Transformer un devis : acompte, situation, solde
Facturer un devis accepté en une ou plusieurs fois — acompte à la commande, factures d'avancement, facture de solde — et solder ce qui ne sera jamais facturé.
À qui s'adresse cet article ? À qui facture un chantier ou une prestation en plusieurs fois — un usage surtout répandu dans le bâtiment — comme à qui veut simplement transformer un devis accepté en facture, en un clic.
Où trouver l'écran ? Menu Ventes → Devis, clic sur un devis au statut « Accepté ».
Trois boutons pour facturer
Dès qu'un devis est accepté, sa page affiche la carte « Facturez en un instant ! » et ses trois boutons :
- Acompte — une facture d'acompte, à la commande ;
- Avancement — une facture de situation, au fil du chantier ;
- Facture — la facture qui solde le devis.
Chaque bouton crée une facture en brouillon, pré-remplie depuis le devis, que vous validez ensuite comme n'importe quelle facture. Le cas simple — tout facturer d'un coup — se résume donc à un clic sur Facture. Les statuts du devis suivent le mouvement : « Acompte », « Part. fact. », puis « Facturé ».
L'acompte
Le bouton Acompte ouvre la modale « Saisir un acompte ». Le montant se saisit au choix en pourcentage du devis, en montant HT ou en montant TTC — un bouton fait tourner le mode.
L'acompte encaissé sera automatiquement déduit de la facture finale (ligne « Utilisation acompte TTC encaissé » dans ses totaux).
Les factures d'avancement
Le bouton Avancement crée une facture de situation : vous y indiquez, ligne par ligne, la part du devis réalisée depuis la dernière situation.
| Désignation | Quantité | Prix HT | Avancement précédent | Nouvel avancement | Montant HT |
|---|---|---|---|---|---|
| Gros œuvre | 1 | 2 000 000 XPF | 30 % | % 55 | 500 000 XPF |
| Second œuvre | 1 | 800 000 XPF | — | % 20 | 160 000 XPF |
Le devis affiche en retour un tableau « Avancement des lignes du devis », qui cumule ce qui a déjà été facturé sur chaque ligne, et la carte « Synthèse du devis » totalise devis, acompte, facturé et à facturer.
Une limite à connaître : les factures d'avancement ne sont pas possibles sur un devis saisi en TTC. Le bouton est alors grisé, avec l'infobulle « Non disponible en facturation TTC ». Si vous prévoyez des situations, gardez vos devis en mode HT.
L'échéancier de paiement du devis
En option — activable dans vos paramètres de vente, sur demande si vous ne la voyez pas — le devis peut porter un échéancier de paiement défini ligne par ligne : pour chaque ligne, le bouton « Définir un échéancier » découpe le montant en échéances (pourcentage, libellé, montant). L'échéancier s'imprime sur le devis : le client sait dès la signature quand il paiera quoi. Tant qu'aucun échéancier n'est posé, la section affiche « Aucun échéancier de paiement défini. »
Solder le devis
Le bouton Facture crée la facture finale : le solde du devis, déduction faite des situations déjà facturées et de l'acompte. Une fois tout facturé, le devis passe au statut « Facturé » — la suite se joue côté encaissements.
Cette facture peut ressortir à zéro, et c'est normal : quand l'acompte déjà encaissé couvre exactement ce qui reste à constater, votre client n'a plus rien à payer. Elle se valide comme les autres — n'allez pas gonfler un avancement de quelques francs pour la faire passer. C'est même la seule facture qui solde l'avance versée : sans elle, l'acompte resterait au crédit de votre client sans prestation en face. Voyez Je ne peux pas valider ma facture si le bouton Valider vous résiste.
Facturer moins que le devis : réduire ou clôturer
Il arrive que la prestation réelle soit plus petite que le devis — un chantier écourté, une option abandonnée. Sans rien faire, le devis resterait indéfiniment « à facturer » pour la différence. Trois gestes permettent de solder la situation :
- réduire une ligne — dans le tableau « Avancement des lignes du devis », le menu ⋮ de la ligne propose « Régler le plafond de la ligne » : vous indiquez, en pourcentage, en montant HT ou en quantité, le niveau au-delà duquel elle ne sera plus facturable. Les 70 m² conservés d'un devis de 100 m² restent facturables, les 30 autres ne le seront jamais ;
- clôturer une ligne — le même menu propose « Clôturer la ligne » : la prestation s'arrête à ce qui a déjà été facturé, le reste ne sera jamais facturé ;
- clôturer le devis — le bouton Clôturer, à côté de Acompte, Avancement et Facture, clôture d'un coup toutes les lignes encore ouvertes. Facturer le solde et clôturer sont deux façons d'en finir avec un devis : elles se prennent au même endroit.
Après clôture, le reste à facturer tombe à zéro et le devis passe « Facturé » — il disparaît de vos devis restant à facturer. Une exception : si un acompte encaissé n'a pas encore été facturé, le devis reste « Partiellement facturé » et garde un seul bouton, « Solder l'acompte » — voyez ci-dessous. Le montant du devis d'origine, lui, ne bouge jamais : la synthèse le renomme « Devis d'origine » et ajoute une ligne « Total du contrat » (ce qui est réellement dû) et un « Écart au devis » signé. Les lignes concernées portent un badge « Réduite à X % » ou « Clôturée », et une facture de situation ne peut plus dépasser le plafond d'une ligne.
Le cas de l'acompte : une ligne qui a reçu plus d'acompte que ce que vous voulez lui facturer est plafonnée au niveau de l'acompte versé, pas en dessous — un message vous le dit au moment du geste. Le trop-perçu se rend au client par un avoir, émis après la facture de solde.
Clôturer ne suffit pas à solder un acompte. Tant que l'avance encaissée n'a pas de facture qui la constate, le devis reste « Partiellement facturé » et un bandeau le dit : « Ce devis est clôturé, l'acompte reste à solder. » La carte d'actions se réduit alors à un seul geste, « Solder l'acompte » — Acompte et Avancement disparaissent, le contrat étant déjà couvert. Ce dernier bouton émet la facture qui constate la prestation et vide le compte d'avances de votre client ; elle ressort à zéro, se valide, et le devis passe enfin « Facturé ».
C'est réversible : une fois le devis clôturé et l'acompte soldé, les boutons de facturation disparaissent — il n'y a plus rien à facturer — et un bandeau orange prend leur place en tête de la fiche pour le dire. Son bouton Rouvrir remet à 100 % les plafonds que vous avez posés, tant qu'aucune facture de solde n'existe — même en brouillon ; supprimez le brouillon pour rendre la main. Après un solde validé, la correction passe par un avoir, comme aujourd'hui.
Sur un contrat modifié par un avenant, une prestation remplacée reste close : la rouvrir la ferait réapparaître à côté de celle qui la remplace. Le bandeau et son bouton Rouvrir ne s'affichent donc que si une réduction ou une clôture que vous avez décidée reste en place — sur un devis simplement amendé, ils n'apparaissent pas.
Facturer plus que le devis : l'avenant
L'inverse arrive tout autant : du matériel non prévu au devis, une quantité revue à la hausse, un prix à réviser en cours de chantier. Un devis signé ne se modifie pas — il s'amende. Sur un devis accepté, le bouton crayon de la barre d'outils ouvre un avenant en brouillon, déjà rempli du contrat tel qu'il est aujourd'hui, qui s'édite comme un devis et se fait accepter comme lui.
Une fois l'avenant accepté, le tableau d'avancement et vos factures suivent : une prestation de 5 portée à 8 se lit une ligne de 8, et non une ligne de 5 plus une de 3.
C'est un sujet à part entière — création du brouillon, saisie en valeur totale, acceptation automatique, correction d'un simple libellé : tout est dans Modifier un devis accepté : les avenants.
Depuis la facturation : si le besoin apparaît alors que vous préparez une facture issue du devis, la ligne « Il manque une ligne, une quantité ou un prix a changé ? », en pied du tableau des articles, y mène. Sur une facture de solde, elle prévient d'abord que le brouillon sera supprimé — il repose sur le contrat qui va changer.