Identifier les clients derrière un encaissement carte
Décomposer le versement groupé reçu pour les paiements par carte, en désignant les clients concernés et les factures qu'ils règlent.
À qui s'adresse cet article ? À qui encaisse par carte et reçoit de son établissement un versement global, sans savoir à quels clients ni à quelles factures le rattacher.
Où trouver l'écran ? Menu Banque → Encaissements carte, une fois le sous-module activé. Le bouton « + » du menu propose « Saisir un encaissement carte ».
Le versement que vous recevez regroupe plusieurs paiements clients en une seule ligne bancaire. Cet écran sert uniquement à renseigner le ou les clients qui ont payé par carte, puis à choisir les factures correspondantes. Rien de plus — et c'est déjà ce qui manquait pour rapprocher la ligne.
Créer un encaissement carte
Le bouton « Nouveau », la ligne d'ajout en pied de tableau ou le bouton « + » du menu ouvrent la fenêtre « Encaissement carte ».
Les champs à renseigner :
- Type de mouvement — « Recette » dans le cas courant d'un encaissement, « Dépense » pour un remboursement à un client ;
- Libellé, Montant de la transaction et Date de la transaction ;
- Prestataire de paiement — l'établissement qui vous verse les fonds ;
- N° de transaction — facultatif, mais c'est la référence qui vous permettra de retrouver l'opération dans le relevé de votre prestataire ;
- Type de transaction — il détermine la nature comptable de l'opération ;
- Client — l'information décisive : elle restreint les factures proposées à celles de ce client.
Choisir les factures
Une fois le client désigné, le panneau « Associations potentielles » liste ses factures non soldées. Saisissez le montant à solder ligne par ligne et validez : le geste est celui décrit dans Rapprocher un paiement de sa facture. Un encaissement peut couvrir plusieurs factures d'un même client ; l'indicateur « Reste à associer » vous dit ce qui n'est pas encore imputé.
Plusieurs clients dans un même versement
C'est le cas le plus fréquent, et la raison d'être du module : créez un encaissement carte par client. Trois clients dans le versement du jour, trois encaissements. Chacun porte le montant payé par son client et se rapproche de ses propres factures.
La ligne bancaire, elle, reste unique : quand le versement global arrive sur le compte, rapprochez-la des encaissements que vous avez créés — la somme doit tomber juste. Un règlement groupé de ce genre est traité dans Rapprocher un règlement partiel ou groupé.
Cet écran n'est pas une caisse enregistreuse : il ne ventile pas votre recette du jour par mode d'encaissement. Il relie des paiements par carte à des factures existantes, client par client — la limite est exposée dans Quand une ligne bancaire cache plusieurs opérations.
Suivre l'avancement
Les encaissements carte ont les mêmes statuts que les transactions bancaires : « À traiter » tant que la saisie est incomplète, « À rapprocher » une fois enregistrée, « Part. rapproché » puis « Justifié » au fil des associations. Le menu de la ligne permet aussi de signaler un problème sur un encaissement douteux, pour y revenir plus tard sans le perdre de vue.