Émettre un avoir ou annuler une facture

Pourquoi un avoir, et pas une correction

Une facture validée ne se modifie plus : elle a un numéro, elle est peut-être déjà chez votre client, elle est en comptabilité. La seule façon réglementaire de revenir dessus est d'émettre un avoir — une facture en négatif qui annule tout ou partie de l'originale. Biifor propose trois variantes, selon ce que vous cherchez à faire.

Les trois actions du menu « Autres actions »

Le point d'entrée est le bouton « ⋮ » de la barre d'outils de la facture, tout à droite avant les flèches de navigation.

Émettre un avoir

Pour rembourser ou corriger partiellement. Biifor crée un brouillon d'avoir identique à la facture, que vous modifiez librement avant de le valider : gardez seulement les lignes à annuler, ajustez les quantités ou les montants. C'est l'action à choisir pour un retour partiel de marchandise ou une remise accordée après coup.

Annuler par un avoir

Pour annuler la facture entièrement. L'avoir est créé automatiquement, à l'identique, validé et rapproché de la facture : les deux documents se neutralisent, la facture passe au statut « Annulée », et vous revenez à la liste. Aucune saisie — c'est l'annulation sèche.

Modifier la facture

Pour refaire la facture. Biifor enchaîne les deux gestes : l'avoir d'annulation est créé et rapproché de la facture fautive, puis une nouvelle facture en brouillon, copie de l'originale, s'ouvre pour être corrigée et validée. Le client final reçoit une facture propre, l'historique garde la trace des trois documents.

Avant chaque action, un message de confirmation décrit exactement ce qui va être créé — lisez-le, le geste ne se fait qu'après votre accord.

Annuler une facture qui avait déduit un acompte

Quand la facture annulée venait d'un devis et déduisait un acompte déjà encaissé, l'annulation rend le contrat à son état d'avant, entièrement :

• la prestation est extournée en totalité, et pas seulement à hauteur de ce que votre client restait devoir ;
• l'acompte redevient disponible : il repart au crédit de votre client et peut être imputé sur une facture suivante, ou remboursé ;
• l'avancement que la facture portait est rendu au devis, donc la tranche annulée peut être refacturée — inutile de passer par « Modifier la facture » pour réémettre.

Le montant de l'avoir reste ce que votre client devait, acompte déduit — et non le montant brut de la prestation. C'est bien ce qu'on lui rend. Le brut, lui, figure sur les lignes de l'avoir, exactement comme sur la facture annulée : le document porte la mention « Restitution acompte » sous la ligne concernée, et un « Acompte restitué » dans son bloc de totaux. Votre client voit ainsi d'où vient l'écart, et que son avance lui revient.

Un avoir peut donc ressortir à zéro, quand l'acompte soldait déjà intégralement la facture. C'est un montant normal, pas un document incomplet : il n'y a rien à rendre à votre client, qui n'avait rien à payer. Dans ce cas seulement, aucun rapprochement n'est créé entre l'avoir et la facture — la fenêtre de confirmation vous le dit avant le geste.

Enfin, une facture d'acompte s'annule elle aussi par un avoir. L'avance cesse alors de figurer sur le devis, et un nouvel acompte peut être saisi.

Le parcours complet, du devis au solde, est décrit dans Transformer un devis : acompte, situation, solde.

La numérotation des avoirs

Les avoirs suivent par défaut la même séquence de numérotation que les factures. Un interrupteur des paramètres de numérotation — « Utiliser une numérotation différente des factures » — leur donne une séquence dédiée. Comme pour les factures, elle se fige au premier avoir validé.