Contrôler et valider une facture d'achat
Le parcours de contrôle d'une facture fournisseur, champ par champ, jusqu'à la validation qui la comptabilise.
À qui s'adresse cet article ? À toute personne qui reçoit les factures des fournisseurs et doit les vérifier avant qu'elles n'entrent en comptabilité : dirigeant, assistant(e) de gestion, comptable.
Où trouver l'écran ? Menu Achats → Factures, puis clic sur une ligne de la liste.
L'écran en deux colonnes
L'écran d'une facture d'achat affiche le document d'origine à gauche et le formulaire à droite. Tout le contrôle consiste à comparer les deux : ce que dit le PDF, et ce que Biifor a reporté dans les champs.
Tant que la facture est au statut « À traiter », rien n'est enregistré en comptabilité : vous pouvez corriger librement.
Le parcours de contrôle
- Vérifiez les champs marqués d'une étincelle violette ✦ en les comparant au PDF. Ce sont les valeurs lues automatiquement — le détail de cette vérification est dans Vérifier les données extraites par la lecture automatique.
- Complétez ce qui manque. Quatre champs sont obligatoires : le Fournisseur, la Référence (le numéro de la facture chez le fournisseur), la Date de la facture et la Date d'échéance.
- Contrôlez les montants : Montant TTC et Taxe ; le Montant HT se calcule tout seul. Si la taxe se répartit sur plusieurs taux ou que le montant lu ne colle pas, voyez Saisir ou ventiler la taxe. Si la facture est en euros ou en dollars, voyez Traiter une facture en devise étrangère.
- Vérifiez le compte d'imputation proposé dans la section Imputations — d'où il vient, et comment répartir la facture sur plusieurs comptes si elle mélange plusieurs types de dépenses.
- Sauvegardez, puis validez.
Les dates, en deux clics
À côté de la date d'échéance, les boutons Comptant, +15, +30 et +45 calent l'échéance sur la date de facture, majorée du nombre de jours choisi.
Le bouton Valider
Valider est l'action qui compte : elle fait passer la facture de « À traiter » à « Validée » et produit ses écritures comptables.
Le bouton reste grisé tant que quelque chose bloque :
- des champs obligatoires manquent — survolez le bouton, ils sont mis en évidence ;
- des modifications ne sont pas sauvegardées — l'infobulle affiche « Enregistrez d'abord vos modifications » ;
- la lecture automatique n'est pas terminée, ou s'est arrêtée sur un problème non résolu.
Après la validation
Une facture validée se verrouille : ses champs ne sont plus modifiables, à trois exceptions près — la note interne, le libellé, et l'associé sur une note de frais. De quoi corriger un intitulé sans rien dévalider.
Pour revenir en arrière, le menu Autres actions propose « Annuler la validation » : la facture repasse « À traiter » et ses écritures sont annulées.
La suite de la vie de la facture — « Part. payée », « Payée » — se joue au moment du règlement : voyez Suivre le paiement d'une facture d'achat. Et pour vos fournisseurs récurrents, Biifor peut valider leurs factures tout seul.