Les pièges du lettrage

Un lettrage faux ne se voit pas

Le lettrage ne modifie aucun montant : il relie un règlement à la facture qu'il éteint. C'est bien ce qui le rend dangereux : un règlement imputé sur la mauvaise facture donne un compte de tiers juste au total et faux ligne à ligne. Le solde global est bon, la relance part au mauvais client, et la facture réellement impayée ne remonte nulle part.

Deuxièmement, le lettrage ne commande pas que la comptabilité. Tant qu'il n'est pas fait, la facture reste marquée impayée dans vos indicateurs, même si l'écriture de banque est passée : c'est la principale cause d'écart entre le tableau de bord et le compte du tiers, expliquée dans Pourquoi vos créances et vos dettes ne sont pas à jour.

Piège 1 — traiter dans le désordre

Le réflexe naturel est de partir de la ligne bancaire la plus récente, celle qu'on a sous les yeux. C'est l'inverse qu'il faut faire : du plus ancien au plus récent.

La raison est mécanique. Quand un client vous doit trois factures et vous règle trois fois, chaque paiement s'impute sur la plus ancienne dette. Si vous traitez le dernier virement d'abord, il tombera sur la seule facture encore non soldée — et vous aurez raison sur le total, tort sur chaque ligne. Les antériorités, les relances et le délai moyen de paiement s'en trouvent tous faussés.

Piège 2 — le règlement qui couvre plusieurs factures

Un virement unique pour cinq factures ne sera jamais rattaché automatiquement, et sa ventilation à la main est le geste le plus long de toute la tenue courante. Il faut la faire correctement — le guide Rapprocher un règlement partiel ou groupé décrit l'opération, disponible depuis les écrans bancaires uniquement, et qui ne se valide que si la balance du groupe tombe exactement à zéro.

Mais le vrai remède est en amont : un règlement par facture. Côté clients, cela se demande, et cela s'obtient. C'est l'un des trois leviers de Faire travailler l'automatisation pour vous.

Piège 3 — le règlement qui ne correspond à aucune facture de Biifor

Classique des premières semaines après une reprise de dossier. Un encaissement arrive en janvier ; il règle une facture de décembre, qui n'a jamais été saisie dans Biifor. Le panneau des candidats ne propose donc que des factures récentes — et lettrer sur l'une d'elles est faux deux fois : la facture de janvier passe payée à tort, la créance de décembre reste ouverte à tort.

La contrepartie légitime existe pourtant, à condition d'avoir renseigné le solde initial du tiers. C'est la raison d'être de Reprendre les soldes antérieurs de vos clients et fournisseurs, et l'une des quatre règles de Basculer un dossier existant sur Biifor.

Piège 4 — laisser courir les écarts de quelques francs

Frais bancaires retenus, escompte non prévu, virement arrondi : le règlement ne fait pas exactement le montant de la facture. (L'arrondi d'une conversion entre deux devises, lui, se solde tout seul en écart de change — il ne laisse pas de résidu.) Le lettrage se fait quand même, mais laisse un résidu — et la facture ne passe pas soldée.

Deux ou trois francs ne méritent aucune enquête ; en revanche, cent postes non soldés pour deux ou trois francs rendent votre liste inexploitable, ce qui est le vrai coût. Soldez l'écart au moment où vous le voyez, avec Solder un écart de règlement non significatif. Le résidu que vous ne traitez pas aujourd'hui, personne ne saura l'expliquer dans six mois.

Piège 5 — compter la charge deux fois

Le plus coûteux, parce qu'il touche le résultat.

Il est possible de justifier une transaction bancaire sans facture, en lui affectant directement un compte de charge. C'est parfois légitime — des frais bancaires, une amende. Mais si la facture correspondante est ensuite déposée dans Biifor et validée, la charge est enregistrée une seconde fois, et la facture reste impayée indéfiniment, faute de règlement disponible pour la lettrer.

La règle est donc simple, et sans exception : une dépense qui donnera lieu à une facture dans Biifor ne se justifie jamais par un compte de charge. On attend la facture, et on lettre. Si vous découvrez le cas après coup, reprenez la transaction bancaire pour retirer son imputation directe avant de la rapprocher de la facture.

La seule erreur que Biifor refuse

Il en existe une sixième, et c'est la seule que le logiciel arrête : lettrer deux pièces qui ne concernent pas le même partenaire. Une facture soldée par l'argent d'un autre client passe « payée » sans que personne n'ait payé pour elle, et rend les deux relevés de compte faux en miroir — l'un trop bas, l'autre trop haut, sans qu'aucun ne paraisse anormal.

Le rapprochement ne propose déjà que les pièces du partenaire de la transaction ; le refus se rencontre donc surtout dans un règlement groupé construit depuis une transaction sans partenaire. Le message nomme les deux tiers, et le geste juste n'est pas de contourner : si les deux fiches désignent la même entreprise, il faut les fusionner.

Un compte comptable partagé par plusieurs fiches — vingt restaurants sur un seul 401RESTAURANT — n'y change rien : il rend le lettrage cohérent, pas les soldes de chaque fiche. C'est la distinction expliquée dans Un partenaire n'est pas un compte auxiliaire.

Le contrôle qui les attrape tous

Aucun des cinq pièges précédents ne déclenche d'alerte. Le seul filet est le passage en revue de fin de période : plus aucune pièce « À traiter », et comptes d'attente soldés. C'est l'objet de Boucler une période : les contrôles avant export.