Suivre les paiements par carte à débit différé

Avec une carte à débit différé, les achats s'accumulent pendant le mois et la banque ne prélève qu'une fois, pour le total. Pire : certaines banques ne donnent le détail des achats que dans la colonne libellé, jamais dans la colonne montant. Impossible, dans ces conditions, de rattacher quoi que ce soit à une facture fournisseur.

Ce module permet de ventiler le prélèvement global en autant d'achats identifiés, chacun avec son fournisseur et sa facture.

Étape préalable — déclarer vos cartes

Rendez-vous dans Paramètres → Banque → Cartes à débit différé. Le bouton « Nouvelle » ouvre la fenêtre de création, qui demande quatre informations :

• Compte bancaire — celui qui sera prélevé en fin de mois ;
• Libellé — le nom qui vous parle : « Carte gérance », « Carte commerciale ». C'est celui que vous choisirez ensuite à chaque saisie ;
• Compte et Journal — les paramètres comptables de la carte.

Déclarez une carte par porteur si plusieurs personnes en détiennent : c'est ce qui vous permettra ensuite de savoir qui a dépensé quoi.

Saisir les achats du mois

Deux chemins mènent à la même fenêtre : au fil de l'eau depuis Banque → Débits différés, avec le bouton « Nouvelle » ; ou bien le jour du prélèvement, depuis la ligne bancaire elle-même.

Dans ce second cas, ouvrez la ligne du prélèvement, donnez-lui le type « Prélèvement carte à débit différé » et choisissez la carte : le bouton « Saisir un débit différé » apparaît à côté. Vous gardez ainsi sous les yeux le libellé complet envoyé par la banque — c'est là que se trouve, chez certaines banques, le détail des achats à reprendre.

La fenêtre « Transaction carte à débit différé » attend une transaction par achat :

• Type de mouvement — « Dépense » dans le cas courant ;
• Libellé, Montant de la transaction, Date de la transaction — la date de l'achat, pas celle du prélèvement ;
• Carte à débit différé — celle qui a servi ;
• Type de transaction — la nature de la dépense ;
• Fournisseur — l'information décisive : elle restreint les factures proposées au rapprochement à celles de ce fournisseur.

Le panneau « Associations potentielles » de chaque transaction propose les factures non soldées du fournisseur : rapprochez-les au fil de l'eau, sans attendre la fin du mois.

Une fois l'achat enregistré, le bouton « Saisir un nouveau débit différé » vide le formulaire et enchaîne sur l'achat suivant sans fermer la fenêtre. Seule la carte reste sélectionnée — tout le reste est propre. C'est ce qui rend supportable la reprise d'un mois entier.

Rapprocher le prélèvement global

Quand le prélèvement tombe sur le compte bancaire, vous disposez de deux éléments qui doivent coïncider : une ligne bancaire pour le total, et un jeu de transactions ventilées pour le détail.

Les achats saisis depuis la ligne bancaire sont rapprochés au fur et à mesure, sans rien vous demander : la ligne passe « Part. rapproché » dès le premier achat, puis « Justifié » quand la ventilation atteint le montant du prélèvement.

Pour les achats saisis en amont depuis Banque → Débits différés, le rapprochement se fait en une fois, depuis le panneau « Associations potentielles » de la ligne : c'est un rapprochement groupé, décrit dans Rapprocher un règlement partiel ou groupé. Ce panneau reste également votre recours quand un achat n'a pas pu être rapproché tout seul — un achat dans une devise dont le cours n'est pas fixe, par exemple.

Si les deux montants ne tombent pas juste, c'est qu'un achat manque à la ventilation — ou qu'un achat a été saisi deux fois. Le libellé de la ligne bancaire, quand la banque y détaille les opérations, est votre meilleur repère pour retrouver l'oubli.

Suivre l'avancement

Ces transactions portent les mêmes statuts que les transactions bancaires : « À rapprocher », « Part. rapproché », « Justifié ». Elles s'exportent en CSV depuis la barre d'outils, et acceptent le drapeau « Problème » sur un achat à éclaircir.