Qu'est-ce qu'une note de frais dans Biifor ?
Il n'y a pas de module de notes de frais — une note de frais est une facture d'achat dont la dette est portée par un associé.
À qui s'adresse cet article ? À qui cherche « Notes de frais » dans le menu — et ne le trouve pas.
Pas un module : une case sur la facture
Vous ne trouverez pas d'écran « Notes de frais » dans Biifor, et ce n'est pas un oubli. Une note de frais est une facture d'achat comme les autres, qui porte simplement une case cochée : « Note de frais », avec la désignation de l'associé qui a payé. Elle vit dans la même liste, suit la même lecture automatique, le même contrôle et la même validation que toutes vos factures.
Conséquence directe : une note de frais correspond à un justificatif — la note du restaurant, la facture de la station-service. Elle ne centralise pas les dépenses d'un mois dans un décompte à lignes multiples : trois tickets font trois notes de frais.
Ce qui change vraiment : à qui vous devez de l'argent
Sur une facture ordinaire, valider crée une dette envers le fournisseur — c'est lui que vous paierez. Sur une note de frais, le fournisseur a déjà été payé par la personne qui a avancé l'argent. Lui créer une dette serait faux : vous ne devez plus rien au Poisson Perché, vous devez le montant du déjeuner à votre associé.
C'est exactement ce que fait la case « Note de frais » : elle déplace la dette du fournisseur vers le compte de l'associé. Le remboursement devient alors une affaire entre l'entreprise et lui — et pour un associé, il n'a pas toujours lieu : la somme peut simplement rester à son crédit.
Qui peut être l'acheteur ?
Seul un associé peut être désigné comme acheteur d'une note de frais. Biifor y veille : sans acheteur, la sauvegarde est refusée avec le message « Acheteur manquant ». Les associés se déclarent sur leur propre écran — voir Gérer ses associés.
Il n'y a pas de circuit de notes de frais pour les salariés : leurs remboursements relèvent de la paie, pas des factures d'achat.
Les reconnaître dans la liste
Dans la liste des factures, une note de frais porte une icône de ticket dans la colonne des indicateurs ; l'infobulle affiche le nom de la personne concernée.
| Fournisseur | Référence | Statut | Montant TTC | Indicateurs |
|---|---|---|---|---|
| Sable Vert SARL | 2026-1187 | À traiter | 122 000 XPF | |
| Le Poisson Perché | T-88214 | Payée | 9 700 XPF |
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Marie Tavaearai
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| Cocotier Télécom | FA-2026-0455 | Payée | 18 400 XPF | ⚙ |
Pour le pas-à-pas — faire entrer le justificatif, cocher la case, valider — voir Enregistrer une dépense payée par un associé.