Contrôler et valider une facture d'achat
Le parcours de contrôle d'une facture fournisseur, champ par champ, jusqu'à la validation qui la comptabilise.
À qui s'adresse cet article ? À toute personne qui reçoit les factures des fournisseurs et doit les vérifier avant qu'elles n'entrent en comptabilité : dirigeant, assistant(e) de gestion, comptable.
Où trouver l'écran ? Menu Achats → Factures, puis clic sur une ligne de la liste.
L'écran en deux colonnes
L'écran d'une facture d'achat affiche le document d'origine à gauche et le formulaire à droite. Tout le contrôle consiste à comparer les deux : ce que dit le PDF, et ce que Biifor a reporté dans les champs.
Tant que la facture est au statut « À traiter », rien n'est enregistré en comptabilité : vous pouvez corriger librement.
Le parcours de contrôle
- Vérifiez les champs marqués d'une étincelle violette ✦ en les comparant au PDF. Ce sont les valeurs lues automatiquement — le détail de cette vérification est dans Vérifier les données extraites par la lecture automatique.
- Complétez ce qui manque. Quatre champs sont obligatoires : le Fournisseur, la Référence (le numéro de la facture chez le fournisseur), la Date de la facture et la Date d'échéance.
- Contrôlez les montants : Montant TTC et Taxe ; le Montant HT se calcule tout seul. Si la taxe se répartit sur plusieurs taux ou que le montant lu ne colle pas, voyez Saisir ou ventiler la taxe. Si la facture est en euros ou en dollars, voyez Traiter une facture en devise étrangère.
- Vérifiez le compte d'imputation proposé dans la section Imputations — d'où il vient, et comment répartir la facture sur plusieurs comptes si elle mélange plusieurs types de dépenses.
- Sauvegardez, puis validez.
Les dates, en deux clics
À côté de la date d'échéance, les boutons Comptant, +15, +30 et +45 calent l'échéance sur la date de facture, majorée du nombre de jours choisi.
Le bouton Valider
Valider est l'action qui compte : elle fait passer la facture de « À traiter » à « Validée » et produit ses écritures comptables.
Le bouton reste grisé tant que quelque chose bloque :
- des champs obligatoires manquent — survolez le bouton, ils sont mis en évidence ;
- la lecture automatique n'est pas terminée, ou s'est arrêtée sur un problème non résolu.
Des modifications pas encore sauvegardées ne bloquent pas : Valider les enregistre d'abord, puis valide la facture — l'infobulle affiche alors « Enregistrer et valider la facture ». Si l'enregistrement est refusé, rien n'est validé et votre saisie reste à l'écran.
Quand la validation passe, un message vert « Facture validée » le confirme. Il peut être accompagné d'un message orange « Montant de taxe incohérent avec sa base » : la facture est validée quand même, mais une ligne de sa ventilation de taxe mérite un contrôle — voyez La base ne correspond pas au montant.
Il peut aussi être suivi d'un message bleu « Ce document a été rapproché automatiquement de la transaction bancaire du JJ/MM/AAAA qui l'a payé » : le paiement était déjà passé sur votre compte bancaire, Biifor l'a reconnu, et la facture ressort directement « Payée » — voyez ci-dessous.
Après la validation
Une facture validée se verrouille : ses champs ne sont plus modifiables, à trois exceptions près — la note interne, le libellé, et l'associé sur une note de frais. De quoi corriger un intitulé sans rien dévalider.
Pour revenir en arrière, le menu Autres actions propose « Annuler la validation » : la facture repasse « À traiter » et ses écritures sont annulées.
La suite de la vie de la facture — « Part. payée », « Payée » — se joue au moment du règlement : voyez Suivre le paiement d'une facture d'achat. Elle peut d'ailleurs être déjà jouée : si le paiement est passé sur votre compte bancaire avant que la facture n'arrive dans Biifor, et que le rapprochement automatique est actif, la validation cherche aussitôt, parmi les transactions du fournisseur restées à rapprocher, celle qui a exactement le montant de la facture et qui est datée le jour de la facture ou après. Trouvée, elle est associée : la facture ressort « Payée », la transaction « Justifié », et le message cite la date de la transaction. Rien à faire de plus. Si le libellé bancaire cite une autre facture du même fournisseur et du même montant, c'est celle-là qui est rapprochée et la vôtre reste « Validée » : le panneau Associations potentielles vous la propose alors à un clic.
Pour vos fournisseurs récurrents, Biifor peut valider leurs factures tout seul — le rapprochement suit alors de la même façon.
Une facture validée par l'assistant
L'assistant IA peut valider ou dévalider une facture d'achat à votre demande. La facture porte alors une étincelle violette en haut de l'écran, entre le livre de la documentation et le bouton Messagerie. Un clic dessus propose Annuler, qui défait son geste : une facture qu'il a validée redevient un brouillon, une facture qu'il a dévalidée est de nouveau validée, et vous restez sur la facture. Conserver retire la mention, tout comme valider ou dévalider vous-même la facture. Dans la liste des factures d'achat, une étincelle violette signale ces factures, et le filtre Écrits par l'assistant n'affiche qu'elles.
Modifier une facture d'achat, l'assistant ne fait que le proposer — voyez Les propositions de l'assistant IA. Le détail est dans Ce que l'assistant IA écrit pour vous.