Régler ses paramètres de vente : coordonnées, conditions et emails types

Le principe : des valeurs par défaut, jamais des carcans

Tout ce que vous réglez dans ces quatre écrans est une valeur par défaut : elle pré-remplit chaque nouveau document, et reste ajustable sur le document lui-même. Les emails types, en particulier, se personnalisent au moment de chaque envoi. Réglez ici le cas courant ; traitez les exceptions au cas par cas.

Un client peut avoir ses propres réglages

Entre le dossier et le document, il y a le client. Sur sa fiche, onglet Ventes, chacun des réglages ci-dessous — modèle, textes, conditions, e-mails, pièces jointes, devise, condition de paiement — peut être surchargé pour ce client seul ; ce qui y est laissé vide reprend la valeur réglée ici. Le détail est dans Créer ou compléter une fiche client.

Paramètres généraux

L'écran Paramètres généraux porte ce qui est commun à tous vos documents :

• Mode de saisie des prix — vos nouveaux articles et documents démarrent-ils en HT ou en TTC ? Le mode reste basculable document par document ;
• Dénomination des clients particuliers et Adresse des particuliers sur les documents — l'ordre du nom et du prénom, détaillé ci-dessous ;
• Devise de facturation — la devise de vos nouveaux documents, initialisée à celle de votre pays ; un client facturé dans une autre devise la règle sur sa fiche ;
• Moyens de paiements préférés — ceux proposés par défaut sur vos factures ;
• Coordonnées bancaires — un champ libre, imprimé sur vos factures pour que vos clients sachent où virer : c'est ici que va votre RIB, que vous pouvez insérer depuis un compte bancaire du dossier plutôt que le retaper ;
• Libellés des chèques — un champ libre : l'ordre exact auquel les chèques doivent être établis.

Nom et prénom des clients particuliers : dans quel ordre ?

Vos clients particuliers s'affichent « Nom Prénom » et vous préférez « Prénom Nom » — ou l'inverse ? Deux réglages, sur le même écran, fixent l'ordre du nom et du prénom d'un particulier :

• Dénomination des clients particuliers — l'ordre que Biifor propose quand vous créez une fiche de particulier : Nom Prénom ou Prénom Nom. La dénomination se compose sous vos yeux pendant la saisie et reste corrigeable avant d'enregistrer. Les fiches déjà créées ne bougent pas : une fiche ancienne se corrige à la main.
• Adresse des particuliers sur les documents — l'ordre du nom et du prénom, sous la civilité, dans le bloc adresse de vos devis, factures et avoirs : l'adresse du client, son adresse de livraison, et la vôtre si vous facturez en tant que particulier. L'aperçu à l'écran et le PDF suivent le même ordre.

Les deux réglages sont indépendants : par défaut, la dénomination se compose Nom Prénom et les documents impriment Prénom Nom. Vous pouvez accorder vos documents sur votre dénomination, faire l'inverse, ou ne toucher à rien. Une adresse de société n'est pas concernée : elle est désignée par sa raison sociale. Un document validé est figé : le réglage ne joue que sur les documents en cours et ceux à venir.

Insérer les coordonnées d'un compte bancaire

Un IBAN retapé à la main est l'erreur la plus coûteuse d'une facture : il part chez tous vos clients, et une coquille ne se voit pas à la relecture. Plutôt que le recopier, insérez-le depuis un compte bancaire du dossier.

Cliquez dans le champ Coordonnées bancaires : une liste Insérer… apparaît au-dessus, comme la liste des variables dans vos e-mails types. Elle propose un groupe par compte bancaire du dossier, et sous chaque compte :

• Coordonnées complètes — un bloc de quatre lignes, prêt à imprimer : Titulaire, Domiciliation, IBAN groupé par quatre caractères, BIC ;
• IBAN, BIC, Titulaire et Domiciliation, chacun seul, pour composer le texte à votre façon. La domiciliation n'est proposée que si elle est renseignée sur le compte.

Le texte s'insère là où se trouve votre curseur, en remplaçant ce que vous aviez sélectionné, sans toucher au reste. Rien n'est jamais effacé à votre place : pour deux comptes sur la facture, insérez le premier, faites un retour à la ligne, insérez le second. Le champ reste un texte libre — supprimez une ligne, ajoutez une consigne (« indiquez le numéro de facture »), tout est permis.

Deux règles à connaître :

• l'insertion pose du texte, pas un lien. Si vous modifiez ou supprimez le compte ensuite, le champ ne bouge pas. Réinsérez si l'IBAN change ;
• un compte sans IBAN n'a rien à insérer : il reste dans la liste, grisé, avec la raison. Renseignez son IBAN sur sa fiche pour le rendre disponible.

Le titulaire et la domiciliation viennent de la fiche du compte. Titulaire vide, c'est votre raison sociale qui est reprise ; domiciliation vide, la ligne est simplement omise. La même liste Insérer… existe sur l'onglet Ventes d'une fiche client, et sur le champ Coordonnées bancaires d'un devis ou d'une facture dès que le virement figure parmi ses moyens de paiement.

Paramètres des devis

L'écran Devis règle :

• le modèle par défaut des devis, parmi vos modèles de documents — le lien Modifier ce modèle ouvre directement son écran d'édition ;
• la durée de validité en jours — elle calcule la date de validité de chaque nouveau devis ;
• les conditions d'acceptation, imprimées sur le document ;
• le sujet et le corps de l'email d'envoi du devis, et ceux de l'email de rappel — avec des variables insérables (numéro, montant, dates…) qui se remplacent automatiquement à l'envoi ;
• des pièces jointes automatiquement jointes à chaque email de devis — une plaquette, vos CGV.

Paramètres des factures

L'écran Factures suit la même logique :

• le modèle par défaut des factures ;
• la condition de paiement proposée par défaut — comptant, à 30 jours… ;
• les conditions générales, imprimées sur chaque facture ;
• le sujet et le corps de l'email d'envoi de la facture, et ceux de l'email de relance ;
• des pièces jointes systématiques.

Paramètres des avoirs

L'écran Avoirs se limite à l'essentiel : le modèle par défaut des avoirs, les conditions générales propres aux avoirs, le sujet et le corps de l'email d'envoi, et les pièces jointes systématiques. Un avoir reprend les conditions générales d'avoir : laissées vides, il part sans conditions générales.

Par où commencer

Si vous ne réglez que trois choses avant votre première facture : les coordonnées bancaires (sans elles, vos clients chercheront où payer), la condition de paiement par défaut, et le corps de l'email d'envoi — c'est lui que vos clients liront le plus souvent. Le fonctionnement de l'envoi lui-même est décrit dans Envoyer une facture ou un devis par email.