Compléter une transaction : catégorie, partenaire, compte

Ouvrir la transaction

L'en-tête de la fenêtre rappelle le libellé d'opération transmis par la banque, la date, le montant et le statut. Si l'IA est passée avant vous, certains champs sont déjà remplis et portent l'étincelle violette « Détecté par IA » : vérifiez-les, ils restent modifiables. Le principe des deux étapes — compléter, puis rapprocher — est expliqué dans Les deux étapes du traitement.

Choisir la catégorie

Le champ Type de transaction est le pivot du formulaire : c'est lui qui décide des champs suivants et des comptes accessibles — la catégorie filtre et guide. Choisissez ce que la ligne est : un encaissement client, un paiement fournisseur, un paiement de salaire, des frais bancaires… Pour les opérations rares qu'aucune catégorie ne couvre, « liste plan comptable » ouvre tout le plan comptable.

Renseigner le partenaire

Selon la catégorie, le formulaire réclame un client, un fournisseur, un associé ou un employé — et parfois un emprunt, un chèque ou une carte plutôt qu'une personne : le détail est dans Les types de transaction et leurs éléments attendus. C'est cette information qui permettra le rapprochement : sans partenaire, pas de factures candidates. Si le tiers n'existe pas encore dans Biifor, créez sa fiche d'abord — l'IA ne peut pas reconnaître ce qu'elle ne connaît pas.

Deux champs facultatifs complètent la ligne : le libellé personnalisé, plus parlant que le libellé bancaire brut, et la note interne, visible par votre équipe.

Vous ne reconnaissez pas le partenaire ? Partez du montant

Le libellé de la banque porte souvent la raison sociale, quand votre facture porte l'enseigne — « SABLE VERT BRICOLAGE » sur le relevé, « Sable Vert SARL » sur la facture. La loupe, à droite du champ du partenaire, retourne le problème : elle liste les documents non soldés dont le reste dû correspond au montant de la transaction, tous partenaires confondus. Le document n'est qu'un indice — ce que vous cherchez, c'est le nom.

La liste montre le type de document, le partenaire, la date, l'échéance, la référence et le reste dû. Choisir une ligne renseigne son partenaire sur la transaction : vous reprenez ensuite le cours normal du traitement, sauvegarde comprise. Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas sauvegardé.

Ce sont les documents compatibles avec la catégorie choisie qui remontent, et pas seulement les factures : sur un remboursement fournisseur, ce sont les avoirs. Renseignez donc la catégorie avant d'ouvrir la loupe. Si rien ne correspond, la fenêtre vous le dit — le montant ne solde alors aucun document connu à l'unité près, et il faut identifier le partenaire autrement.

Un cas se traite directement depuis cette fenêtre : le prélèvement d'une carte à débit différé. Une fois la carte choisie, le bouton « Saisir un débit différé » ouvre la saisie des achats couverts par ce prélèvement, sans quitter la ligne — Suivre les paiements par carte à débit différé.

Sauvegarder — et ensuite

Sauvegarder enregistre la transaction : elle quitte « À traiter ». Deux cas :

• la catégorie attend un justificatif (encaissement client, paiement fournisseur…) : la transaction passe « À rapprocher » — la suite est dans Rapprocher un paiement de sa facture ;
• la catégorie porte sa contrepartie en elle-même (frais bancaires, « liste plan comptable »…) : la transaction est directement « Justifié ».

Vous pouvez enregistrer une transaction sans connaître encore son partenaire : la catégorie est conservée, et la transaction reste « À traiter » jusqu'à ce que vous la complétiez. C'est ce qui permet de revenir dessus plus tard — et c'est aussi ce qui rend la loupe utilisable, puisqu'elle a besoin de la catégorie pour savoir quoi chercher.