Gérer ses contacts
Créer les contacts de votre société et comprendre les trois rôles — contact principal, contact facturation, contact pour les ventes.
À qui s'adresse cet article ? À la personne qui administre la société dans Biifor et veut que les bonnes informations arrivent aux bonnes personnes.
Où trouver l'écran ? Menu Paramètres → Société → Contacts.
Un contact n'est pas un utilisateur
Les deux notions se ressemblent, mais ne servent pas à la même chose :
- Un utilisateur se connecte à Biifor avec son propre compte et y travaille. Il s'ajoute par invitation.
- Un contact est une personne de référence de votre société : celle qu'on désigne pour recevoir la facture d'abonnement, celle dont le nom figure sur vos factures de vente. Il n'a pas besoin de compte Biifor.
Un contact peut être relié à un utilisateur Biifor — le champ « Utilisateur Biifor » de la fiche le permet — mais ce n'est jamais obligatoire, et réciproquement : tous vos utilisateurs n'ont pas vocation à être des contacts.
Créer un contact
- Ouvrez Paramètres → Société → Contacts.
- Cliquez sur Nouveau (ou sur la ligne d'ajout en pied de table).
- Renseignez au minimum le nom de famille et l'email. Prénom, fonction et téléphones sont facultatifs.
- Activez le ou les rôles du contact (voir ci-dessous), puis Sauvegarder.
Un clic sur une ligne de la liste rouvre la fiche pour la modifier.
Les trois rôles, et leur effet concret
Chaque rôle a un effet précis — c'est lui qui décide qui reçoit quoi :
| Rôle | Effet |
|---|---|
| Contact principal | « Le contact principal est le gestionnaire de l'entreprise, utilisé pour les communications administratives. » C'est l'interlocuteur de Biifor pour la gestion du compte. |
| Contact facturation | « C'est le contact qui recevra la facture Biifor à chaque renouvellement de l'abonnement. » |
| Contact pour les ventes | « C'est le contact qui sera par défaut utilisé pour les factures de vente, devis et avoirs. » Son nom accompagne vos documents de vente. |
Une même personne peut cumuler les trois rôles — c'est le cas le plus courant dans une petite structure. Dans une équipe plus étoffée, distinguez-les : le gérant en contact principal, la comptabilité en contact facturation, le commercial en contact pour les ventes.
Supprimer un contact
Depuis la liste, le menu de la ligne propose Supprimer ; vous pouvez aussi cocher plusieurs contacts et les supprimer d'un coup. Biifor demande confirmation : « Êtes-vous sûr(e) de vouloir supprimer le(s) contact(s) sélectionné(s) ».