Paramétrer ses journaux et ses types d'écritures
Créer et fusionner ses journaux, décider lesquels partent à l'export, et rattacher chaque type d'opération au bon journal.
À qui s'adresse cet article ? Au comptable qui veut retrouver ses codes journaux dans l'export, et à qui se demande pourquoi telle opération atterrit dans tel journal.
Où trouver les écrans ? Menu Paramètres → Comptabilité → Journaux et Paramètres → Comptabilité → Types d'écritures.
Les journaux
L'écran Journaux comptables liste vos journaux. Une zone Recherche... filtre sur le libellé. Le bouton Nouveau en crée un ; un clic sur une ligne l'ouvre.
Quatre champs :
| Champ | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Code journal | Le code court qui apparaît sur chaque écriture — cinq caractères au maximum |
| Libellé | Le nom lisible du journal |
| Type de journal | Journal de banque ou Autres journaux |
| Exporter les écritures ? | Un interrupteur : si vous le coupez, les écritures de ce journal ne partent pas dans les exports |
Ce dernier réglage est le plus structurant. Il sert quand une partie de votre comptabilité est tenue ailleurs : coupez le journal concerné, et son contenu reste dans Biifor sans polluer ce que reçoit votre cabinet. Vérifiez-le avant votre premier export (Exporter sa comptabilité).
Vous n'avez sans doute pas à les créer
Si vous avez chargé le fichier des écritures comptables de votre cabinet, vos journaux sont déjà là, avec vos codes — c'est l'un des apports du chargement (Pourquoi Biifor demande le FEC). Sinon, Biifor démarre avec un jeu de journaux standard, que vous pouvez renommer — ils sont listés dans Le plan comptable livré avec votre dossier.
Fusionner deux journaux
Même logique que pour les comptes : menu ... de la ligne, action Fusionner, choix du journal cible. Le message d'avertissement est explicite :
Vous êtes sur le point de transférer toutes les données d'un journal vers un autre. Les écritures comptables existantes seront transférées dans ce nouveau journal. Tous les paramétrages impliquant ce journal seront aussi modifiés et utiliseront le journal cible. Cette action est irréversible !
Deux journaux ne peuvent fusionner que s'ils sont du même type : un journal de banque ne se fusionne pas avec un autre journal. Un journal rattaché à un compte bancaire ne se fusionne pas non plus.
Les types d'écritures
Menu Paramètres → Comptabilité → Types d'écritures. Cet écran liste toutes les natures d'opérations que Biifor sait comptabiliser : facture fournisseur, facture client, encaissement client, paiement fournisseur, remise de chèque, encaissement d'espèces, virement interne, subvention, écriture de transfert…
Cette liste est un référentiel figé : vous ne pouvez ni en ajouter, ni en supprimer. Un clic sur une ligne ouvre le type, et un seul champ y est modifiable : le Journal associé.
À quoi ça sert, concrètement
C'est l'aiguillage de toute la comptabilité automatique. Quand vous validez une facture d'achat, Biifor détermine le type de l'opération, lit le journal associé à ce type, et y range l'écriture. Vous ne choisissez jamais le journal sur une pièce : vous le choisissez une fois, ici, pour toutes les opérations de cette nature.
D'où le geste de démarrage : parcourez la liste et vérifiez que chaque type pointe vers le journal que votre cabinet attend. Une fois fait, il n'y a plus à y revenir. Le mécanisme complet est décrit dans Comment Biifor génère vos écritures comptables.
Changer un journal associé après coup
Le changement vaut pour les écritures à venir : les écritures déjà produites restent dans leur journal d'origine. Pour déplacer l'existant, c'est la fusion de journaux qu'il faut employer — en gardant à l'esprit qu'elle déplace tout, y compris ce qui est déjà parti à l'export.