Vérifier vos paramétrages avant de déverser vos justificatifs
Avant d'ouvrir les vannes, contrôlez le paramétrage sur une pièce : une facture par fournisseur, puis les transactions bancaires traitées de la plus ancienne à la plus récente.
À qui s'adresse cet article ? À la personne qui va faire entrer les premiers documents dans un dossier neuf.
Où trouver les écrans ? Menu Achats → Factures et menu Banque → Transactions bancaires.
L'erreur qui coûte le plus cher
Un dossier neuf donne envie d'aller vite : on a six mois de factures dans un dossier, on les dépose toutes d'un coup, et on verra bien. Trois heures plus tard, on a deux cents factures mal imputées et rien pour les corriger en masse.
Les deux tactiques ci-dessous ne coûtent presque rien et changent tout, parce qu'elles font la même chose : elles vérifient le paramétrage sur une pièce avant de l'appliquer à cent.
Une facture par fournisseur, d'abord
Ne déversez pas toutes vos factures d'achat d'un coup — et surtout pas plusieurs factures du même fournisseur.
Passez-en une seule par fournisseur, puis prenez le temps de vérifier sur cette facture :
- Le fournisseur a-t-il été reconnu ? S'il s'est créé en double, ou n'a pas été identifié, corrigez la fiche maintenant — voir D'où viennent vos fournisseurs.
- Les comptes comptables sont-ils les bons ? Le compte de contrepartie et le compte de charge proposés viennent de la fiche fournisseur. S'ils tombent en compte d'attente, c'est le moment de les renseigner : Rattacher un fournisseur à ses comptes comptables et D'où vient le compte d'imputation.
- Les données extraites sont-elles justes ? Montants, dates, référence : Vérifier les données extraites.
Une fois ce fournisseur bien paramétré, ses factures suivantes partiront seules dans les bons comptes. Et si ses factures se ressemblent toutes, vous pouvez même activer la validation automatique pour lui : voyez Faut-il activer la validation automatique par fournisseur ?.
Faites ce tour de chauffe fournisseur par fournisseur. Ensuite seulement, ouvrez les vannes : le reste du lot se traite presque sans vous.
Les transactions bancaires, de la plus ancienne à la plus récente
Quand les lignes bancaires arrivent, la tentation est de commencer par celles du haut de la liste — donc les plus récentes. C'est l'ordre qui fabrique le plus d'erreurs.
La raison est mécanique. Un client vous doit trois factures anciennes. Un virement arrive. Si vous traitez d'abord les lignes récentes, vous rapprochez ce virement de la facture la plus visible, et non de la plus ancienne — celle qu'il payait réellement. Les montants tombent parfois juste, l'erreur ne se voit pas, et vos créances restent fausses jusqu'à ce que quelqu'un déroule le compte du client.
Triez donc vos transactions par date croissante et traitez-les dans l'ordre d'arrivée. Chaque paiement rencontre alors la plus ancienne facture ouverte, qui est presque toujours la bonne.
C'est aussi pourquoi les soldes antérieurs doivent être en place avant de commencer : les toutes premières lignes bancaires paient des factures qui n'existent pas dans Biifor.
Le bon rythme
Un dernier réflexe, moins évident : ne visez pas le zéro absolu le premier jour. Une ligne bancaire dont vous n'avez pas encore la facture n'est pas un problème à résoudre tout de suite — c'est une ligne qui attend son document. Signalez-la si elle vous inquiète (Signaler un problème sur une transaction) et passez à la suivante.
Une fois le démarrage passé, tout se joue sur quelques leviers permanents, décrits dans Faire en sorte que Biifor automatise vraiment votre gestion et votre comptabilité.