Créer ou compléter une fiche client

Un client se crée à la main

Contrairement à un fournisseur, qui naît le plus souvent tout seul à la lecture d'une facture, un client s'enregistre en général à la main, avant de lui adresser un premier document. Si vous importez vos factures de vente, Biifor tente bien de retrouver le client — mais uniquement par correspondance exacte du nom : comment vos clients sont reconnus. D'où la règle d'or de cette fiche : sa dénomination doit être exactement le nom qui figure sur vos factures.

Créer la fiche : l'assistant pas-à-pas

Le bouton Nouveau ouvre un assistant qui déroule les étapes :

1. Type. Organisation ou Particulier — ce choix n'existe que pour les clients.
2. Pays et identification (organisations). Choisissez le pays du client, puis cherchez l'entreprise dans le référentiel — le champ s'adapte : « Rechercher par RID/RIDET, nom ou raison sociale » en Nouvelle-Calédonie, « Rechercher par n° TAHITI… » en Polynésie, « Rechercher par SIRET/SIREN… » en France. Sélectionnez-la : raison sociale, identifiant et sigle se remplissent tout seuls. Seule la Dénomination est obligatoire.
3. Contact principal. Nom, email, téléphone de votre interlocuteur — c'est lui qui recevra vos factures par email.
4. Adresse. Ne la bâclez pas : une facture doit porter l'adresse du client. L'assistant vous prévient — « L'adresse est incomplète. Elle doit être complétée pour pouvoir valider une facture ou un devis. »
5. Informations de vente. Numéro client, condition de paiement, devise de facturation, et le cas échéant l'exonération de TGC — cocher « Client exonéré de taxes » fait apparaître son motif d'exonération, qui sera imprimé sur toutes ses factures.
6. Comptabilité. Les comptes du client et son solde initial — le détail est dans Rattacher un client à ses comptes comptables.

Terminez par Créer le client.

Les six étapes, écran par écran

Le solde initial

À la création, le champ Solde initial client enregistre ce que ce client vous devait déjà avant Biifor — antériorité seulement. Le mode d'emploi complet est dans Reprendre les soldes antérieurs.

Compléter la fiche ensuite

Une fois la fiche créée, le crayon de la fiche — ou l'action Modifier de la liste — rouvre le formulaire, organisé en onglets :

• Ventes — numéro client, condition de paiement, devise de facturation, client exonéré de taxes et, quand la case est cochée, son motif d'exonération ;
• Automatisations — l'interrupteur « Association automatique des transactions bancaires avec la/les factures correspondantes » : Biifor tente de rapprocher chaque encaissement de ce client de ses factures non soldées ; et le tableau des identifiants OCR, où figurent les libellés retenus pour ce client à l'import de vos factures de vente ;
• Comptabilité — les trois comptes du client.

Pour le reste, la fiche vit sa vie

Lire la fiche — solde, revenus, délai de paiement — est décrit dans Lire la fiche d'un client ou d'un fournisseur ; le détail des mouvements dans le relevé de compte ; et si le même client existe deux fois, fusionnez les deux fiches.