimer est bien proposée, mais Biifor refuse au moment de la suppression, avec un message qui nomme l'usage :
Le compte 411000 est utilisé comme « Compte général client par défaut » sur un objet de type « Paramètre »
Un compte utilisé à trois endroits affiche trois messages, un par usage : la liste est complète, vous n'avez pas à réessayer pour découvrir le suivant. Débranchez le compte des endroits nommés, puis relancez la suppression. Si vous ne comptez pas le débrancher, désactivez-le plutôt : le résultat visible est le même, sans rien casser.
⚠️ Un objet supprimé continue de retenir son compte. Un compte bancaire effacé, par exemple, garde sa trace et son compte comptable associé reste donc protégé — le message le dira.
Quand vous supprimez plusieurs comptes d'un coup, un compte refusé n'interrompt pas les autres : Biifor traite toute la sélection, puis affiche une synthèse du type « 4 comptes supprimés, 2 comptes refusés », en plus du motif de chaque refus.
Mettre un compte sous surveillance
L'interrupteur Sous surveillance : « Si activé, ce compte apparaîtra dans le widget "Liste de surveillance" du tableau de bord ». C'est le geste à faire sur vos comptes d'attente 471 et 473, et sur tout compte dont vous voulez suivre le solde sans aller le chercher. La lecture du widget est décrite dans Surveiller des comptes clés.
Fusionner deux comptes
C'est l'outil de rattrapage : deux comptes existent pour la même chose — l'un créé par Biifor au fil de l'eau, l'autre venu de votre cabinet — et vous voulez n'en garder qu'un.
Menu ... de la ligne du compte à faire disparaître, action Fusionner. L'action n'apparaît que si le compte porte des écritures et si vous avez l'autorisation correspondante. Choisissez le compte cible, celui qui survit, puis Fusionner.
La fenêtre vous prévient, et le message dit exactement ce qui se passe :
Vous êtes sur le point de transférer toutes les données d'un compte vers un autre. Les écritures comptables existantes seront transférées dans ce nouveau compte. Tous les paramétrages impliquant ce compte seront aussi modifiés et utiliseront le compte cible. Cette action est irréversible !
Trois conséquences à avoir en tête :
- les écritures passées changent de compte, y compris celles déjà exportées ;
- les paramétrages qui pointaient vers le compte source — fiches partenaires, comptes par défaut, comptes de taxe — sont repointés vers la cible ;
- il n'y a pas de retour en arrière, et pas de seconde confirmation après le bouton.
Vérifiez donc le sens de la fusion avant de valider : c'est le compte source qui disparaît.
Les deux gestes du quotidien
Une fois le plan en place, il n'y a plus grand-chose à faire :
- Vider les comptes d'attente, régulièrement — Résorber les comptes d'attente 471 et 473.
- Justifier un solde quand il surprend : cliquez sur le numéro de compte, ou passez par l'action Grand livre du menu ... de la ligne.