Relancer ses factures impayées

Repérer qui doit être relancé

Le point de départ le plus rapide est la carte Total des créances client : la tuile En retard et le détail par ancienneté qui s'ouvre au clic sur son montant. Un clic sur une tranche ouvre directement la liste des factures concernées. Cette carte est aussi présente sur la fiche de chaque client, pour ne travailler qu'un compte à la fois.

L'écran Factures en retard donne la même population, sous deux angles. Son onglet Par client classe les clients par encours décroissant et sépare, pour chacun, ce qui est En retard de ce qui est À venir, barre à l'appui : c'est la liste d'appel des relances, du plus gros retard au plus petit. Son onglet Détail des pièces déroule les postes non soldés un par un, avec les colonnes Partenaire, Référence, Date, Échéance, Montant TTC et Montant dû. Le détail des pièces d'un client s'obtient aussi en cliquant l'un de ses montants dans l'onglet Par client. Cet écran n'a pas d'entrée de menu : on y arrive depuis les cartes de créances.

Dans la liste Ventes → Factures, deux repères visuels signalent l'état de chaque ligne :

• une cloche rouge sur les factures dont l'échéance est dépassée ;
• une petite icône d'envoi jaune sur celles qui ont déjà fait l'objet d'une relance. Son infobulle donne le compte et la date de la dernière : « 2 relances envoyées — dernière le 05/08/2026 ». En cas de doute sur l'icône, c'est l'infobulle qui tranche.

Triez sur la colonne Montant dû pour attaquer par les plus gros enjeux.

Envoyer la relance

Ouvrez la facture, puis le menu du bouton Envoyer de la barre d'actions. Il propose trois entrées : « Envoyer par email », « Marquer comme envoyé » et « Relancer ».

« Relancer » prépare un email de rappel à destination du client, à partir du modèle que vous avez réglé une fois pour toutes. Chaque envoi est horodaté : c'est ce qui alimente l'icône d'envoi de la liste et son infobulle.

Elle marche aussi sur les factures importées

Point important si vous n'émettez pas vos factures depuis Biifor : contrairement à l'envoi et au marquage, réservés aux factures créées dans le logiciel, « Relancer » reste disponible sur les factures importées.

Autrement dit, un dossier qui se contente de déposer ses factures de vente dans Biifor — parce qu'elles sortent d'un autre outil, d'un logiciel de caisse ou d'un tableur — dispose quand même de tout le dispositif de recouvrement : détection du retard, relance par email, historique des relances et suivi de l'encours.

Régler le texte de la relance

Le message n'est pas figé. Dans Paramètres → Ventes → Factures, deux champs le pilotent : « Sujet de l'email de relance » et « Corps de l'email de rappel ». Comme pour l'email d'envoi, des variables insérables reprennent la référence de la facture, son montant et son échéance.

Prenez le temps de l'écrire une fois : c'est un texte que vos clients recevront des dizaines de fois par an.

Savoir où vous en êtes

Le filtre Déjà relancée de la liste des factures est une case à cocher, et ne joue donc que dans un sens : cochée, elle ne garde que les factures qui ont déjà reçu une relance ; décochée, elle ne filtre rien. C'est la file des clients qui n'ont pas réagi à un premier rappel — celle qui appelle un deuxième geste. Combinée au tri sur Montant dû, elle donne une liste de travail propre, sans tableur parallèle.

Pour l'inverse — les factures encore vierges de relance — il n'y a pas de filtre : repérez-les à l'absence d'icône d'envoi sur la ligne.

Après le paiement

Une relance ne clôt rien : c'est le rapprochement du règlement avec la facture qui la fait sortir de vos créances. Tant que ce geste n'est pas fait, la facture reste en retard, la cloche rouge demeure, et vous risquez de relancer un client qui vous a déjà payé.

Le geste est décrit dans Rapprocher un paiement de sa facture, et ses conséquences sur vos indicateurs dans Pourquoi vos créances et vos dettes ne sont pas à jour.