Paramétrer un compte : libellé, solde initial, compte et journal

Libellé, IBAN et type de compte

Le Libellé est le nom du compte partout dans Biifor — préférez un nom parlant et court (« Compte courant », « Compte épargne »), ou les initiales de la banque, à son nom technique complet.

Ce n'est pas qu'une question de goût : ce libellé s'affiche dans la colonne Compte de la liste des transactions bancaires, sur chaque ligne. Un nom à rallonge y mange la largeur dont ont besoin le libellé d'opération et le partenaire, et vous fait travailler à l'étroit toute la journée.

L'IBAN identifie le compte, et c'est lui qui garantit qu'un même compte réel n'est enregistré qu'une seule fois. Il est obligatoire pour un compte courant créé en gestion manuelle, contrôlé à la saisie — longueur propre au pays, clé de contrôle — et unique : un IBAN déjà porté par un autre compte du dossier est refusé, et le message nomme ce compte. Recopiez-le tel qu'il figure sur votre relevé : Biifor le regroupe par quatre caractères et le passe en majuscules au fil de la frappe.

Une faute de frappe se corrige directement sur la fiche, tant que le compte n'est pas connecté à votre banque. Sur un compte synchronisé, l'IBAN vient de la banque : il s'affiche, mais ne se modifie pas.

Le Titulaire et la Domiciliation sont facultatifs, et ne servent qu'à une chose : composer les coordonnées bancaires que vous insérez sur vos factures. Le titulaire vide, c'est la raison sociale du dossier qui est retenue — affichée en grisé dans le champ. Renseignez-le quand le compte est au nom d'un autre : une entreprise individuelle dont le compte est au nom propre, une dénomination que la banque a abrégée, un compte détenu par une autre entité. Un titulaire qui ne concorde pas est un motif de rejet du virement. La domiciliation — banque et agence — n'a pas de valeur par défaut : vide, elle est simplement omise des coordonnées. Les deux se modifient à tout moment, même sur un compte connecté à votre banque.

Le Type de compte dit ce que votre banque vous a vendu — compte courant, compte d'épargne, compte à terme, compte carte, compte de prêt, compte de négociation, compte de placement monétaire, compte de découvert, ou « Autre ». La liste est fermée : on choisit, on ne saisit pas. Vous pouvez la modifier à tout moment.

Ce type est une caractéristique du compte, pas une permission : il n'interdit aujourd'hui aucune opération. Il sert à ce que Biifor sache distinguer un compte du quotidien d'un compte de placement, là où la distinction compte.

Qui le renseigne :

• un compte que vous créez à la main est un compte courant si vous ne choisissez rien — corrigez-le tout de suite si ce n'en est pas un ;
• un compte connecté à votre banque est qualifié automatiquement, d'après ce que la banque déclare. Si vous corrigez ensuite ce type, une synchronisation ne réécrit pas votre correction ;
• un compte créé avant l'arrivée de ce champ peut rester « Non renseigné », et cela ne l'empêche de rien. Vous pouvez le qualifier quand vous voulez, ou laisser le champ vide.

Le solde initial : recopiez-le, à la bonne date

Le Solde initial se saisit à la main, dans tous les cas — même pour un compte synchronisé. Recopiez le solde figurant sur votre relevé bancaire à la date de reprise du compte : c'est le point de départ du calcul, selon la formule solde initial + transactions = solde affiché.

Deux choses à savoir :

• un solde initial faux est le premier suspect quand le solde Biifor diffère de celui de la banque (mon solde Biifor diffère) ;
• il n'a aucune incidence sur le rapprochement de vos factures, contrairement au solde initial d'un client ou d'un fournisseur. Vous pouvez le corriger à tout moment : Biifor refait l'écriture qui va avec.

Compte et journal : où vont les écritures

Les champs Compte et Journal rattachent le compte bancaire à votre comptabilité : toutes les écritures issues des transactions de ce compte s'y enregistreront.

Ces deux champs se choisissent à la création du compte bancaire, et ne se modifient plus ensuite : la fenêtre Mettre à jour le compte bancaire les affiche en lecture seule. La raison : toutes les écritures des transactions du compte et son solde initial vivent sur ce compte comptable ; en changer le rattachement laisserait l'historique sur l'ancien compte, avec un solde de banque faux des deux côtés. Si le compte de la banque doit porter un autre numéro, ou le journal un autre code, la marche à suivre existe — Changer le compte comptable ou le journal d'un compte bancaire.

Si votre historique comptable (fichier FEC) a été importé, les journaux existent déjà : il ne reste qu'à choisir le bon journal pour chaque compte bancaire. Sinon, créez-les d'abord — Paramétrer ses journaux et ses types d'écritures donne le mode d'emploi. En pratique : un compte bancaire, un compte comptable dédié, un journal de banque dédié.

Les autres réglages

• Date de reprise : la frontière de l'historique traité. Sa modification vers une date plus récente supprime définitivement les transactions antérieures — Biifor demande confirmation (quelle date de reprise choisir ?).
• Responsable synchronisation : la personne qui détient les identifiants bancaires et peut refaire l'authentification forte (qui peut faire la synchronisation).
• Traitement automatique : ce que Biifor fait d'un relevé bancaire déposé sur ce compte, du simple classement à l'import des transactions (choisir le traitement automatique).
• Afficher sur le dashboard : le compte apparaît, ou non, dans le suivi de trésorerie de votre tableau de bord.

Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer — le bouton reste grisé tant que le formulaire est incomplet.