Rapprocher un règlement partiel ou groupé
Traiter un virement qui couvre plusieurs factures, ou qui n'en solde qu'une partie — le rapprochement partiel et le groupe d'associations équilibré.
À qui s'adresse cet article ? À qui reçoit un acompte, ou un virement unique qui règle plusieurs factures d'un coup — les deux cas où la coche ligne à ligne ne suffit plus.
Où trouver l'écran ? Menu Banque → Transactions bancaires, détail de la transaction, panneau Associations potentielles — le même écran que pour le rapprochement simple.
Le règlement partiel : ajuster le montant à solder
Le cas courant n'est pas l'acompte : un acompte donne normalement lieu à une facture d'acompte, qui se rapproche une pour une comme n'importe quelle facture. C'est plutôt le virement dont toutes les factures ne sont pas encore dans Biifor.
Un client vous vire 100 000 XPF pour solder trois factures, dont une seule est entrée, pour 40 000 XPF. Dans les Associations potentielles, associez cette facture : elle passe « Payée », et la transaction reste « Part. rapproché » avec 60 000 XPF encore à justifier — en attente des deux factures manquantes. Le jour où elles entrent, elles apparaissent dans le même panneau et achèvent le rapprochement.
L'ajustement joue dans l'autre sens aussi. Si la transaction ne couvre qu'une partie d'une facture, saisissez le montant réellement employé dans le champ Montant à solder de la facture, puis cliquez sur la coche verte : la transaction passe « Justifié » — tout son montant est employé — et la facture reste « Part. payée » pour le reste, qui se rapprochera du prochain versement.
Pour une ligne validée seule, ce champ ne joue qu'à la baisse : l'association ne dépasse jamais le plus petit des deux restes, celui de la facture et celui de la transaction. Au-delà, la coche verte de la ligne se grise, avec l'infobulle « Montant supérieur au reste à associer : cochez la ligne et validez en groupe ». Couvrir davantage suppose une pièce de plus — un second versement, ou le groupe décrit plus bas.
Quand le règlement dépasse la facture
Le cas inverse du règlement partiel : le client paie plus que sa facture, ou vous réglez un fournisseur au-delà de ce que vous lui deviez. Biifor ne refuse pas l'excédent et ne le fait pas disparaître — il en fait une somme acquise au partenaire, qui servira plus tard.
Le geste se fait en deux temps :
- Associez la facture pour son montant, comme d'habitude. La transaction reste « Part. rapproché » : il lui reste du montant non employé.
- Ouvrez le menu « … » du panneau Associations potentielles et choisissez « Trop perçu » — ou « Trop payé » selon le sens de la transaction. La transaction passe « Justifié ».
Et quand il n'y a aucune facture à associer — un client qui paie sans facture ouverte, par exemple — passez directement au second temps. Le panneau Associations potentielles est affiché, vide, avec son menu « … » : « Trop perçu » y déclare toute la somme. Le même geste vaut pour un chèque reçu.
L'action s'exécute sans confirmation et porte tout ce qui reste à rapprocher sur la transaction : on ne choisit pas le montant. Associez donc d'abord toutes les factures concernées — ce qui reste après elles est ce qui sera déclaré en trop-perçu. Seule exception : la part de la transaction imputée ailleurs que sur le compte du partenaire n'est jamais déclarée en trop-perçu (voir ci-dessous). Si vous venez de modifier la transaction sans l'enregistrer — son partenaire, par exemple —, Biifor l'enregistre d'abord, puis déclare le trop-perçu sur cette version.
L'excédent se loge au compte du partenaire : au crédit pour un client qui a trop payé, au débit pour un fournisseur qui vous doit un retour. Vous le retrouvez sur sa fiche, dans son solde et son relevé de compte (lire la fiche d'un partenaire).
Le trop-perçu est plus petit que le reste à associer ?
Le trop-perçu ne porte que ce que la transaction impute au compte du partenaire. C'est le cas ordinaire : un encaissement client qualifié sans autre précision est imputé en totalité au compte du client, et « Trop perçu » en déclare tout le reste. Il en va de même quand c'est une règle d'automatisation qui a imputé la transaction au compte du client : le trop-perçu prend simplement la place de cette imputation, et ce qui était déjà associé à des factures reste au compte du client.
Quand une partie de la transaction a été imputée ailleurs — sur un compte de produit, un compte d'attente, le compte d'un autre partenaire —, par une règle ou dans la fenêtre Gérer des imputations, cette part n'est pas du trop-perçu, et Biifor ne la touche pas :
- seule la part imputée au compte du partenaire devient le trop-perçu ;
- le reste demeure à justifier : la transaction reste « Part. rapproché », avec un Reste à associer plus petit. Revoyez sa ventilation si ce reste n'a rien à y faire ;
- si rien n'est imputé au compte du partenaire, l'action est refusée, avec le message « Rien à déclarer en trop payé/perçu ». Rien n'est enregistré : corrigez la ventilation, puis recommencez.
Un virement reçu par erreur, remboursé au client
Un client vous vire une somme qui ne correspond à rien — un règlement en double, une erreur de destinataire — et vous la lui remboursez. Deux transactions bancaires, deux temps :
- Sur l'encaissement, qualifié en encaissement client, déclarez un Trop perçu depuis le menu « … » du panneau Associations potentielles, comme ci-dessus. La transaction est justifiée, et la somme est acquise au client.
- Sur le remboursement — le virement que vous avez émis —, qualifié en remboursement client, ouvrez le panneau Associations potentielles : le trop-perçu y apparaît. Associez-le avec la coche verte. Le remboursement est justifié, et le compte du client revient à zéro.
C'est le second chemin décrit dans Consommer un trop-perçu : on part toujours de la pièce d'en face, ici le remboursement, jamais de l'encaissement qui porte le trop-perçu.
Consommer un trop-perçu
Deux sorties, et une seule règle à retenir : on part toujours de la pièce d'en face, jamais de la transaction qui porte le trop-perçu.
- Régulariser une nouvelle facture. Ouvrez la nouvelle facture du partenaire : le trop-perçu apparaît dans ses Associations potentielles, comme n'importe quelle pièce à rapprocher. Associez-le, en totalité ou en partie — le reliquat demeure disponible pour la suivante.
- Rembourser le partenaire. Le remboursement passe par une transaction bancaire, que vous associez ensuite au trop-perçu.
Le trop-perçu ne se propose pas depuis la transaction bancaire où vous l'avez enregistré : c'est depuis la facture, l'avoir ou le remboursement que vous le verrez apparaître.
Et avec un avoir ? Un avoir émis au même partenaire va dans le même sens que le trop-perçu — dans les deux cas, vous devez quelque chose au client. Deux pièces de même sens ne se lettrent pas entre elles : il faut la facture qui les absorbe toutes les deux. C'est exactement le rôle du groupe d'associations décrit ci-dessous — cochez la facture, l'avoir et le trop-perçu, et validez quand la balance tombe à zéro.
Le règlement groupé : cocher, équilibrer, valider
Quand un virement couvre plusieurs factures — trois factures de Bâti Pacific payées d'un coup —, ne les associez pas une à une : cochez les lignes concernées. La barre de titre bascule en mode groupe et affiche le Cumul des associations et la Balance du groupe ; les coches individuelles se désactivent (infobulle « Utilisez la validation de groupe »).
La coche verte de la barre de titre — « Créer le groupe d'associations » — reste grisée tant que la balance du groupe n'est pas exactement 0, avec l'infobulle « Le groupe n'est pas équilibré ». Ajustez les montants à solder, ou intégrez au groupe les pièces qui l'équilibrent : un avoir, par exemple, affiché en négatif.
Pourquoi un avoir ne s'associe qu'en groupe
Certaines lignes, marquées en rouge, ne peuvent s'associer qu'au sein d'un groupe : leur coche est barrée, avec l'infobulle « Cette association ne peut se faire qu'au sein d'un groupe ». C'est typiquement le cas d'un avoir.
La raison est comptable. Un avoir client et un encaissement client vont dans le même sens : tous deux viennent diminuer ce que le client vous doit. Or deux pièces de même sens ne peuvent pas s'éteindre l'une l'autre — il faut en face une pièce de sens contraire, c'est-à-dire une facture.
Dans un groupe, Biifor fait précisément cela en arrière-plan : il ne lettre pas l'avoir avec la transaction, il lettre l'avoir avec une facture du groupe, et la transaction avec ce qui reste. D'où les deux conditions du mécanisme : un groupe doit contenir au moins une facture, et sa balance doit tomber à zéro.
Des factures nettes d'un avoir
Quand le fournisseur a déduit un avoir de ce qu'il vous réclame, le paiement est potentiallement plus petit que les factures qu'il solde. Vous payez 10 000 XPF à Bâti Pacific pour deux factures de 25 000 et 15 000 XPF, nettes d'un avoir de 30 000 XPF.
Cochez les deux factures et l'avoir, puis saisissez dans Montant à solder ce que chaque pièce solde réellement : 25 000 et 15 000 XPF sur les factures, 30 000 XPF sur l'avoir. Le montant proposé à l'ouverture est borné par la transaction — 10 000 XPF — : remplacez-le. Le champ accepte tout le reste de la pièce, même au-delà de ce qui reste à associer sur la transaction : c'est la Balance du groupe qui contrôle l'ensemble. Ici, 10 000 − 40 000 + 30 000 = 0, et la coche verte de la barre de titre s'active.
| Type | Date | Référence | Reste à rapprocher | Montant à solder | |
|---|---|---|---|---|---|
| ☑ | Facture client | 05/07/2026 | FA-2026-027 · Bâti Pacific | 60 000 XPF | 60 000 |
| ☑ | Facture client | 12/07/2026 | FA-2026-029 · Bâti Pacific | 45 000 XPF | 45 000 |
| ☐ | Avoir client | 15/07/2026 | AV-2026-004 · Bâti Pacific | -5 000 XPF | 5 000 |
Quand la balance tombe à zéro, la coche verte s'active : un clic lettre toutes les lignes cochées avec la transaction, en un seul groupe.
Le lettrage groupé n'existe que sur les écrans bancaires — transactions bancaires, chèques, espèces, cartes, encaissements carte. Depuis une facture, on associe ligne à ligne.
Un groupe ne mêle jamais deux fiches partenaire
Une balance à zéro ne suffit pas : toutes les pièces d'un groupe doivent concerner le même partenaire. Le cas se présente quand la transaction est saisie sans partenaire — le panneau propose alors les pièces de toutes les fiches qui partagent le même compte comptable, sans que rien à l'écran ne le signale.
Le groupe est alors refusé en bloc : aucune association n'est créée, pas même celles qui étaient justes. Le message nomme les deux tiers, et le tableau se recharge. S'il s'agit de deux entreprises distinctes, traitez-les séparément, un groupe par partenaire ; s'il s'agit du même fournisseur en double, fusionnez les deux fiches — le compte comptable partagé rend le lettrage cohérent, pas les soldes de chaque fiche.