Personnaliser ses modèles de documents
Choisir le modèle de vos devis, factures et avoirs, et renommer chaque libellé imprimé — jusqu'à transformer « Facture » en « Note d'honoraires ».
À qui s'adresse cet article ? À qui veut des documents à son image — profession libérale qui émet des notes d'honoraires, entreprise qui tient à son vocabulaire.
Où trouver l'écran ? Menu Paramètres → Ventes → Modèles de documents. Le crayon « Modifier le modèle » du panneau Aperçu d'une facture ou d'un devis y mène aussi.
Ce qu'est un modèle
Le modèle définit l'apparence du PDF remis à votre client : la disposition, le pied de page, et chaque libellé imprimé. Votre logo, lui, se règle avec les données de votre société et apparaît sur tous les modèles.
L'écran présente trois galeries de miniatures — Devis, Factures, Avoirs — car chaque type de document a ses propres modèles. Deux modèles sont fournis à ce jour ; celui marqué par défaut s'applique automatiquement à chaque nouveau document, sauf pour les clients pour lesquels vous avez choisi un autre modèle sur leur fiche, et le panneau Aperçu d'un document permet d'en « Choisir un modèle » au cas par cas.
Modifier un modèle
Cliquez sur Modifier sous une miniature. L'écran d'édition affiche le formulaire à gauche et l'aperçu PDF à droite : chaque changement est sauvegardé automatiquement au bout d'une seconde, et l'aperçu se régénère dans la foulée. Pas de bouton Sauvegarder, pas de risque de perdre une modification — vous voyez toujours le document tel qu'il partira.
Sauvegarde automatique : l'aperçu se met à jour une seconde après chaque modification.
Le formulaire est organisé par sections du document : nom du modèle, pied de page, données du document, données vendeur, données client, articles, acomptes et factures de situation, historique, taxes, totaux, et les mentions annexes (notes, conditions, signatures, paiements reçus).
Choisir le modèle par défaut
Votre dossier a toujours un modèle par défaut par type de document. Deux façons de le choisir :
- à l'ouverture d'un modèle qui n'est pas le défaut, un message propose « Utiliser ce modèle par défaut ? » — Oui, par défaut l'applique aussitôt ; Pas maintenant referme le message, qui reviendra à la prochaine ouverture ;
- dans vos paramètres de vente, écrans Devis, Factures et Avoirs, un select Modèle par défaut choisit parmi les modèles du type.
Le modèle par défaut s'applique à chaque nouveau document, sauf pour les clients pour lesquels vous avez choisi un autre modèle sur leur fiche.
Tous les libellés imprimés sont renommables
C'est la vraie force de l'écran : chaque mot imprimé sur le PDF est un champ, que vous pouvez reformuler. Quelques usages courants :
- « Facture » devient « Note d'honoraires » — le titre du document lui-même se renomme, pour les professions libérales ;
- « RIDET » devient « RID », ou tout autre intitulé d'identifiant que votre profession pratique ;
- « Mobile » devient « Téléphone » — jusqu'aux plus petites étiquettes.
Un libellé ne peut en revanche pas être vidé : l'écran le rappelle avec un message du type « Le libellé des conditions de paiements est requis ». Reformulez, ne supprimez pas. Seule exception : les suffixes de titre des factures sur devis, ci-dessous.
Renommer le titre ne change pas la nature du document. Une facture intitulée « Note d'honoraires » reste une facture pour Biifor : numérotation, validation, comptabilisation — tout fonctionne à l'identique.
Le vocabulaire des factures sur devis
« Facture de situation », « avancement précédent », « nouvel avancement » : les mots imprimés sur les factures émises depuis un devis viennent des marchés de travaux. Ils sont justes pour un chantier, déroutants pour une prestation de services facturée au mois. Sur un modèle de facture, la section « Acomptes et factures de situation » et la section « Historique » vous laissent les remplacer :
- le titre — « Facture » est suivi d'un suffixe propre à chaque type : d'acompte, de situation, de solde. Remplacez-le (« mensuelle », « finale »…) ou laissez-le vide : le document s'intitule alors « FACTURE » seul ;
- les deux mentions sous chaque ligne d'une facture partielle — Avancement précédent et Nouvel avancement par défaut, à remplacer par exemple par « Déjà facturé » et « Facturé en cumul » ;
- les types affichés dans l'historique du devis, en bas du document — Acompte et Situation par défaut.
Rien ne change tant que vous n'y touchez pas : les valeurs par défaut reproduisent le vocabulaire actuel, et une facture déjà validée garde le PDF émis le jour de sa validation. Un dossier qui fait à la fois du bâtiment et de la prestation tient deux modèles de facture et choisit le bon sur la fiche de chaque client. Les mots de l'écran de saisie, eux, sont les mêmes pour tous : Transformer un devis.
Besoin d'un modèle sur mesure ?
Si les modèles fournis ne suffisent pas — charte graphique imposée, mise en page spécifique à votre secteur — Biifor peut réaliser un modèle sur mesure. C'est une prestation payante, sur demande : rapprochez-vous de l'équipe Biifor pour en définir le contour.