Pourquoi une facture validée n'est plus modifiable

La validation change la nature du document

Tant qu'une facture est en brouillon, elle vous appartient : vous la modifiez, la complétez, la supprimez librement. En cliquant sur Valider, vous changez sa nature. Biifor lui attribue son numéro définitif, génère le PDF et la comptabilise. À partir de là, la facture n'est plus un document de travail : c'est une pièce opposable, remise à votre client et inscrite dans vos comptes.

C'est pour cela qu'elle ne se modifie plus, et ce n'est pas un choix de Biifor : la réglementation interdit de modifier une facture émise. Un logiciel qui le permettrait vous mettrait en défaut. Trois raisons se superposent à cette règle :

• Votre client détient un exemplaire. Si le vôtre pouvait changer après coup, les deux documents divergeraient — et le sien ferait foi contre vous.
• La numérotation est continue. Chaque numéro est attribué une fois, sans trou ni réutilisation ; supprimer une facture validée créerait un trou dans la séquence — voyez Pourquoi votre numérotation est définitive.
• La comptabilité a enregistré. La facture a produit ses écritures ; les modifier silencieusement rendrait vos comptes invérifiables.

Ce qui reste possible après validation

Tout ce qui n'altère pas le document reste ouvert : envoyer la facture par email, la relancer, la dupliquer pour préparer la suivante, rapprocher les paiements — et modifier la note interne, qui n'apparaît jamais sur le PDF.

Et la suppression ? Elle dépend de l'origine de la facture

C'est une différence que l'on découvre souvent au mauvais moment, et elle est importante quand on hésite encore entre les deux façons de travailler (facturer avec Biifor ou importer ?) :

• Une facture de vente émise depuis Biifor et validée ne se supprime pas. Le menu refuse, avec le message « La suppression des factures validées n'est pas autorisée. Vous devez émettre un avoir pour annuler la facture ». La seule sortie est l'avoir, décrit ci-dessous.
• Une facture de vente importée, elle, se supprime. Le document a été émis par un autre logiciel, c'est lui qui porte la numérotation et l'obligation légale ; ce que vous avez dans Biifor n'en est qu'une copie de suivi.

Autrement dit, émettre depuis Biifor vous engage davantage — et c'est exactement ce qui rend la facture opposable.

Une réserve s'ajoute à ces deux règles, quelle que soit l'origine du document : une facture sur laquelle un avoir a été établi ne se supprime pas tant que cet avoir existe. L'effacer laisserait l'avoir sans la facture qu'il corrige, et donc sans objet. Biifor refuse alors la suppression avec un message qui nomme l'avoir qui retient la facture :

Suppression impossible — la facture est référencée par l'avoir AV-2026-0012

Supprimez d'abord l'avoir désigné, s'il est lui-même supprimable ; la facture se supprime ensuite normalement.

Le chemin de correction : l'avoir

Corriger une facture validée ne se fait pas en l'éditant, mais en émettant un avoir — un document en négatif qui annule tout ou partie de la facture, avec son propre numéro. Le menu Autres actions de la facture propose trois variantes :

• Émettre un avoir : crée un brouillon d'avoir identique à la facture, que vous ajustez avant de le valider — pour une correction partielle ;
• Annuler par un avoir : crée et rapproche automatiquement un avoir identique — la facture est annulée, l'histoire s'arrête là ;
• Modifier la facture : enchaîne les deux gestes — un avoir annule la facture, et un nouveau brouillon de facture s'ouvre pour repartir corrigé.

Le pas à pas est dans Émettre un avoir ou annuler une facture.