Régler ses paramètres de vente : coordonnées, conditions et emails types
Les textes et réglages qui se remplissent tout seuls sur chaque document — coordonnées bancaires, conditions, contenu des emails d'envoi et de relance.
À qui s'adresse cet article ? À qui prépare sa facturation : tout ce qui se règle ici se remplira ensuite tout seul, document après document.
Où trouver l'écran ? Menu Paramètres, bloc Ventes : Paramètres généraux, Devis, Factures, Avoirs.
Le principe : des valeurs par défaut, jamais des carcans
Tout ce que vous réglez dans ces quatre écrans est une valeur par défaut : elle pré-remplit chaque nouveau document, et reste ajustable sur le document lui-même. Les emails types, en particulier, se personnalisent au moment de chaque envoi. Réglez ici le cas courant ; traitez les exceptions au cas par cas.
Paramètres généraux
L'écran Paramètres généraux porte ce qui est commun à tous vos documents :
- Mode de saisie des prix — vos nouveaux articles et documents démarrent-ils en HT ou en TTC ? Le mode reste basculable document par document ;
- Moyens de paiements préférés — ceux proposés par défaut sur vos factures ;
- Coordonnées bancaires — un champ libre, imprimé sur vos factures pour que vos clients sachent où virer : c'est ici que va votre RIB ;
- Libellés des chèques — un champ libre : l'ordre exact auquel les chèques doivent être établis.
Paramètres des devis
L'écran Devis règle :
- la durée de validité en jours — elle calcule la date de validité de chaque nouveau devis ;
- les conditions d'acceptation, imprimées sur le document ;
- le sujet et le corps de l'email d'envoi du devis, et ceux de l'email de rappel — avec des variables insérables (numéro, montant, dates…) qui se remplacent automatiquement à l'envoi ;
- des pièces jointes automatiquement jointes à chaque email de devis — une plaquette, vos CGV.
Paramètres des factures
L'écran Factures suit la même logique :
- la condition de paiement proposée par défaut — comptant, à 30 jours… ;
- les conditions générales, imprimées sur chaque facture ;
- le sujet et le corps de l'email d'envoi de la facture, et ceux de l'email de relance ;
- des pièces jointes systématiques.
Paramètres des avoirs
L'écran Avoirs se limite à l'essentiel : les conditions générales propres aux avoirs, le sujet et le corps de l'email d'envoi, et les pièces jointes systématiques.
Par où commencer
Si vous ne réglez que trois choses avant votre première facture : les coordonnées bancaires (sans elles, vos clients chercheront où payer), la condition de paiement par défaut, et le corps de l'email d'envoi — c'est lui que vos clients liront le plus souvent. Le fonctionnement de l'envoi lui-même est décrit dans Envoyer une facture ou un devis par email.
Écrivez les emails types comme si vous les envoyiez vous-même. Un corps d'email sobre et personnel — avec les variables pour le numéro et le montant — vaut mieux qu'un texte administratif : c'est votre relation client qui s'envoie à chaque facture.