Exporter sa comptabilité
Produire le fichier attendu par votre cabinet, avec ou sans pièces jointes — et l'unique précaution à prendre avant de modifier une écriture déjà exportée.
À qui s'adresse cet article ? À la personne qui transmet la comptabilité de la période au cabinet, ou au comptable qui récupère la matière pour son logiciel de production.
Où trouver l'écran ? Menu Comptabilité → Journaux, bouton Exporter. L'historique est derrière le bouton Historique des exports.
Avant de cliquer : posez vos filtres
La fenêtre d'export reprend les filtres de la liste. C'est donc sur la liste des écritures que vous choisissez ce qui part : le ou les journaux, et la période. Filtrez d'abord, exportez ensuite — la fenêtre vous les rappelle en clair.
Choisir le format
Les formats proposés s'adaptent aux principaux logiciels du marché : Quadratus, Sage 100, Sage GE (Coala), Teogest, ComptaXL et sa variante Web — plus le FEC, le fichier des écritures comptables.
Deux repères pour choisir :
- Si votre cabinet vous a dit son logiciel, prenez le format du logiciel : il reprend au plus près sa structure.
- Dans le doute, prenez le FEC. C'est le format normalisé : il est normalement exploitable par tous les logiciels comptables.
Si le format dont vous avez besoin ne figure pas dans la liste, contactez-nous : la liste s'enrichit à la demande.
Les pièces jointes
Cochez Inclure les pièces jointes ? pour ajouter à l'archive les justificatifs des écritures — les PDF et les photos de vos factures. Votre cabinet reçoit alors les écritures et leurs pièces, d'un seul envoi.
Une précision qui évite un malentendu : ce que l'archive emporte, c'est le justificatif de chaque écriture, autrement dit le PDF ou la photo de la facture elle-même. Les fichiers ajoutés à la main dans la section Pièces jointes d'un document — bon de livraison, échange de courriers — ne partent pas : ils restent dans Biifor et se transmettent à part si le cabinet les réclame. Voyez Pièces jointes, notes internes et historique.
Une deuxième case apparaît alors : Réduire la taille des pièces jointes ? Elle compresse les PDF et les images copiés dans l'archive, jusqu'à −90 % sur les photos prises depuis l'application mobile, tout en gardant une qualité suffisante pour lire les champs des factures. C'est la case à cocher dès que l'archive doit passer par email.
Rassurez-vous sur un point : les pièces jointes d'origine ne sont pas modifiées. Seule la copie ajoutée à l'archive est compressée — vos justificatifs restent intacts dans Biifor.
Tous les formats ne transportent pas les pièces jointes. Si votre logiciel n'en attend pas, la case reste sans effet : en cas de doute, demandez à votre cabinet.
Lancer, puis récupérer le fichier
Le bouton Lancer l'export ferme la fenêtre et met l'export en fabrication. Ce n'est pas instantané : dans l'historique, la colonne Statut suit l'avancement, et c'est elle qu'il faut regarder.
| Statut | Ce que ça veut dire | Ce que vous pouvez faire |
|---|---|---|
| En attente, puis Export en cours | le fichier se fabrique | patienter, puis Recharger les données |
| Export terminé | le fichier est prêt | Télécharger |
| Export échoué | le fichier n'a pas pu être produit | Voir l'erreur, puis relancer un nouvel export |
Un email est envoyé à la personne qui a lancé l'export dès que le fichier est disponible — mais pas en cas d'échec. Si l'email n'arrive pas, ouvrez l'historique : c'est la colonne Statut qui dit ce qu'il en est, pas votre boîte de réception.
Quand l'export a échoué
Un export Export échoué n'a pas produit de fichier. Le bouton Voir l'erreur, à côté du statut, affiche la cause et le journal de l'export. Dans la plupart des cas, il suffit de relancer un nouvel export ; si l'échec se reproduit, contactez le support en lui transmettant la cause affichée.
Deux précisions :
- Biifor réessaie de lui-même un export qui a échoué, plusieurs fois pendant une dizaine de minutes. Un export Export échoué peut donc repasser Export en cours puis Export terminé sans que vous ayez rien fait : rechargez avant de relancer.
- Un export échoué se supprime comme un autre, pour faire le ménage dans l'historique.
Quand l'archive est incomplète
Si une pièce jointe n'a pas pu être récupérée, l'export aboutit quand même : l'archive est produite sans elle. Un triangle d'alerte apparaît alors à côté du statut Export terminé, avec le message « Archive incomplète : certaines pièces jointes manquent ou ont été renommées ». Cliquez-le : la liste des pièces concernées s'affiche, avec l'écriture à laquelle chacune se rattache, pour que vous puissiez la transmettre à part à votre cabinet.
Le même triangle signale les pièces renommées dans l'archive : quand la référence d'une
écriture contient un caractère interdit dans un nom de fichier — un / dans un numéro de
facture fournisseur, par exemple —, la pièce est nommée 001-2025.pdf au lieu de
001/2025.pdf, et deux écritures portant la même référence donnent deux fichiers
distincts. Les écritures elles-mêmes gardent leur référence d'origine.
L'historique
Menu Comptabilité → Journaux, bouton Historique des exports : chaque ligne porte son journal, sa date, son format et son statut, et l'action Télécharger apparaît dès que le fichier est disponible. Vous pouvez filtrer l'historique par Journal, Date d'export et Format, supprimer une ligne, ou en cocher plusieurs pour les supprimer d'un coup. Supprimer un export supprime le fichier, pas les écritures.
Un export en attente ou en cours ne se supprime pas : sa case à cocher est absente et sa corbeille grisée, avec le message « Suppression impossible tant que l'export est en cours ». Attendez qu'il se termine — ou qu'il échoue — pour le supprimer.
Quand aucun export n'a encore été lancé, la liste affiche « Aucun export effectué ».
Ce que l'export emporte, et ce qu'il laisse
- Il emporte les écritures comptabilisées et pas encore exportées de la période et des journaux filtrés.
- Il laisse celles des journaux réglés pour ne pas être exportés — voyez l'interrupteur « Exporter les écritures ? » dans Paramétrer ses journaux et ses types d'écritures.
- Pour renvoyer une période déjà transmise, cochez « Écritures exportées » sur la liste avant d'ouvrir la fenêtre : la ligne « Exporter à nouveau les écritures déjà exportées ? » passe alors à Oui.
⚠️ Une écriture déjà exportée ne doit plus bouger
C'est le point le plus important de cet article, et le seul qui puisse coûter cher.
Une écriture déjà exportée ne se corrige jamais d'un seul côté. Le passage dans un export marque l'écriture, mais ne la fige pas : rien ne vous empêche de la modifier ensuite dans Biifor. Votre logiciel de production comptable, lui, a déjà reçu la version précédente — et un nouvel export de la même période y produira des doublons. Si vous devez corriger après un export, reportez la correction dans les deux outils. L'erreur ne déclenche aucune alerte : elle se découvre des semaines plus tard, au moment de la révision.
Concrètement, si vous corrigez le document dont l'écriture est issue sans prévenir votre cabinet, la correction n'existe que chez vous et les deux comptabilités divergent.
La règle : si vous devez corriger une écriture déjà exportée, prévenez votre cabinet et convenez avec lui de la correction — un réexport de sa part, ou une écriture de correction de la sienne. Ne réexportez jamais une période transmise sans l'avoir dit.
La façon d'éviter le problème, c'est de ne pas exporter trop tôt : les contrôles à passer avant sont listés dans Boucler une période : les contrôles avant export.