Les achats dans Biifor
Le parcours d'une facture fournisseur dans Biifor, de son arrivée à son paiement, et les guides pour chaque étape.
À qui s'adresse cet article ? À toute personne qui réceptionne, contrôle et suit les factures des fournisseurs : dirigeant, assistant(e) de gestion, comptable.
Où trouver l'écran ? Menu Achats → Factures.
Le principe : un document, une chaîne
Dans Biifor, une facture d'achat part toujours d'un document — vous ne saisissez jamais une facture « à blanc » (pourquoi ?). Une fois le document entré, le parcours est toujours le même :
Seule l'étape 1 change selon la façon dont le document arrive. Tout le reste est identique.
Étape 1 — faire entrer le document
| Vous avez… | Le bon chemin | Le guide |
|---|---|---|
| Le PDF sous la main | Bouton Importer ou glisser-déposer sur la liste | Importer depuis l'écran |
| Des fournisseurs qui envoient par email | Votre adresse de collecte dédiée | Collecter par email |
| Une facture papier | L'application mobile, qui la photographie et l'envoie | Scanner avec le mobile |
| Un logiciel qui produit déjà vos factures | Une connexion par clé API | Connecter un logiciel tiers |
Quel que soit le chemin, toutes les factures atterrissent au même endroit : la liste Achats → Factures.
Étape 2 — Biifor lit la facture
Dès l'arrivée du document, la lecture automatique extrait les informations : fournisseur, référence, dates, montants. Les champs remplis automatiquement portent une étincelle violette : c'est le signal « à vérifier ». Ce que fait la lecture automatique, et ce qu'elle ne fait pas détaille ses forces et ses limites ; le fournisseur, lui, est reconnu par son numéro d'identification.
Étape 3 — vous contrôlez
C'est votre partie du travail : vérifier les données extraites, contrôler le compte d'imputation proposé, la taxe, et compléter ce qui manque.
Étape 4 — la validation comptabilise
Tant qu'une facture est « À traiter », elle ne pèse nulle part. C'est le bouton Valider qui génère les écritures comptables — le guide Contrôler et valider une facture d'achat décrit ce qu'il faut vérifier avant. Pour vos fournisseurs récurrents, une validation automatique peut faire ce geste à votre place.
Étape 5 — suivre le paiement
Une fois validée, la facture entre dans le suivi des échéances : la colonne Montant dû indique ce qu'il reste à payer, une cloche rouge signale les retards. Le rapprochement avec le paiement se fait le plus efficacement depuis le module Banque — Suivre le paiement d'une facture d'achat donne le mode d'emploi.
Et les cas particuliers ?
Une dépense payée de sa poche par un associé se traite comme une note de frais. La signification exacte de chaque statut est au registre Les statuts d'une facture d'achat.