Enregistrer des transactions en espèces

Saisir les encaissements et les dépenses réglés en liquide, et les rapprocher de leurs factures comme n'importe quel autre règlement.

À qui s'adresse cet article ? À qui reçoit ou dépense du liquide et veut que ces mouvements figurent dans Biifor comme les autres, notamment pour solder les factures qu'ils règlent.

Où trouver l'écran ? Menu Banque → Transactions en espèces, une fois le sous-module activé. Le bouton « + » du menu propose « Saisir une transaction en espèces ».

Une transaction en espèces est une opération unique : un client vous règle 45 000 XPF en liquide, et c'est tout. Contrairement à une remise de chèques ou à un versement carte, il n'y a rien à décomposer — c'est pourquoi ce module est plus simple que ses voisins, et pourquoi il reste à part.

Le liquide ne passant par aucun compte bancaire, rien ne remonte tout seul : si vous ne saisissez pas le mouvement, il n'existe pas dans Biifor. C'est le seul flux entièrement à votre main.

Saisir un mouvement

Le bouton « Nouvelle », la ligne d'ajout en pied de tableau ou le bouton « + » du menu ouvrent la fenêtre « Transaction en espèces » :

Type de mouvement — « Recette » pour un encaissement, « Dépense » pour un paiement en liquide ;
Libellé — court et parlant : c'est lui que vous relirez dans six mois ;
Montant de la transaction et Date de la transaction ;
Type de transaction — la nature de l'opération, qui détermine la contrepartie comptable comme pour une transaction bancaire ;
selon le type choisi, le client, le fournisseur ou l'associé concerné — c'est cette information qui restreindra ensuite les factures proposées.

Rapprocher de la facture

La fenêtre porte les mêmes panneaux d'associations que toute autre pièce : « Associations potentielles » propose les factures non soldées du tiers désigné, « Associations existantes » montre ce qui est déjà lié. Le geste est celui décrit dans Rapprocher un paiement de sa facture.

Les statuts sont ceux des transactions bancaires, moins le premier : une transaction en espèces naît directement « À rapprocher », puisque vous en avez saisi tous les éléments, puis passe à « Part. rapproché » et « Justifié » au fil des associations.

Ce que cet écran ne fait pas

Ce n'est pas une caisse enregistreuse. Biifor ne tient pas de fond de caisse et ne ventile pas une recette journalière par mode d'encaissement : chaque mouvement se saisit un par un, rattaché à un tiers. Voir la limite exposée dans Quand une ligne bancaire cache plusieurs opérations.

Pour un commerce qui encaisse beaucoup de petites sommes en liquide, ce module n'est donc pas le bon outil de tenue de caisse. Il convient en revanche parfaitement aux mouvements ponctuels : un client qui règle sa facture en espèces, un achat payé de la main à la main, un apport ou un retrait d'associé.

Suivre et exporter

La liste s'exporte en CSV depuis la barre d'outils, et le menu de chaque ligne permet de signaler un problème sur un mouvement à éclaircir — un montant dont vous n'êtes plus sûr, un justificatif manquant. Le drapeau reste visible dans la liste jusqu'à ce que vous le retiriez.