Enregistrer une dépense payée par un associé
Faire entrer le justificatif, cocher « Note de frais », désigner l'associé — et voir la dette basculer du fournisseur vers l'associé dès la validation.
À qui s'adresse ce guide ? À l'associé qui a réglé une dépense de l'entreprise avec son argent personnel — et à la personne qui enregistre cette dépense.
Avant de commencer : la personne doit être déclarée comme associé — voir Gérer ses associés.
Trois façons de faire entrer le justificatif
Une note de frais suit le même chemin que toute facture d'achat : le justificatif d'abord. Trois voies, de la plus directe à la plus manuelle :
- L'application mobile — photographiez le ticket et choisissez le type « Note de frais d'associé » : le document est rattaché à vous automatiquement, puisque vous êtes identifié par votre connexion. Voir Scanner un document avec le mobile.
- L'email de collecte des notes de frais — envoyez ou transférez le justificatif à l'adresse dédiée ; si l'adresse de l'expéditeur correspond à la fiche d'un associé, le rattachement est automatique. Voir Collecter ses factures d'achat par email.
- L'import depuis l'écran — importez le PDF comme n'importe quelle facture, puis cochez la case vous-même (ci-dessous).
La case « Note de frais » et le champ Associé
Sur le détail de la facture, cochez « Note de frais » : un champ « Associé » apparaît juste en dessous. Si votre entreprise n'a qu'un associé, il est pré-sélectionné ; sinon, désignez la personne qui a payé.
L'acheteur est obligatoire : sans associé désigné, l'enregistrement est refusé avec le message « Acheteur manquant — Vous devez saisir un acheteur pour cette note de frais. » Seul un associé peut tenir ce rôle — le pourquoi est expliqué dans Qu'est-ce qu'une note de frais dans Biifor ?
Vous pouvez aussi transformer en note de frais une facture déjà présente — la case reste modifiable même après validation — ou la décocher si elle a été cochée à tort.
Contrôler et valider, comme toute facture
Le reste ne change pas : vérifiez les champs lus automatiquement, l' imputation, puis validez — le guide Contrôler et valider une facture d'achat s'applique tel quel. Dans la liste, la note de frais se repère à son icône de ticket, dont l'infobulle donne le nom de l'associé.
Ce que la validation enregistre
Le point essentiel : le fournisseur — le restaurant, la station-service — a déjà été payé par l'associé. Au bout du compte, l'entreprise doit de l'argent à l'associé, pas à lui.
Biifor y arrive en deux temps, et c'est délibéré. La facture est d'abord enregistrée au nom du fournisseur, comme n'importe quelle facture d'achat : c'est ce qui la fait apparaître dans ses statistiques et sur son relevé de compte. Puis un transfert bascule aussitôt la dette du fournisseur vers l'associé.
Résultat : le fournisseur est soldé dès la validation — la facture passe directement en « Payée », vous n'avez rien à lui régler — et c'est le compte courant de l'associé qui reste ouvert. Les deux écritures sont visibles côte à côte dans le panneau des écritures de la facture (voir les écritures comptables d'un document).
Deux suites possibles, au choix de l'entreprise :
- rembourser l'associé — le virement apparaîtra sur vos écrans bancaires. Ouvrez-le, rattachez-le à l'associé : l'avance qu'il avait consentie est proposée dans ses Associations potentielles, et la coche verte solde son compte courant (rapprocher un paiement de sa facture) ;
- ne pas rembourser — la somme reste simplement au crédit de son compte courant d'associé. C'est courant, et parfaitement licite.