Ce que Biifor vous demande selon le type de transaction

Un seul champ commande tout le reste

Le champ Type de transaction — Type de chèque sur un chèque reçu — n'est pas une étiquette de classement. C'est lui qui décide des champs que le formulaire vous présente ensuite, et de ce que Biifor attend de vous pour considérer la ligne comme traitée. Choisissez « Paiement de salaire », un champ Employé apparaît ; choisissez « Déblocage emprunt », c'est un champ Emprunt. Le raisonnement derrière ce filtrage est expliqué dans À quoi servent les catégories de transaction.

Certains types sont directement dans la liste, d'autres se choisissent en deux temps : un premier champ pose la famille — « Remises de fond », « Retraits », « Autre » —, un second champ Catégorie de recette ou Catégorie de dépense précise l'opération. Tant que ce second choix n'est pas fait, Biifor ne sait pas encore quoi vous demander.

Quatre sortes de demandes

Quel que soit le type, ce que Biifor réclame se ramène à quatre cas.

Un tiers. C'est la demande la plus fréquente, et celle qui a le plus de conséquences. Selon l'opération, ce sera un client, un fournisseur, un associé ou un employé — jamais l'un pour l'autre : le sélecteur ne propose que la population attendue. Un encaissement veut un client, une note de frais veut un employé, un apport en compte courant veut un associé.

Un objet déjà suivi par Biifor. Certaines opérations ne se rattachent pas à une personne mais à une chose que vous avez enregistrée : un emprunt pour un déblocage ou une échéance, un chèque pour un rejet ou une régularisation, une carte à débit différé pour le prélèvement mensuel, un prestataire de paiement pour une remise carte. Si l'objet n'existe pas encore, créez-le d'abord : la liste ne propose que ce qui est déjà dans votre dossier.

Une ventilation. Beaucoup de types ouvrent la liste des imputations : vous répartissez le montant sur un ou plusieurs comptes. C'est le cas des opérations qui n'ont pas de tiers naturel — intérêts perçus, retrait d'espèces, virement interne — et de la catégorie « liste plan comptable », qui ouvre l'ensemble du plan pour les cas qu'aucun autre type ne couvre.

Chaque ligne d'imputation porte un Complément, facultatif — l'icône ⓘ à côté du titre de la colonne en donne la règle. Il ne remplace pas le libellé de l'écriture : celui-ci reprend le libellé de la transaction, et votre complément vient s'y ajouter en suffixe. Inutile donc de recopier le libellé de la transaction — réservez ce champ à ce qui distingue une ligne des autres.

Rien de plus. Quelques types se suffisent à eux-mêmes : une remise de chèque, par exemple, tire tout ce qu'il lui faut des chèques qui la composent.

Un même type peut cumuler deux demandes : un paiement fournisseur veut le fournisseur et propose la ventilation ; un remboursement de note de frais veut l'employé et la ventilation.

Le moyen de paiement, quand il est proposé

Un champ Moyen de paiement apparaît sur les types où l'information a un sens, et il ne propose alors que les modes plausibles : un paiement fournisseur accepte la carte, le chèque, le prélèvement et le virement, un apport en compte courant n'accepte que le virement. Ce champ n'est pas obligatoire : il documente l'opération, il ne conditionne rien.

Deux autres champs sont toujours là, et toujours facultatifs : le libellé personnalisé, plus parlant que le libellé brut de la banque, et la note interne, visible de votre équipe seule.

Ce que la demande change pour la suite

Ce n'est pas une formalité de saisie : ce que vous renseignez décide de ce qui peut arriver ensuite.

Un type qui réclame un client ou un fournisseur annonce qu'un justificatif est attendu. Une fois enregistrée, la transaction passe « À rapprocher » et Biifor va chercher, parmi les documents de ce tiers, ceux qui pourraient correspondre — sans le tiers, il n'a rien à proposer. C'est la deuxième étape du traitement, décrite dans Rapprocher un paiement de sa facture.

Un type qui porte sa contrepartie en lui-même — frais bancaires, ventilation sur le plan comptable — n'attend aucun justificatif : la transaction est directement « Justifié ». Attention alors au piège du double comptage, si la facture correspondante entre malgré tout dans Biifor par ailleurs.

La liste n'est pas la même partout

Deux filtres réduisent ce qui vous est proposé.

Le sens de l'opération. Une ligne au crédit ne propose que des recettes, une ligne au débit que des dépenses. C'est pourquoi « Encaissement client » n'apparaît jamais sur un décaissement.

L'écran. Une transaction bancaire peut être à peu près n'importe quoi et donne accès à la liste complète. Un encaissement carte, lui, ne peut être qu'un encaissement ou un remboursement client ; un débit différé ne concerne que des fournisseurs. Le détail par écran est dans Les types de transaction et leurs éléments attendus.