Rôles et autorisations : comment ça marche
Comprendre le modèle de droits de Biifor — rôles standard, rôles personnalisés et autorisations par objet — avant de donner des accès.
À qui s'adresse cet article ? Au dirigeant qui s'apprête à donner des accès et veut comprendre le modèle avant de cocher des cases.
Où trouver les écrans ? Menu Paramètres → Utilisateurs — mais cet article n'est pas une procédure : il explique la logique.
Trois notions, un seul modèle
Le contrôle d'accès de Biifor repose sur trois notions emboîtées :
- L'autorisation est le grain le plus fin : le droit de faire une chose précise sur un type d'objet — voir les factures de vente, créer une transaction en espèces, valider une facture d'achat. La liste complète est dans Les autorisations par objet.
- Le rôle est un paquet d'autorisations qui porte un nom. Biifor fournit des rôles standard, prêts à l'emploi ; vous pouvez créer vos rôles personnalisés.
- L'utilisateur reçoit un rôle — puis, si besoin, des ajustements individuels par-dessus : partir d'un rôle et décocher (ou ajouter) quelques autorisations, c'est le geste décrit dans Attribuer un rôle.
Ce que les autorisations changent à l'écran
Une autorisation absente ne grise pas un bouton : elle fait disparaître ce qu'elle protège. Sans accès au module Banque, le menu Banque n'existe pas pour cet utilisateur. Sans le droit de supprimer, le menu de la ligne ne propose pas la suppression. C'est pourquoi deux collègues peuvent voir des écrans différents sur le même dossier — c'est voulu, et c'est réversible à tout moment.
Les autorisations suivent un motif régulier, objet par objet : voir, créer, modifier, supprimer, complétées d'actions métier propres à chaque objet (valider une facture, envoyer un devis, rapprocher un paiement…). « Voir » est la clé d'entrée : sans elle, le reste n'a pas de support.
L'exemple classique : facturer sans voir la banque
« Je veux qu'il prépare les factures sans voir la banque » — c'est exactement ce que le modèle sait faire. Donnez à votre collaborateur les autorisations du module Ventes (voir, créer, modifier les factures) et aucune autorisation du module Banque : il travaillera dans les ventes, et le menu Banque, les soldes et les transactions n'apparaîtront tout simplement pas chez lui. Vous gardez la validation pour vous ? Ne lui donnez pas « valider » : il préparera des brouillons que vous validerez.
Rôle standard, rôle personnalisé ou ajustement : que choisir ?
- Un rôle standard suffit dans la plupart des cas — commencez toujours là.
- Un ajustement individuel convient pour une exception ponctuelle : un utilisateur, une case en plus ou en moins.
- Un rôle personnalisé s'impose dès que plusieurs personnes doivent recevoir le même jeu de droits : vous le définissez une fois, vous l'attribuez à chacun, et une modification du rôle vaut pour tous.
Et pour vérifier ce que verra réellement la personne, la simulation de rôle vous met à sa place en un clic.