À quoi servent les catégories de transaction
La catégorie d'une transaction bancaire ne classe pas, elle filtre et guide : comment la choisir, et pourquoi une dépense déjà justifiée par un compte de charge ne doit pas recevoir en plus sa facture dans Biifor.
À qui s'adresse cet article ? À qui hésite devant le champ « Type de transaction » — et à qui veut comprendre pourquoi ce choix change les champs qui suivent.
Où trouver l'écran ? Menu Banque → Transactions bancaires, clic sur une ligne.
La catégorie ne classe pas, elle filtre et guide
La catégorie n'est pas une étiquette de rangement : c'est elle qui décide ce que Biifor vous montre ensuite. Chaque catégorie restreint la liste des comptes ou des champs accessibles :
- « Encaissement client » suppose qu'une facture client est — ou doit être — dans Biifor : le champ Client apparaît, et le rapprochement attend une facture. S'il n'y a pas et n'y aura pas de facture, cette catégorie est le mauvais choix : prenez-en une autre.
- « Paiement de salaire » n'ouvre que les comptes de personnel (42 et 64) : impossible d'envoyer un salaire sur un compte de fournisseur par mégarde.
Ce que chaque catégorie réclame exactement est détaillé dans Ce que Biifor vous demande selon le type de transaction, et listé type par type dans Les types de transaction et leurs éléments attendus.
Ce guidage sert les non-comptables — le bon compte est trouvé sans connaître le plan comptable — et rend le traitement IA plus efficace : Biifor n'envoie à l'IA que les informations pertinentes pour la catégorie identifiée. Si elle reconnaît un paiement au fournisseur Cocotier Télécom, seules les factures Cocotier Télécom non soldées lui sont transmises.
« Liste plan comptable » : la porte de sortie
Pour les cas qu'aucune catégorie ne couvre — une augmentation de capital, par exemple —, la catégorie « liste plan comptable » ouvre l'ensemble du plan comptable : vous choisissez librement le compte de contrepartie. C'est la soupape des opérations rares ; si vous vous en servez tous les jours, c'est probablement qu'une catégorie plus précise existe.
Le piège : justifier sans rapprocher
Une transaction peut être justifiée sans être rapprochée d'une facture : il suffit de lui affecter un compte de charge via « liste plan comptable ». C'est parfois légitime — une dépense sans facture à suivre.
Mais il ne faut alors surtout pas déposer la facture dans Biifor. La charge serait comptée deux fois — une fois par la transaction, une fois par la facture — et la facture resterait affichée impayée indéfiniment, puisque la transaction qui aurait dû la solder est déjà consommée. Une règle simple : soit la facture entre dans Biifor et la transaction se rapproche d'elle, soit elle n'y entre pas et la transaction porte la charge seule. Jamais les deux.
Trois raisons de ne pas court-circuiter la facture
Le raccourci est tentant : la ligne est justifiée en deux clics, sans faire entrer la facture. Voici pourquoi il coûte plus qu'il ne fait gagner.
Ce n'est pas conforme. L'administration fiscale attend que chaque charge soit appuyée d'un justificatif, présentable sur demande. Une facture comptabilisée directement en charge depuis la banque n'en laisse aucun dans Biifor : le jour d'un contrôle, le document est à retrouver ailleurs — et rien ne garantit qu'il le sera.
La TGC n'est pas récupérée. Une facture passée directement en charge est inéligible à la déduction de TGC : la taxe payée au fournisseur n'est pas isolée, donc pas déduite. C'est un coût sec, à chaque opération, qui se répète tant que l'habitude dure.
Les comptes d'attente ne justifient rien. Si l'imputation tombe sur un compte d'attente — « Charge non affectée » ou « Revenu non affecté », les comptes 471 et 473 par défaut —, elle n'est pas comptée comme justification. Tant qu'il reste du montant sur un compte d'attente, la transaction ne peut pas atteindre « Justifié » : elle restera « À rapprocher » ou « Part. rapproché ». Le travail n'est pas fait, il est seulement déplacé.