Activer la collecte par email
Choisir l'identifiant de votre organisation — un choix définitif — et obtenir vos trois adresses de collecte de documents.
À qui s'adresse ce guide ? À qui met la collecte en service — une opération qui se fait une seule fois, et qui comporte un choix irréversible.
Où trouver l'écran ? Menu Paramètres → Interfaces → Emails.
Le geste
- Ouvrez Paramètres → Interfaces → Emails.
- Saisissez l'Identifiant de l'organisation — lisez la section suivante avant de valider.
- Cochez « Utiliser la collecte automatique des documents par email ».
- Sauvegarder. Les trois adresses s'affichent immédiatement.
La collecte des documents par email est configurée pour votre compte. Voici les adresses emails de collecte que vous pouvez utiliser :
- sablevert@factures.biifor.com : pour collecter vos factures d'achat. Donnez cette adresse à vos fournisseurs !
- sablevert@ndf.biifor.com : pour collecter vos notes de frais et celles de vos collaborateurs.
- sablevert@ventes.biifor.com : pour collecter vos factures de vente.
L'identifiant est définitif
C'est le seul point de vigilance de cet écran, et il justifie qu'on s'arrête dessus : l'identifiant choisi ne pourra plus être modifié. Il compose vos trois adresses, il sera communiqué à vos fournisseurs, imprimé sur des fiches de paramétrage chez eux, enregistré dans leurs portails de facturation — le rendre modifiable reviendrait à casser du jour au lendemain des adresses en circulation.
Le champ n'apparaît d'ailleurs que tant qu'aucun identifiant n'a été choisi : une fois enregistré, il disparaît de l'écran.
L'identifiant s'écrit en minuscules : Biifor convertit votre saisie au fur et à mesure, ce que vous voyez dans le champ est donc exactement ce qui sera enregistré, et les adresses s'affichent avec cet identifiant. Une adresse fonctionne de la même façon quelle que soit la casse utilisée par l'expéditeur. Un identifiant qui ne diffère d'un identifiant déjà pris que par les majuscules est refusé : il compte comme le même.
Trois conseils avant de valider :
- Prenez le nom court de la société, celui que vos interlocuteurs reconnaîtront — pas une abréviation interne ni un numéro.
- Évitez ce qui date : une année, un nom de gérant, un nom de marque susceptible de changer.
- Restez simple : cette adresse sera dictée au téléphone et recopiée à la main par des tiers.
Vos trois adresses
Toutes trois dérivent de l'identifiant. Avec sablevert comme exemple :
| Adresse | Usage | À qui la donner |
|---|---|---|
sablevert@factures.biifor.com |
Factures d'achat | À vos fournisseurs, pour qu'ils facturent directement dans Biifor |
sablevert@ndf.biifor.com |
Notes de frais | À vos collaborateurs et associés, et à toute personne susceptible de vous en envoyer |
sablevert@ventes.biifor.com |
Factures de vente | À personne : elle ne sert que si vous facturez hors de Biifor |
L'adresse de ventes appelle une précision. Si vous émettez vos factures avec le module de facturation — ce que nous recommandons —, vous n'en avez aucun usage. Elle existe pour les entreprises qui facturent ailleurs et veulent que Biifor connaisse quand même leurs ventes : elles s'y envoient une copie de chaque facture.
Activer, suspendre
La case « Utiliser la collecte automatique des documents par email » commande le service. La décocher, puis sauvegarder, suspend la collecte : les adresses cessent d'alimenter Biifor. Votre identifiant, lui, reste acquis — le réactiver plus tard rend les mêmes adresses, sans rien à recommuniquer.
Et ensuite, au quotidien
Tout est dit ici sur la mise en service ; l'usage — ce que Biifor fait d'un email reçu, comment les notes de frais se rattachent à la bonne personne, pourquoi le fil de l'eau change tout — fait l'objet du guide Collecter ses factures d'achat par email.